Растущая стоимость сотрудников для компании и необходимость оптимизировать бюджеты — ключевые проблемы в HR последних лет, не считая мощного хейта. Первое, что приходит в голову в качестве решения, — сократить штат. В консалтинговой компании «Экопси» проанализировали пять тысяч компаний, которые во время кризиса увольняли сотрудников и в целом придерживались жесткой экономии. Из них выжили и стабильно вернулись на рынок лишь около 10–20%. Тотальная оптимизация!
Хорошо, что есть и другие способы — без карательного урезания костов и выполнения работы за себя и коллег, с которыми пришлось попрощаться.
Куда утекает продуктивность
Привет, Хабр! С вами Настя Антоненко, менеджер продукта по направлению HR-tech. Большинство компаний способны работать продуктивнее и экономить бюджет, но им все время что-то мешает. С точки зрения управления персоналом я выделяю четыре основные причины.
1. Дискретность процессов. Между запросом на найм нового сотрудника и стартом его полноценной работы нужно пройти три последовательных шага — подбор, подготовка к выходу с помощью смежных подразделений и адаптация. При переключении между этими процессами возникает риск задержек и потери информации — в итоге требуется больше времени и денег для вывода сотрудника на продуктивность.
2. Отсутствие прозрачности. Чем понятнее происходящее, тем проще и комфортнее сотруднику работать. Это касается любых процессов в компании.
Например, хочешь пройти обучение, но работаешь в большой компании со множеством отделов и не знаешь, куда писать и с кем согласовывать. Вышел на новое место и рад бы стартовать как можно скорее, но не подключается Wi-Fi или забыли про доступы. Бегаешь по офису с просьбой помочь, но футболят от одного «помощника» к другому — время проходит зря.
Без четкой и понятной схемы для решения рабочих вопросов раздражение сотрудников растет, и следом падает вовлеченность, которую в исследовании Экопси называют одним из ключевых факторов удержания сотрудников. Низкая вовлеченность → высокая текучка, а значит, лишние траты.
3. Затянутая адаптация. Когда у роли нет четко описанных целей, критериев их оценки и плана погружения, новый сотрудник тратит время на поиск базовой информации и часто не понимает, как его будут оценивать на испытательном сроке.
Опытные коллеги, которые могли бы стать для новеньких наставниками, как правило, не хотят участвовать в этом сумбуре. Как результат — новичок не выдерживает и уходит, нужно снова тратить ресурсы на закрытие вакансии.
4. Отсутствие аналитики. Без аналитики любые разговоры о «дорогом найме» и «неэффективном HR» будут на уровне субъективных ощущений. Сбор, обработка и анализ данных о персонале позволяет выявить узкие места в подборе, прогнозировать риски увольнений, рассчитывать окупаемость обучения и принимать кадровые решения на основе цифр, а не предположений.
По данным Second Talent, системная аналитика HR-процессов:
увеличивает выручку на одного сотрудника на 18%;
повышает производительность труда на 24%;
сокращает время найма на 32%;
снижает текучесть на 41%;
Повышает эффективность обучения на 36%.
Важно понимать: HR-аналитика без автоматизации — чаще всего потеря времени. Если данные собираются вручную в таблицах и разрозненных системах, они быстро устаревают, в них сложнее отследить ошибки, история изменений не видна. Автоматизация не только делает наглядной ситуацию в подборе, адаптации, обучении, но и значительно упрощает рутину.
Исследования автоматизации в HR показывают следующие результаты.
60% специалистов по управлению персоналом сообщают, что автоматизация экономит им не менее 10 часов в неделю. Освободившееся время можно направить на интерпретацию данных и участие в стратегических активностях — то, что реально дает экономический эффект.
62% компаний, использующих автоматизацию HR-процессов, говорят об улучшении вовлеченности сотрудников. А как мы указали выше, это напрямую влияет на удержание сотрудников — в итоге снижается текучесть кадров.
Автоматизированные системы ускоряют процесс отбора кандидатов на 45%. Укомплектованный штат увеличивает эффективность компании.
Автоматизация HR-процессов сокращает время адаптации новых сотрудников на 50%. Сотрудники быстрее могут полноценно приступить к работе.
Как поддержать вовлеченность
Бюджеты на бонусы и прочий комфорт урезают первыми — приятного мало, но такова реальность большинства компаний. В такой ситуации выигрывают те, кто выстраивают процессы работы с людьми по понятным и предсказуемым ��равилам.
