Расскажу о календарях YouGile, Битрикс-24, Weeek, ClickUp, Wrike, Asana, Trello. Давно анализирую системы управления проектами, делаю обзоры, сравниваю функции, подкидываю идеи по продукту разработчикам. Протестировала более 50 систем.
Все календари проектов похожи. Задачи попадают туда с досок или из списков и to-do-листов, если проставлены даты. Есть цветная маркировка и фильтрация. Можно добавить задачу, изменить сроки перетаскиванием, завершить.
Системы расположила по порядку: от тех, что точно останутся доступны в России – до работающих с ограничениями. В конце – сравнительная таблица.
Обзор 7 календарей для управления проектами
YouGile
Календарь YouGile доступен в России, все сервера для российских клиентов размещены на территории РФ.
Интерфейс: Неделя. Название задачи, исполнитель, дедлайн, наличие подзадач. Цвет карточки соответствует цвету столбика на доске.
Плюсы:
Цвет задачи на календаре равен цвету колонки на доске. Сразу видно, какие задачи в бэклоге, какие в работе. Или какой у задач статус, приоритет, исполнитель, тип и пр.
Коммуникации в приоритете. Когда открываешь карточку, попадаешь сразу в чат по задаче.
Напоминания о горящем сроке задачи – от 15 минут до 3 дней.
Дедлайн в формате даты или даты и времени с точностью до минуты.
Настройка интерфейса: можно указать дату старта и дедлайн, и тогда карточка растянется на несколько дней. Можно оставить только дедлайн, чтобы не перегружать интерфейс.
При добавлении новой задачи в календаре она автоматически попадает в первый столбик соответствующей доски (например, «бэклог»), если не выбрать другой столбик.
Текущее время отображается красной пунктирной чертой.
Минусы:
Пока нет месячного среза, но планируется в следующих версиях.
Пока добавлены только самые необходимые фильтры.
Нельзя собрать задачи из разных досок на один календарь. Но это уже в разработке, будет реализовано через систему сводок.
Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном (полностью бесплатная версия до 10 человек).
Битрикс-24
Календарь Битрикс-24 доступен в России, все сервера для российских клиентов размещены на территории РФ.
Интерфейс: Месяц, неделя, день. Название задач.
Синхронизации: Google-календарь и Outlook, с macOS и мобильными телефонами.
Плюсы:
Интеграция с CRM. Задачи в календаре можно привязывать к элементам в CRM и наоборот.
Фильтры: все задачи/завершенные задачи.
Гибкие права доступа для сотрудников к определенным типам или конкретным календарям.
Кроме календаря задач есть отдельный календарь групп, событий и CRM.
Можно добавлять в избранное календари групп и коллег, если открыт доступ.
Календарь событий с приглашениями как в Google-календаре.
Задачи из календаря событий отображаются на главной в блоке «Ближайшие события».
Минусы:
В разных типах календарей (компании, задач, сотрудников, личном) легко запутаться.
Сложно разобраться, как настроить права доступа к разным календарям, чтобы достичь нужного соотношения прозрачности и приватности.
Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном.
Weeek
Российская система управления проектами, реализованная в виде календаря. Продолжает работу в РФ.
Интерфейс: Неделя. Система изначально реализована в формате календаря: каждый столбик на доске – это день недели.
Синхронизации: Google-календарь.
Плюсы:
Календарем с задачами можно поделиться по ссылке. Доступ – только для просмотра.
Строка поиска позволяет быстро найти нужную задачу.
Фильтры задач: по типу, исполнителю и приоритету.
Гибкие параметры сортировки задач: по важности, по времени, по длительности, по типу, вручную.
Минусы:
На стандартном экране отображается только 4-5 дней. Чтобы увидеть все 7, нужно уменьшать масштаб или двигать рабочее окно влево.
Нет месячного среза.
Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном (до 5 человек).
ClickUp
Американская система ClickUp пока не делала официальных заявлений относительно клиентов из России и продолжает работать. Как показывает практика, малопопулярные продукты в РФ не торопятся делать заявления. ClickUp хороший и нераспространенный продукт.
