Кейс
Компания, которая 99% работы проводит в офисе. Для коммуникации используют живое общение и электронную почту. С учетом последних событий и тенденций планируют перевести своих сотрудников на удаленку. Что делать, о чем подумать и как не проиграть?
Важно сразу понимать: любой интеллектуальный труд можно перевести на удаленку без потери эффективности (а можно даже и выиграть).
Итак, 4 блока перевода из офиса на дом:
1. IT
Установить на компьютеры сотрудников софт для удаленного подключения
Что рекомендую использовать: Teamviewer.
Зачем? Для того, чтобы в любое время можно было подсоединиться к компьютеру сотрудника и помочь ему с установкой софта или с другими вопросами.
Установите VPN или аналог. (VPN)
Зачем? Для защиты от утечки персональных данных, слежки, DPI, перехвата трафика и других киберугроз.
Оборудование
Купите/предоставьте/компенсируйте сотрудникам качественные и недорогие гарнитуры (наушники+микрофон) и проверьте их работоспособность.
Что рекомендую использовать: Plantronics BlackWire C3220-C
Зачем? У сотрудника должен быть качественный звук на всех встречах.
Купите/предоставьте/компенсируйте веб-камеру (если нет в ноутбуке).
Что рекомендую использовать: Любая недорогая камера
Зачем? У сотрудника должно быть видео на всех встречах и это обязательно.
Интернет
Выпустите приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и контролируйте это.
Что рекомендую использовать: Подключать интернет через кабель
Зачем? Мобильная связь или интернет на даче или в кафе не позволят проводить встречи качественно. Ничто так не раздражает, как обрыв связи во время встречи.
Чат для всей компании
Используйте корпоративные мессенджеры. Регламентируйте общение, включая скорость ответа.
Что рекомендую использовать: Slack, Microsoft Teams, для небольших команд подходит Discord
Зачем? Обычные мессенджеры (например, Telegram) не предназначены для рабочих целей и плохо подходят для средних и больших команд. Во-первых это небезопасно: права на созданную группу принадлежат отдельному сотруднику, который может покинуть организацию. Во-вторых, идет смешение рабочих чатов с личными. В корпоративных чатах даже есть возможность интеграции с Active Directory.
Видеозвонки
Предоставьте сотрудникам минимум 2–3 варианта софта для видеозвонков. Можно использовать бесплатные версии. Что рекомендую использовать: Zoom, Microsoft Teams,
Важно: Во время звонков видео обязательно.
Учите сотрудников демонстрировать экран.
Договоренности о звонках делают через чат и заносят в календарь.
Важные звонки ставьте на запись.
Зачем? Любой софт может работать со сбоями, а клиенты используют разные инструменты для видеозвонков. Не ставьте сотрудников в позицию заложника одного сервиса.
Календарь
Приучайте сотрудников пользоваться календарем и создавайте регламент. Все встречи следует высылать заранее для подтверждения всеми участникам. Если встречи нет в календаре - значит встречи не существует.
Что рекомендую использовать: Google Suite, Office 365
Зачем? Если нет встречи в календаре, то шанс ее пропустить крайне велик. На удаленке не получится подойти к сотруднику и напомнить про встречу.
Облако с документами
Приучайте сотрудников пользоваться облаком. Никаких папок на личных устройствах!
Что рекомендую использовать: Google Диск, Яндекс Диск, Dropbox
Зачем? Для порядка в документах и быстрого доступа к ним у всей команды.
Таск-трекер и сервисы совместной работы
Что рекомендую использовать: Битрикс24, Asana, Trello
Зачем? Все сотрудники знают о своих задачах и дедлайнах, а вы можете ими управлять
Кадровый ЭДО
Подумайте сразу, как подписывать с сотрудниками кадровые документы и получать от них заявления. Курьеров отправлять или копить кипу бумаг - неудобно!
Что рекомендую использовать: HR-Link
Зачем? С каждым сотрудником в год подписывают около 30 кадровых документов. Делать это по старинке: вызывать в отдел кадров или отдавать руководителю документ - не вариант!
2. Организационные моменты
Составьте список тех, кого хотите перевести на удаленку.
Зачем? Это основа, вы должны понимать кого отправляете, а кого нет. .
Разбейте на группы и составьте график перевода.
Зачем? Делать все сразу рискованно, так как можно запутаться и упустить важные моменты.
Проведите серию вебинаров для сотрудников (а в случае крупных компаний для ключевых сотрудников) Расскажите максимально подробно “правила игры”: что им нужно сделать, какие документы подписать, какие регламенты работы, как взаимодействовать между собой и важно, что начните с плюсов такой работы для самих сотрудников.
Зачем? Если сотрудник не знает, что нужно делать, то он не будет выполнять свою работу. Убедитесь, что все ознакомились со своей должностной инструкцией и обязанностями. Все директивы сотрудники воспринимают “в штыки” Делайте акценты на плюсах для них. Обучите сотрудников работе с софтом на удаленке.
