Заинтересованным лицам важно представлять, когда и какие ресурсы им потребуется. Управление расписанием проекта, одна из областей знаний PMBoK, позволяет эффективно контролировать сроки выполнения задач и распределять ресурсы для параллельных и связанных процессов.
В этой статье расскажем, как составить расписание. А также разберем:
почему иерархическая структура работ — это еще не расписание;
для чего нужен план управления проектом;
что такое операции и зачем их выделять;
зачем определять последовательность операций, их длительность и необходимые ресурсы;
какие методы помогают разработать расписание.
Что такое управление расписанием проекта
Расписание формируют еще в процессе определения содержания проекта. Это происходит с помощью иерархической структуры работы. Но чтобы создать понятный порядок действий, ее составить недостаточно. Важно указать длительность задач, их начало и конец, а также найти взаимосвязи между работами и распределить ресурсы. По завершении этих процессов получится план-график.
Процессы в этой области знаний направлены на планирование, контроль и изменение расписания. Ведь именно оно позволяет определить, сколько ресурсов требуется на каждом из этапов. Благодаря порядку действий компания также сможет спланировать свои доходы и расходы и избежать финансовых трудностей. Расписание проекта нужно, чтобы оценить стоимость проекта по аналогам.
Метод «по аналогу» помогает оценить стоимость проекта на основе фактических данных о стоимости проектов, которые были выполнены ранее. В основе этого способа лежит идея, что они все в чем-то похожи друг на друга.
Подробнее об этом мы расскажем в статье «Управление стоимостью проекта».
Управлять расписанием проекта не может только проектная группа. К этому процессу нужно привлекать всех заинтересованных лиц: заказчика, спонсоров, руководителя. Следует точно определить продолжительность действий, согласовать доступность ресурсов и возможность совершения финансовых операций в определенные даты.
Есть две противоположные ошибки, которые чаще всего совершают начинающие руководители:
Минимальные сроки. Представьте, что вам нужно произвести кухонный гарнитур с уникальным дизайном и установить его. Результат должен быть получен через неделю. Вряд ли за такой срок можно сделать что-то качественное. Следовательно, на начальных этапах вам приходится изменять расписание и работать с дополнительными рисками или подвергать себя и команду стрессу.
Большие запасы времени. Обратная ситуация, но тоже неприятная. При таком исходе вы не сможете объяснить заказчикам и спонсорам, куда уходит свободное время. А сотрудникам будет сложнее держать себя в тонусе и соблюдать дисциплину.
Этого можно избежать, если уделить внимание управлению расписанием проекта и его процессам, которые подробно разберем ниже.
План управления расписанием
Планирование — процесс, который позволяет определить методы и сформировать документацию для формирования, исполнения и контроля за графиком проекта.
На этом этапе все заинтересованные стороны должны совместно разработать и согласовать план управления расписанием, который будет направлять работу в нужном направлении на протяжении всего проекта. Чтобы сформировать такой документ, нужно учитывать:
План управления проектом.
Устав.
Факторы среды предприятия: экономические, политические условия.
Необходимо постоянно вносить изменения в план, чтобы он оставался актуальным вплоть до завершения проекта. Документ должен содержать следующие элементы:
Принципы, по которым команда составляет расписание проекта.
Единицы измерения времени.
Условия для обновления.
Допустимые отклонения в сроках.
Методы, с помощью которых можно оценить продвижения проекта.
Виды регулярных отчетов.
Выделение операций
В ходе этого процесса команда определяет и фиксирует конкретные шаги, которые необходимо выполнить для достижения результатов проекта. Чтобы определить операции, необходимо воспользоваться ИСР. В ней указаны пакеты работ, которые нужно разделить на более маленькие части — операции. Благодаря этому будет легче оценивать задачи и контролировать их, а также составлять расписание.
Операция — это единица работ. После ее завершения появляется конкретная часть продукта.
Уточним, что руководитель проекта управляет до уровня пакета работ, которые далее разделяют и детализируют члены команды между собой. Это происходит до тех пор, пока не получится определить конкретного исполнителя операции, оценить длительность элемента и его трудоемкость.
В результате команда должна составить список всех операций. Для каждой из них следует прописать название и детальное описание. Так каждый участник сможет понять, какие именно действия ему следует совершить.
Представим, что есть проект по строительству дома.
Пакетом работ может быть, например, внутренняя отделка.
Работы в этом случае — отделка стен.
Операции — создание ровных и гладких поверхностей с помощью штук��турки, поклейка обоев.
Определение последовательности операций
Этот процесс помогает понять, как операции связаны друг с другом. Его цель — составить логический порядок работ, благодаря которому можно выполнять задачи с наибольшей эффективностью. Также такой перечень отражает все ограничения проекта.