Интерфейс: Месяц, неделя, 4 дня, день. Исполнители, цветовое обозначение статуса задач, приоритет, метки, подзадачи.
Синхронизации: Google Calendar.
Плюсы:
Интерфейс можно настроить под себя, сделать его минималистичным или информативным. Есть выбор, какие параметры задачи показывать на общем календарном виде, а какие нет – статус, исполнители, приоритет, метки, подзадачи…
Много параметров для фильтрации задач – 22. Есть фильтры по статусу, приоритету, исполнителю и пр. Фильтры настраиваются и сохраняются.
Подзадачи/повторяющиеся задачи/выходные можно отображать или скрывать.
Можно вывести все «мои задачи» из всех списков в едином календаре.
Информативные цвета. По умолчанию задачи в работе – фиолетовые, новые – серые, завершенные – зеленые, но можно добавить любые новые статусы и пометить любым цветом. Цвет задачи может соответствовать: ее статусу, списку из которого она или любому настроенному параметру.
Карточки можно помещать в календарь перетаскиванием из списка задач.
Разные форматы отображения: am/pm или 24 часа.
Ссылку на задачу можно скопировать из календаря и отправить коллегам.
Можно создать и сохранить любое дополнительное поле, которое нужно будет заполнять при добавлении новой задачи, например «чек-лист».
Минусы:
Растянутые на несколько дней карточки выглядят громоздко.
Есть повторяющиеся задачи в будущем, но они отображаются на календаре только на платном тарифе.
Нужна грамотная настройка. Прежде чем пользоваться календарем, необходимо обсудить и установить правила для всей команды.
Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном.
Wrike
На сайте и в Твиттере Wrike нет официальных заявлений по поводу работы в России. Можно продолжать пользоваться.
Интерфейс: Неделя, месяц, квартал, год. Цветовое обозначение статуса задачи.
Синхронизации: С календарями Google, Apple и Microsoft.
Плюсы:
Разные слои в одном календаре с разными параметрами. Есть слой на основе задач и на основе проектов. Можно вручную выбирать задачи из разных досок для одного слоя.
На календарь задач накладываются слои с других календарей. Например, с календаря отпусков, чтобы распределить нагрузку и учесть рабочие дни сотрудников.
Для линейных сотрудников создаются простые слои, чтобы не перегружать календарь событиями, для менеджеров и руководителей – более сложные.
Каждый пользователь, в том числе гость, настраивает для себя удобный вид календарей, выбирает только нужные ему слои.
Фильтрация по статусу, постановщику, типу задачи, важности, каналу, участникам.
Возможность показать календарь другим командам и клиентам, создав внутреннюю или внешнюю ссылку.
Шаблоны календарей: редакционный (цвета карточек в соответствии с каналом размещения контента), технической поддержки (цвета в соответствии со статусом тикетов), управления проектами (цвета задач зависят от того, из какого они проекта).
Устанавливаются уровни конфиденциальности и определяется степень прозрачности данных для разных команд. Гибкая настройка: можно показывать названия задач в календаре, но скрывать подробную информацию о проекте.
Минусы:
Требуется долгая настройка и обучение, чтобы понять принципы работы и использовать все возможности календаря себе во благо.
Тариф: Только на платных тарифах.
Asana
На сайте Asana есть новости о последних обновлениях системы и о том, что в сообществе набралось 100k пользователей. Но в блоге, в Твиттере и в Фейсбуке нет официальных заявлений по поводу работы в России. Можно продолжать пользоваться.
Интерфейс: Месяц. Исполнители, цвет метки и цвет карточки.
Синхронизации: Google-календарь, Outlook, Apple iCal.
Плюсы:
Цвет для карточек выбирается прямо в календаре или ставится по умолчанию.
Кроме календаря проектов есть отдельные календари группы и личных задач.
Есть фильтрация задач по приоритету, типу, статусу согласования, фильтры настраиваются.