Научите сотрудников использовать необходимые программы и электронную подпись для кадровых документов
Зачем? Сотрудникам не придется самостоятельно разбираться в новых технологиях, что сэкономит время и повысит эффективность.
3. Юридические особенности
Подготовьте или внесите изменения и ознакомьте всех сотрудников с ЛНА, который:
Регулирует порядок дистанционной (удаленной) работы;
Позволяет переводить работников по инициативе работодателя на дистанционную работу;
Легализует и регламентирует обмен электронными документами с использованием электронной подписи.
Определяет режим работы дистанционщика;
Регламентирует режим рабочего времени;
Упорядочивает продолжительность и периодичность дистанционки, если она временная;
Регламентирует Порядок предоставления отпусков;
Уточняют порядок вызова в офис для временных дистанционщиков;
Определяет порядок выхода в офис по своему желанию;
Уточняют порядок и размер возмещения расходов
Зачем? Во-первых, так требует закон. Во-вторых, вы усиливаете контроль за деятельностью работников и исключаете риск манипуляций с их стороны. Если вы, к примеру, забыли прописать порядок вызова сотрудника в офис, то заставить его приехать туда на совещание, будет затруднительно.
А если не зафиксировать время работы сотрудника, то может возникнуть следующая ситуация: руководитель звонит работнику в 15:00, а тот не берет трубку и потом говорит, что работал до 14:59. В этом случае ваши претензии к нему будут безосновательны.
Включите в ПВТР основные положения, регулирующие дистанционную (удаленную) работу.
Зачем? Наличие основных положений в ПВТР позволит не допустить рисков манипуляций и избежать снижения качества труда.
Разработайте и заключите с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам, которые будут содержать корректные условия о дистанционной работе.
Зачем? Это позволит снизить риск при проверке ГИТ и при обращениях работников в суд.
Заключите с сотрудниками соглашения об ЭДО.
Зачем? Бумажный документооборот на дистанционке крайне сложный
Проверьте наличие у сотрудников подписанных соглашений на обработку персональных данных, позволяющих поручать обработку третьей стороне.
Зачем? Для использования системы кадрового электронного документооборота
ВАЖНО:
Документы компании - это взаимосвязанная система, так что нужно проверить, как минимум, следующие ЛНА на актуальность и противоречия:
Правила внутреннего трудового распорядка - виды дистанционки, правила приема/увольнения и режим работы
Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников - размер и сроки компенсации за использование своего компьютера или другого оборудования для работы
Положение об аттестации - как проводить аттестацию и оценку дистанционщиков
Положение об обработке персональных данных работников - как работники будут передавать документы с персональными данными и где кадровый сотрудник будет их хранить
Регламенты работы отделов - как дистанционные работники будут взаимодействовать, выполнять задания и отчитываться
4. Психологические факторы
Для правильного выполнения функций планирования, организации, мотивации, контроля и координации принимайте и дополняйте следующие принципы:
Установите часы присутствия на работе (онлайн).
Они должны быть одинаковыми для всех сотрудников компании. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Удаленка ≠ каждый работает, как и когда хочет.
Не контролируйте время онлайн, а отслеживайте выполнение задач. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, так это быть в сети и создавать видимость работы.
Установите регламент ответа в чатах и не требуйте мгновенного ответа (это главный враг продуктивности!)
Решайте в чате только несложные вопросы. Основные же решайте на видеозвонках с последующими обязательными “минутками” встречи в чате.
Попросите сотрудников использовать в чате только реальные имена и фото (как бы это ни было банально). Чат может и должен стать заменой публичного справочника сотрудников.
Используйте календарь для назначения встреч (всем сотрудникам должны быть доступны календари остальных).
Проводите регулярные общие видеозвонки с командой и встречи 1-1 с ключевыми сотрудниками. Не реже раза в неделю!
Введите «тихие» часы. Для максимальной продуктивности у сотрудников должен быть баланс между работой и личной жизнью.
Подумайте над программой wellbeing. Постоянное сидение на одном месте может вызвать проблемы со здоровьем.
Создайте курс «Как организовать удаленную работу дома», где подробно расскажете о тайм-менеджменте и прочих правилах и принципах. Дома рамки между отдыхом и рабочим временем размываются. В результате, накапливается усталость, которая может привести к психологическому выгоранию.
Принципы организации рабочего места сотрудника:
Отдельная комната с хорошим интернетом.
Десктоп, ноутбук, гарнитура, камера.
ВАЖНО!
Никаких личных дел во время работы.
Подумайте как помочь сотруднику “продать” семье почему его нельзя беспокоить в рабочии часы
Учтите, что на первых порах у сотрудников будет много вопросов, поэтому заведите канал помощи в чате.
Если вы будете следовать предложенным правилам и принципам, то сложностей с переводом сотрудников на удаленку не возникнет.
А если у вас появились вопросы, возражения или пожелания, то буду рад вашим обращениям:
Махлин Дмитрий. +79110001778 Телеграм: @MakhlinD
Facebook: facebook.com/MakhlinD, https://www.instagram.com/makhlin.d/