ITSM 365.HR дает набор инструментов, которые в совокупности снижают напряжение, повышают лояльность и помогают удерживать сотрудников в условиях ограниченных ресурсов. Ниже о том, как именно это происходит.
1. Прозрачность с первого дня. Когда вопросы оформления на работу, задач на испытательный срок, получения справок, обучения решаются по четко определенной схеме, это улучшает Employee Experience. Это показатель напрямую влияет на производительность и вовлеченность.
HR-процессы выстраиваются по сервисной модели — сотрудник подает заявку через портал, эйчар-специалисты оказывают ему нужную услугу.
Каждое обращение в HR-отдел фиксируется — видно, кто им занимается и когда будет ответ.
SLA по типам запросов устанавливаются в зависимости от типа услуги — удобно для исполнителей и заявителей.
У людей не будет ощущения, что они должны проходить ненужные квесты и тратить слишком много времени на базовые действия. И поймут они это с самого первого дня в компании.
По заявке на выход нового сотрудника по завершению подбора подготовили технику и рабочее место. В системе уже есть план адаптации — можно приступать к работе без простоев и ожидания выдачи доступов. Другие вопросы дальнейшей рабочей жизни также можно решать в уже привычном интерфейсе.
2. Предсказуемость в повседневной работе. В отличие от других систем, ITSM 365.HR помогает наладить процессы не отдельно на этапе подбора или этапе адаптации.
Система объединяет разрозненные HR-процессы в единое окно — закрытие вакансии, формирование задач смежным подразделениям по выводу сотрудника и адаптация «склеиваются» в одну цепочку без риска потери данных. Можно отслеживать весь путь сотрудника, выявляя паттерны. Например, как адаптация и текучесть на адаптации влияет на подбор и наоборот, как качество подбора влияет на адаптацию. Если интегрировать HR-систему с LMS, все основные активности для новичков будут сосредоточены в едином интерфейсе.
ITSM 365 могут использовать не только специалисты HR-подразделения — система становится полноценным рабочим пространством с доступом к нужной информации, оргструктуре, базе знаний и новостям компании. Здесь же сотрудники видят свои задачи от HR и кадров, а также могут обратиться в любой другой сервисный отдел со своими вопросами.
Сквозная автоматизация помогает отчасти компенсировать дефицит «материальных» плюшек за счет качественного сервиса, понятного развития и честной, предсказуемой работы процессов. Новичкам это дает гладкую адаптацию, а опытным специалистам — ощущение, что здесь можно спокойно работать без постоянной борьбы с хаосом. Именно это удерживает людей, когда сокращаются бюджеты на внешние атрибуты.
3. Внутренняя мобильность. Главный тренд 2025–2026 — удержание через развитие, а не набор льгот. Поэтому каждого сотрудника нужно рассматривать индивидуально — с учётом компетенций, опыта и интересов.
В ITSM 365 можно:
вести структурированные профили сотрудников, где указаны компетенции, прошлые роли, результаты оценок, интересы;
видеть, кто в компании уже обладает нужными навыками для новой роли;
планировать внутренние переходы и повышения на основе данных, а не только интуиции руководителя.
Это помогает подбирать сотрудника на роль как пазл в картинку — с максимальным соответствием задачам бизнеса. В долгосрочной перспективе это означает не только экономию от быстро закрытой вакансии, но и качество подбора — сотрудник не «теряется» на испытательном сроке и в дальнейшем надолго задерживается в компании.
4. Оценка и обучение. Знаю немало случаев, когда обучение проводят ради обучения — по указанию свыше. В любом случае, без связки с целями роли и профилем компетенций курсы превращаются в расходную статью без понятного эффекта.
Вместо разовых курсов «по настроению» нужен маршрут. Сотруднику он поможет увидеть, что делать, чтобы вырасти, а руководителю — оценить продвижение. Исследования показывают, что компании, которые дают прозрачные возможности для развития, удерживают на 30–35% больше ключевых сотрудников.
Сейчас в ITSM 365 полным ходом идёт разработка блоков оценки и развития — по плану анонсируем в конце весны. Тогда система будет закрывать полностью закрывать всю работу с сотрудниками — потенциальными, новыми и действующими.
Что можно делать в новом блоке:
давать оценку компетенций по методу 360 градусов;
работать с профилями должностей и моделями компетенций;
строить индивидуальные планы развития.