Чтобы визуально отслеживать последовательность, команда должна сформировать сетевую диаграмму. Это графическое изображение комплекса работ, которое отражает их логическую последовательность, взаимосвязь и длительность. График может состоять из всех деталей проекта или только из нескольких связанных операций.
Элементы сетевой диаграммы расписания
Действительная работа — это операции, выполнение которых приводит к получению конкретного результат. Такие действия требуют времени и трудовых, материальных и финансовых ресурсов. На графике обозначим их сплошными линиями-стрелками. В проекте постройки дома это будет возведение стен, установка окон, проведение электричества.
Ожидание — операции, которые не требуют физических усилий, но занимают определенное время. Например, твердение бетона или высыхание фундамента.
Зависимость — логическая связь между двумя или несколькими работами, которая показывает, что начало одной работы требует результатов другой. Обозначается на графике пунктирными стрелками. На��ример, пока не будет возведен фундамент, строители не смогут проложить стены.
Событие — результат работы или момент завершения какого-либо процесса. На графике можно указывать итоги отдельных задач или группы. Например, покрасили стены или положили ламинат. Обозначаются кругами.
Код — начальное и конечное событие для отдельной работы. Обозначаются цифрами в круге.
Сетевая диаграмма будет выглядеть так:
Оценка ресурсов операций
На этом этапе команда определяет, какие виды ресурсов требуются для реализации операций, их объем и свойства. Это позволит рассчитать точную стоимость и длительность всего проекта.
Благодаря оценке ресурсов команда сможет сформировать требования к ресурсам операций. Например, для оклейки стен обоями понадобится 3 строителя, 15 рулонов обоев, 5 литров клея. Оценивать можно пакеты работ. Степень уточнения требований зависит от направления проекта. Обязательно указать, почему потребуется именно этот ресурс и почему его нужно именно столько, а также прописать, насколько средства доступны.
Также команда составит календарь ресурсов. Он учитывает рабочие и выходные дни и даты, в которые конкретные средства могут быть использованы и наоборот. С помощью календаря можно узнать периоды, в которые ресурсы доступны. Например, для благоустройства территории дома, понадобится песок. Чтобы его привезти на объект, команда арендует грузовую машину. В календаре будут указаны числа, на которые запланирована аренда.
Оценка длительности операций
Длительность операции — это время, которое необходимо для ее выполнения. Ее измеряют в часах или днях и изменяют на протяжении всего проекта.
Команда устанавливает продолжительность на основе оценок ресурсов и трудоемкости. Цель процесса — понять, за какое время можно выполнить отдельную операцию. Без этого не получится сформировать расписание.
По завершении этого процесса получаются оценки количества рабочих периодов. При чем команда всегда формирует промежутки возможных значений. Например:
«1 неделя ± 2 дня». Если участники работают 5 дней в неделю, тогда операция займет от 3 до 7 дней.
Вероятность того, что участники будут выполнять операцию больше 4 недель, составляет 25 %». Это значит, что шансы завершения задачи за 4 недели равны 75%.
Разработка расписания проекта
Процесс, который определяет плановые даты начала и завершения операций проекта. Расписание разрабатывают непрерывно по мере продвижения проекта. Есть вероятность, что придется проверять и изменять оценки длительности и ресурсозатрат. Утвержденный график используется как базовый, по нему команда сможет отслеживать продвижение проекта.
Действия для разработки расписания:
Определить начало и конец операций и контрольных этапов проекта.
Провести дополнительное исследование длительности и ресурсов.
Назначить ответственных на каждую операцию.
Определить, что начало и конец операций не конфликтуют с ресурсным календарем.
Составить расписания проекта можно с помощью:
диаграммы PERT;
диаграммы Ганта;
метода критического пути;
Базовое расписание принимают и одобряют заинтересованные стороны. Его нельзя менять просто так. Чтобы внести правки, придется пройти через все этапы контроля изменений. Такой график помогает сравнивать плановое начало и конец операций с фактическим, выявить отклонения и оперативно скорректировать работу.
Контроль расписания
Чтобы проект продвигался по плану, нужно отслеживать состояние операций и понимать, вовремя ли команда начала работу над ними и успеет ли закончить вовремя. Мониторинг позволяет выявить отклонения и оперативно устранить их.
Благодаря контролю расписания команда получает информацию о статусе и выполнении конкретных операций, формирует прогнозы о дальнейших событиях. Это позволяет отследить, какая часть проекта выполнена и определить его будущее.
Заключение
Управлять проектом становится легче, когда перед глазами команды находится расписание. С помощью него можно понять, какие действия и в какой момент нужно совершить, а также распределить ресурсы и установить длительность как одной операции, так и всего проекта. Один документ поможет снизить риск по возникновению отклонений от общего плана. Удобно, не правда?
