За годы работы менеджером, я столкнулся с большим количеством различных инструментов для ведения проектов и команд.
Каждый раз, когда я натыкался на статьи про стек для менеджеров, всегда видел большой список инструментов:
Несколько сервисов для планирования и мониторинга задач;
Сервисы для построения схем (процессы, пользовательские пути, структура миграции данных и т. д.);
Трекеры времени;
Сервисы по аналитике;
Инструменты для составления списков.
Это хорошие статьи, где описаны различные сервисы, их плюсы и минусы, тарифы и тд. Однако они не предлагают системы для организации работы менеджера.
Поэтому я загорелся идеей сделать систему, которая облегчит работу.
Это должен быть дополнительный инструмент, который используется независимо от проекта.
Как я подошел к идее?
Большая часть работы менеджера связана с несколькими вещами:
Коммуникация;
Обработка информации (составление отчетов и другой документации);
Анализ метрик проекта/продукта;
Генерация идей;
Планирование работ;
Организация процессов.
Конечно, это не все задачи, над которыми он работает (многое зависит от специфики проекта), но для старта я решил сосредоточиться на них.
Сейчас уже существует много инструментов для менеджера, поэтому я решил не изобретать велосипед, а выбрать стек и придумать структуру.
Какой стек я выбрал?
Я выставил несколько требований:
Независимость от проекта. Систему можно интегрировать в процессы, чтобы это не мешало уже работающему проекту;
Кроссплатформенность. Менеджеру иногда приходится работать на бегу, поэтому должна быть возможность использовать систему на компьютере и телефоне;
Бесплатный режим. В первой версии проекта, я хотел дать возможность пользоваться системой бесплатно, чтобы каждый мог ее опробовать;
Возможность экспортировать информацию. Для отправки отчетов должна быть возможность экспортировать ее в привычный для всех формат (pdf, word, excel и тд);
Адаптируемость. Проекты бывают очень разные и должна быть возможность легко менять структуру под свои нужды;
Подключение других людей. Возможность дать просмотр информации другим участникам проекта.
Для MVP я решил выбрать два инструмента - Notion и Figma.
Что дает Notion:
Возможность удобно структурировать информацию;
Экспортировать ее из системы;
Генерировать шаблоны для отчетов;
Вести план по сотрудникам;
Кроссплатформенность;
Организовывать базу знаний.
Что дает Figma:
Возможность создавать шаблоны для удобного построения схем;
Возможность красиво и удобно оформлять идеи;
Возможность экспорта в удобные форматы (PDF, jpeg, png).
Оба инструмента дают большой функционал в бесплатной версии.
Как облегчается жизнь менеджера?
Введение в проект
Для начала я выстроил в Notion структуру, чтобы менеджер, погружаясь в проект, мог удобно собирать информацию.
Я собрал несколько страниц с основными вопросами, которые должен задать менеджер разным отделам, чтобы получить общее видение проекта/продукта.
Помимо ответов на вопросы, также есть возможность отдельно собрать информацию о команде и инструментах, которые используются.
Менеджмент
Для организации процессов сделал шаблон в Figma, с помощью которого можно удобно и быстро построить схемы процессов.
А также организовал раздел "Процессы и менеджмент" в Notion, где будут находиться ссылки на все процессы, а также раздел "Проблемные точки", где фиксируются текущие проблемы в проекте/продукте.
Планирование
Раздел “Цели и задачи” сделан для мониторинга и планирования. Там описывается текущий фокус компании и отделов, а также есть возможность вести верхнеуровневый роадмап и фиксировать задачи.
Идеи
Я собрал отдельный шаблон, чтобы было удобно описывать идею, на что она повлияет и пути реализации. Также там можно фиксировать результат, чтобы вести архив.
Заметки
Мне постоянно приходится в моменте фиксировать разную информацию. Я сделал раздел для быстрых заметок, чтобы не путаться в полотне мелких записей.
Отчетность
На встречах менеджеру часто нужно фиксировать основные моменты. Для этого есть таблица, где можно удобно фиксировать резюме встреч.
Для отчета о работе я сделал шаблон, который можно быстро сгенерировать через кнопку, внести туда основную информацию и послать руководству.
База знаний
Отдельным моментом, который не привязан к конкретному проекту, я сделал базу знаний.
Здесь фиксируются разные знания об инструментах и рабочих кейсах, интересные статьи и исследования, а также контакты людей, для поддержания коммуникации.
Ее можно постоянно актуализировать в самом шаблоне и переносить из проекта в проект.
Что дальше?
Пока что это первая версия системы.
В дальнейшем я планирую:
Больше автоматизировать систему;
Сделать мониторинг загруженности команды;
Создать шаблоны для разного рода отчетностей;
Организовать систему финансового мониторинга, аналитики и тд;
Также буду дополнять шаблоны в Figma для описания процессов.
Буду рад, если вы накидаете в комментариях разных идей для улучшения системы.
Пользуйтесь системой:)
Скачивайте шаблоны:
Если интересно общаться дальше
Мне как менеджеру, да и просто человеку в обществе интересно изучать коммуникацию и поведение людей.
Я веду канал, где фиксирую свои рассуждения и опыт на эти темы.
Присоединяйся https://t.me/mkrt_mind :)