Блок поможет выявлять точки роста, давать сотрудникам полностью раскрыть свой потенциал и избежать неравномерной загрузки. В дополнение к внешним признакам нормальной работы — выполнения KPI, выполнения работы в срок и отсутствия конфликтов — у руководителя будет картина происходящего с точки зрения самого сотрудника, коллег, руководителей, а при необходимости и клиентов. Так выявляется перегруз или проблемы, которые могут со временем вырасти в увольнение и новые расходы на найм.
Как оптимизировать расходы
Когда я пришла в ITSM 365, почти в каждом интервью с HRD и рекрутерами слышала примерно одно и то же: «Мы не против автоматизации — мы против сложностей и лишней работы». Показываю на живых примерах, как система помогает сократить рутину — и расходы.
Контроль воронки вместо сгоревших дедлайнов по вакансиям
История из практики: продуктовая компания на 500+ человек. Подбор велся в базовой системе подбора, а вакансии висели по 2–3 месяца. Причины звучали знакомо: рынок плохой, кандидаты слабые, рекрутеры тормозят, от руководителя нет нормального фидбэка.
В ходе анализа ситуации выяснилось:
40% кандидатов теряются между финальным интервью и оффером из-за долгого согласования у руководителя;
часть резюме пропадает в переписках, нужно тратить время на поиск;
рекрутеры тратили часы на ручные отчеты.
Когда воронку подбора перенесли в HR-систему:
появилась автоматическая отчетность по вакансиям;
согласования пошли по маршрутам, а не «кто вспомнил — тот и утвердил»;
рекрутер перестал быть диспетчером и освободил несколько часов в день для полноценного анализа кандидатов.
Экономический эффект: срок закрытия вакансий сократился примерно в полтора раза.
Быстрая адаптация — вместо повторного найма
Провалы в адаптации — один из самых дорогих, потому что ошибка проявляется не сразу. Новичок выходит, но:
техника и доступы не готовы;
задачи размыты;
фидбэк не структурированный и не регулярный.
С использованием платформы картина меняется:
проект адаптации по шаблону роли готов к первому дню работы;
видно, кто отвечает за доступы и ввод в задачи;
система напоминает о чекпойнтах и сборе обратной связи.
Например, раньше наставник узнавал о проблемах только из письма HR в конце первого ��есяца. Теперь по задачам и комментариям видно, что пошло не так уже на второй неделе.
Экономический эффект: раннее выявление рисков дешевле повторного найма и потери времени команды.
HR-сервисы экономят время сотрудников
Сотрудников чаще всего раздражают бытовые вещи: отпуска, справки, обучение, оборудование. Когда все это решается через почту и чаты, компания платит:
временем и лояльность сотрудников;
перегрузкой HR-отдела;
репутацией работодателя.
Ситуация улучшается, когда все эти вопросы решаются в одной системе, а не в личных чатах:
заявки на отпуск, обучение или перевод подаются в одном месте — видно, кто ответственный и каков текущий статус;
HR не держит все в голове, а если есть избыточная нагрузка — это отражается в системе;
руководитель не забывает про согласования — они приходят к нему в виде запросов с дедлайнами и напоминаниями;
во внутренних опросах снижается количество комментариев в духе «чтобы что-то получить, нужно всех достать лично».
Экономический эффект: выше продуктивность, потому что меньше отвлечений и хаоса, ниже риск скрытой текучести, когда сотрудник вроде работает, но уже посматривает на открытые вакансии.
Снижаем текучку: развитие вместо ухода «по-тихому»
Развитие в компаниях зачастую проходит хаотично. Когда появляется возможность отправить кого-то на обучение, выбирают часто самого разговорчивого. А про повышения и переводы задумываются только если сам сотрудник пришел с просьбой. Приходят не все: ком��-то проще уволиться, потому что в компании его не ценят.
Что происходит, когда оценка завязана на профили ролей и живет в системе:
сотрудника оценивают по тем же компетенциям, по которым нанимали и адаптировали — видно, где он дорос до грейда, а чему стоит доучить;
результаты по людям «складываются» в их карточки, а не теряются в архивах;
HR и руководитель видят трудовые успехи каждого и могут принять взвешенное решение — кого повысить, кого перевести на более подходящую роль.
Экономический эффект: меньше потерь важных специалистов, повышение вовлеченности, выше показатель Role Fit, меньше затрат на внешний найм.
