Всем привет, меня зовут Никита, я руковожу группой технической поддержки.
Моя команда поддерживает и администрирует:
1000 рабочих мест
50 корпоративных сервисов
10 городов
8 компаний
3 страны
2 домена
В этой статье я расскажу вам, как можно подойти к вопросу учета оборудования с помощью 1С. Здесь не будет кода и тонкостей бухучета, исключительно организационные моменты. Если статья зайдет публике, то я с радостью поделюсь опытом организации процессов в техсаппорте и отвечу на вопросы в комментариях.
Итак, в определенный момент времени перед нами встал вопрос, как вести учет техники? Завхозов нет, кладовщиков нет. Конечно, для учета и инвентаризации оборудования имеется множество ПО и инструментов. Если вы поддерживаете до 50 рабочих мест, то вполне возможно вести учет даже в Excel. Если говорить о ПО, то в данном случае подойдет, к примеру, IT Invent или связка GLPI + Fusion Inventory. В моем случае для учета оборудования нескольких компаний и огромного количества единиц техники этого мало. В любой компании есть бухгалтерия, а значит и 1С. Углубляемся.
Основные задачи учета оборудования:
Как выдать и забирать оборудование
Как контролировать количество оборудования и его состояние
Как и где хранить дополнительную информацию по оборудованию
Как маркировать оборудование и отличать его друг от друга
Кадровое делопроизводство и бухучет словами админа
Все оборудование можно разделить на 2 типа:
Основные средства (ОС)
Малоценка (МЦ)
Как правило, основным средством является оборудование, которое дороже 40000 р., например, ноутбук за 100000 р. Малоценка – все, что дешевле 40000 р, например, смартфон за 10000 р. Основная проблема учета в том, что способ работы в 1С с ОС и с МЦ – разный, т.к.:
это разные справочники
это разные справочники перемещений
ввод в эксплуатацию
у ОС есть карточка, а у малоценки нет
у ОС есть уникальный инвентарный номер, а у малоценки нет
малоценка заводится сразу несколькими позициями и инвентарный номер (код) у всех позиций один
как проходит срок полезного использования, ОС переводится в малоценку, а это значит, что меняется и справочник и инвентарный номер
и т.д... поймут те, кто с этим работает.
С типом оборудования понятно. Теперь встает вопрос, а как нам его выдавать сотрудникам и потом забирать? Если все действие с оборудованием происходит в базе 1С – БП (бухгалтерия предприятия), то все сотрудники находятся в базе ЗУП (зарплата и управление). Между базами БП и ЗУП настроена синхронизация. Для этого в карточке ОС есть поле МОЛ - материально ответственное лицо, т.е. тот самый сотрудник из ЗУП.
Пример:
Вася Пупкин трудоустроился в компанию. Сотрудник отдела кадров завел Васю Пупкина в ЗУП в день трудоустройства. Отработала синхронизация, сотрудник появился в базе БП. Когда Вася приходит в ИТ отдел за оборудованием, специалист техподдержки из базы БП печатает акт приема-передачи, где сказано, что Вася Пупкин получает, а специалист техподдержки передает, например, ноутбук. Как выглядит акт сейчас обсуждать не будем.
После ознакомления с бухучетом и кадровым делопроизводством мы подходим к основному – инструменту, о котором я и хотел рассказать.В каждой компании мы создали в 1С еще один справочник, назвали его “Справочник ИТ-оборудования” и объединили в нем все позиции, т.е. ОС и малоценку.
Что это нам дало?
Работа ведется в одном месте, а не в нескольких бухгалтерских справочниках
У каждой позиции есть свой уникальный инвентарный номер
У каждой позиции есть своя карточка, где в свою очередь есть необходимые нам поля, которые мы продумали заранее
При каких-либо операциях с оборудованием, например, передаче от сотрудника к сотруднику, необходимые документы для бухучета создаются автоматически в том месте, где это необходимо, т.е. или для ОС, или для малоценки, или и для того и для другого одновременно.
Как оборудование попадает в справочник?
Как обычно, процесс примерно одинаковый во всех компаниях. Углубляться не будем. Закупка – получение инвентарных номеров от бухгалтерии – создание элементов справочника ИТ на основе полученных инвентарных номеров. Помним, если закупалось основное средство (ОС), то у каждой позиции свой инвентарный номер по бухгалтерии. Если малоценка, то инвентарный номер (код) на все позиции одинаковый.
Пример:
Купили 5 ноутбуков (дороже 40000 р. за каждый), получили 5 бухгалтерских инвентарных номеров:
БП-000121
БП-000122
БП-000123
БП-000124
БП-000125
Инвентарные номера по справочнику ИТ при заведении:
БП-000121 - DM-000451
БП-000122 - DM-000452
БП-000123 - DM-000453
БП-000124 - DM-000454
БП-000125 - DM-000455
Купили 5 смартфонов (дешевле 40000 р. за каждый), получили один инвентарный номер (код) по бухгалтерии - МЦ-0000555511. НО! При заведении в справочник ИТ получаем:
МЦ-0000555511 - DM-000456
МЦ-0000555511 - DM-000457
МЦ-0000555511 - DM-000458
МЦ-0000555511 - DM-000459
МЦ-0000555511 - DM-000460
Естественно, заполняем и все остальные поля в карточке оборудования. Почувствовали теперь весь кайф контроля?=)
Как отличить друг от друга оборудование разных компаний?
Как я писал выше, мы обсуживаем несколько компаний, часть из которых находятся в одном офисе. В каждой компании своя 1Ска, своя бухгалтерия и ЗУП, свой справочник ИТ, а значит свое именование уникальных инвентарных номеров по справочнику ИТ.
Пример:
В одном офисе работают 2 компания: ООО «Ромашка» и ООО «Василек». Значит уникальные инвентарные номера по справочнику ИТ именуем, использую сокращение названия компании. У ООО «Ромашка» инвентарные номера будут начинаться на RM, т. е. RM-000 789, а у ООО «Василек» будут начинаться на VS, т. е. VS-000 890. Далее, берем любой принтер этикеток, например Dymo Label Manager 210D, печатаем этикетки с инвентарными номерами и оклеиваем оборудование.
Лайфхак: на ноутбуках клеить этикетку лучше на дне ноутбука рядом с ножкой, там наименьшая точка соприкосновения, а значит меньше шанс, что этикетку повредят. В добавок можно наклеить еще и доменное имя устройства, если мы говорим про ноутбуки. Это поможет и пользователю при обращении в ИТ. Вуаля! Даже, если какая-то из этикеток отклеится или сотрется в процессе эксплуатации, мы всегда сможем опираться на связку из таких данных, как: инвентарный номер, доменное имя, серийный номер. Даже, если ноутбук сильно потрепало и этикеток нет, даже, если по какой-то причине нет доменного имени, то серийный номер можно узнать, например, с помощью админки антивируса или другого ПО, а также с помощью команды wmic bios get serialnumber. Profit!