Разные режимы отображения: все задачи/завершенные/незавершенные.
Можно показывать/скрывать выходные.
Подзадачи тоже отображаются в календаре, если они добавлены в проект.
Есть повторяющиеся задачи.
Минусы:
Нет недельного среза в общем календаре проектов – только в личных задачах.
Установка времени завершения задачи доступна только на платном тарифе.
Тариф: На бесплатном тарифе – с ограниченным функционалом.
Trello
Компания Atlassian, которой принадлежит Trello, заявила о прекращении продаж новых продуктов в России. Действующие лицензии будут забирать у некоторых российских госструктур и корпоративных клиентов (как именно их будут определять, не уточняется). Однако компания продолжит работать с малым бизнесом из России. Так что небольшие креативные команды использовать Trello могут, но без гарантий.
Интерфейс: Месяц, неделя, день. Название задачи, цветовая метка и исполнители. Если проставлен дедлайн, карточка растягивается на несколько дней.
Синхронизации: Формат iCalendar (Google Calendar, Outlook, Apple iCal, Mozilla Calendar).
Плюсы:
В дневном срезе карточки автоматически сортируются по времени вплоть до секунды: задача с дедлайном в 15:00:00 будет выше задачи на 15:00:10.
Гибкий фильтр – по ключевым словам, по меткам (готово, ждет подтверждения…), по датам (без даты, срок истекает сегодня, срок истек), по участникам задачи.
Добавить в календарь можно одну карточку или целый список задач, который станет отдельным столбиком на доске.
Чек-листы внутри карточки на календаре. На каждый пункт назначить исполнителей. Если пункт чек-листа становится более крупной задачей, он преобразуется в полноценную карточку, информация об исполнителе и сроке автоматически подтягивается на нее.
Минусы:
Нет общего календаря сразу по всем доскам.
Нет особого обозначения выходных и отпусков.
Не хватает повторяющихся задач.
Тариф: Только на платных тарифах.
Сравнительная таблица
Система | Главная фишка | Интерфейс | Тариф | Мнение |
YouGile – доступна, сервера в РФ | цвета карточек соответствуют цветам столбиков на доске задач | неделя | бесплатный | рабочий календарь, ничего лишнего, только необходимое, понятный интерфейс |
Битрикс-24 – доступна, сервера для российских клиентов в РФ | интеграция карточек в календаре с CRM | месяц, неделя, день | бесплатный | перегруженный и сложный календарь |
Weeek – доступна, российская система | доски сделаны в виде календаря, каждый столбик – день недели | неделя | бесплатный | удобно пользоваться, но это больше доски, чем полноценный календарь |
ClickUp – доступна в РФ, но есть риски | 22 параметра для фильтрации задач, настраиваемый интерфейс | месяц, неделя, 4 дня, день | бесплатный | самый функциональный и гибкий календарь |
Wrike – доступна в РФ, но есть риски | разные слои в одном календаре – только нужная информация | неделя, месяц, квартал, год | платный | продвинутый календарь, но очень сложный в настройке |
Asana – пока доступна в РФ, официальных заявлений не было | гибкая настройка отображения задач и подзадач на календаре | месяц | платный | продуманный календарь, но не хватает недельного среза |
Trello – заявила об остановке лицензий для части пользователей, но продолжает работу с малым бизнесом РФ | чек-лист в карточке на календаре с исполнителями на каждом пункте | месяц, неделя, день | платный | самый обычный календарь, вполне удобный, но без изысков |
Итоги: что важно для календаря
Фильтрация задач по исполнителю, статусу и другим параметрам
Сразу видеть на календаре важные атрибуты задачи: исполнителя, сроки, статус
Понятное выделение цветом, возможность настроить его
Возможность вывести отдельно только свои задачи
Видеть разграничение между задачами и событиями на календаре
Создавать повторяющиеся события
Работать с задачами прямо в календаре: создавать, завершать, менять сроки
Есть что-то еще, что важно для вас при работе в календаре задач?