Меньше ошибок: централизация базы и аналитика
Без единой системы данные по кандидатам и сотрудникам разрознены, текучесть устанавливают постфактум, а перегрузки замечают после выгорания сотрудника.
Когда данные централизованы, по каждому сотруднику хранится полное досье: роль, компетенции, кадровые изменения, нагрузка.
Система собирает статистику и помогает её наглядно представить. Настраиваемые дашборды показывают руководителю:
какие вакансии закрываются дольше всего и почему;
у кого какие задачи и на каком этапе;
почему уходят сотрудники.
Экономический эффект: аналитика снижает количество ошибок и дает возможность точечной оптимизации там, где потери максимальны.
Что входит в аудит перед сокращением расходов
Сокращение расходов обычно проходит три этапа: полная аналитика по текущей ситуации с выявлением узких мест, планирование изменений, внедрение. Звучит банально, но зачастую аналитику проводят «на глазок». В результате оптимизируют не причины, а симптомы, деньги же продолжают утекать. Разберем более рациональный подход:
Опишите полный путь сотрудника от вакансии до ухода. Например: Заявка на подбор → Вакансия → Согласование → Поиск → Собеседования → Оффер → Адаптация → Оценка через 3 мес → Сопровождение → Развитие → Увольнение.
На этом этапе обнаруживаются узкие места: неделями согласуется оффер, новичок выходит без доступа к системам, адаптация — только формальность. Каждая такая задержка — это простой вакансии, перегруз команды, потеря выручки.
Опросите HR, сколько времени уходит на типовые задачи. Лучше, если это будет короткий отчёт в виде «задача — время на выполнение», который сотрудники будут заполнять ежедневно в течение недели – двух. Часто оказывается, что половина времени HR уходит на не приносящую прямой пользы рутину — обработку заявок, поиск документов, напоминания.
Оцените, как используется текущий софт. Бывает, что имеющаяся система сложная для освоения или не закрывает потребности, поэтому сотрудники параллельно ведут свои таблички «для удобства». В итоге — лишние затраты на лицензии и потери времени сотрудника.
Зафиксируйте текущие метрики. Например, время закрытия вакансии, процент успешной адаптации, текучесть за последние 3 месяца.
Оцените потери. Речь о повторном найме, переработках, снижении выручки из-за отсутствия специалиста. Сравните показатели с рынком: стоимость найма сотрудника, цена закрытия вакансии, текучесть, загрузка рекрутера, время ответа HR — так будет понятно, с чего начинать перемены.
Учитывайте и скрытые потери. Так, повторный найм — это не только работа рекрутера, ФОТ наставника и руководителя, но и простой команды, переработки, недополученная выручка. Отсутствие одного разработчика в проекте на пару месяцев может стоить компании дороже, чем годовая автоматизация HR-процессов.
Составьте отчет и план масштабирования. Начните с процессов, где потери больше всего или затраты заметно выше среднерыночных. Также в плане должны быть суммы экономии, сроки, контрольные точки проверки и список недопустимых рисков — увеличение текучести, падение вовлеченности, рост жалоб сотрудников. Задача — найти баланс между экономией и стабильностью.
Выберите оптимальную систему. Важно учесть ваши особенности процессов, для этого стоит пообщаться с вендором, который умеет работать и с инструментом, и с логикой HR-цикла.
Например, команда ITSM 365.HR помогает разобрать текущую схему процессов, найти реальные точки потерь и настроить процессы так, чтобы спроектировать бесшовный путь сотрудника — от запроса на подбор до развития внутри компании.
Внедрите систему и спустя время оцените результат — по тем же самым метрикам из пункта 3.
Сокращение HR-расходов — это не только «затягивание поясов» или увольнения как универсальный ответ на кризис. В первую очередь важно повысить управляемость процессов, чтобы было видно, где именно теряются деньги, время и люди.
Автоматизация в этом смысле — не самоцель, а способ связать разрозненные процессы в одну систему и принимать решения на основе данных, а не ощущений. Компании, которые идут этим путем, экономят не за счет людей. Они устраняют черную дыру хаоса, в которую улетают деньги и время. Такой подход помогает пережить сложный период без потери ключевых сотрудников и долгосрочной устойчивости бизнеса.
Чтобы узнать больше об автоматизации HR-процессов, посетите сайт ITSM 365.
Новости компании, полезные материалы, общение в чате технологов — в нашем ТГ-канале.
