Объединение разрозненных информационных систем в единую платформу — задача, с которой сталкиваются и бизнес, и госкомпании. Со временем у них накапливается множество отдельных решений для разных задач, что в итоге препятствует эффективной работе.
В этой статье поделимся опытом консолидации IT-инфраструктуры Академии Ростеха и переходом на единую систему, объединяющую CRM, бюджетирование проектов, управление закупками и другие процессы.
Предпосылки к модернизации: лоскутная автоматизация и потребность в масштабировании
Академия Ростеха — центр обучения и развития для сотрудников организаций корпорации. С момента основания Академии её услугами воспользовались более 100 тысяч сотрудников предприятий Ростеха: бухгалтеры, финансисты, HR-сотрудники и представители рабочих специальностей.
К 2022 году масштаб деятельности Академии потребовал расширения автоматизации. Изначально документооборот вели в системе Tessa, а для остальных задач сотрудники разных отделов использовали свои программы.
Техническая реализация: выбор софта и миграция данных
Выбор софта
Для выбора оптимального решения в Академии провели сравнительный анализ нескольких систем.
В архитектурном ИТ-плане организации уже было более десятка процессов, требующих автоматизации. Ключевыми факторами при выборе решения стали скорость внедрения и его стоимость. В результате анализа остановились на BPM-системе «Первая Форма».
«Первая Форма» в этом плане оказалась самым эффективным решением с точки зрения скорости и стоимости внедрения. Если, например, оцифровка учёта бюджета проектов в других системах занимала пару месяцев, то в «Первой Форме» — пару недель.
Артём Олейник, директор по цифровым технологиям Академии Ростеха
Миграция данных
Миграция данных прошла без осложнений: встроенные механизмы импорта позволили быстро перенести двухлетний архив договорной документации со всеми вложениями.
BPM-система поддерживает загрузку данных из CSV, XLS-файлов и напрямую из SQL-таблиц. Это помогает перенести справочники контрагентов и контактных лиц, списки подразделений и пользователей, различные классификаторы, используемые в организации, и так далее.
Модули и функциональные блоки
Электронный документооборот
Электронная канцелярия. Система охватывает полный жизненный цикл документа. Когда приходит или отправляется новое письмо, она автоматически присваивает документу уникальный номер. Чтобы потом найти нужный файл, достаточно ввести его номер или ключевое слово.
На основе документа руководство назначает исполнителей, описывает задачу и устанавливает сроки. Система сама отслеживает статус каждого поручения, отправляет напоминания и позволяет контролировать их своевременное исполнение.
Автоматизация дговорной работы. В «Первую Форму» уже загружены шаблоны, составленные специалистами Академии Ростеха. Сотрудникам нужно только выбрать подходящий вариант и заполнить ключевые поля. Часть договоров формируются сразу с факсимиле.
Система сама определяет, кто должен проверить договор и к какому сроку, а также напоминает, если кто-то задерживает проверку. Это помогает быстрее завершить согласование.
Реестр документов для обмена с контрагентами. Система объединяет все документы по сделке в единый информационный контур: договоры, соглашения, счета-фактуры и платёжные документы. Она отслеживает сроки выполнения обязательств и присылает напоминания о том, что пора выписать акт. При подготовке к архивированию автоматически формируются опись и печатная форма.
Внутренний электронный документооборот. Найти нужный приказ или регламент можно через полнотекстовый поиск на основе ключевых слов, фамилий или дат. Документы можно распечатать напрямую одним кликом, без необходимости сохранения и открытия в сторонних программах. А встроенный редактор Р7-Офис поддерживает версионность документов, сохраняя историю изменений с фиксацией авторов правок.
В 2024 году добавили возможность подписания приказов с использованием КЭП непосредственно в интерфейсе системы за счёт интеграция с КриптоПро.
Система управления внутренними запросами. Платформа автоматизирует работу с различными типами заявок сотрудников: от сообщений об ошибках до запросов на публикацию контента.
В системе настроено визуальное представление бэклога — представление, где отображаются задачи в разбивке по статусу выполнения, срокам и приоритетам. Это помогает оценить текущую загрузку и соответствие темпа работы поставленным задачам.
Цифровизация работы учёного совета. Академия Ростеха — это центр обучения и развития, поэтому в составе организации есть учёный совет. По итогам его заседаний необходимо составлять протокол.
Сотруднику не надо формировать документ с нуля, достаточно заполнить несколько полей в системе. Тут же председатель визирует протокол при помощи ЭП.
Все протоколы собраны в едином реестре с маркировкой их актуального статуса: действующий, недействующий.
CRM-модуль
Академия Ростеха решает те же задачи, что и коммерческие учебные центры. Сотрудникам необходимо обработать входящие заявки, рассчитать и отправить коммерческое предложение, составить план продаж.
CRM обеспечивает сквозную автоматизацию от момента получения заявки до закрытия сделки, значительно сокращая рутинные операции сотрудников.
Обработка входящих запросов. В Академии Ростеха можно купить доступ к готовому курсу или заказать разработку индивидуальной программы, с учётом специфики компании. Для этого нужно оставить заявку на корпоративном сайте.
Cистема автоматически извлекает из заявки данные и создает карточку лида. Ответственный сотрудник назначается в зависимости от типа запрашиваемой образовательной услуги — каждое направление закреплено за конкретными специалистами.
Автозаполнение коммерческих предложений. Система извлекает данные из справочников услуг, тарифов и контрагентов и формирует готовый документ в формате PDF c факсимиле.
Автоматизация учёта и контроля сделок. В системе фиксируется вся информация по каждой сделке: история переписки и звонков, наименование услуг, сумма сделки, платежи и так далее. В помощь сотрудникам также выводится информационное сообщение с алгоритмом действий по сделке.
К каждой карточке сделки привязан раздел с предварительным планом продаж. Сводная информация по планам продаж всех сделок выводится в соответствующем отчёте.
Итоги внедрения BPM-системы в разрезе CRM и СЭД
Внедрение BPM-системы позволило создать единую IT-экосистему, объединившую ранее разрозненные процессы. На данный момент в ней создано уже более 1,5 млн задач.
Электронный документооборот теперь охватывает полный цикл работы с документами: от электронной канцелярии до внутреннего документооборота с поддержкой КЭП.
Автоматизация обработки входящих запросов, формирования коммерческих предложений и учёта сделок ускорила работу с клиентами.
Система управления внутренними запросами с визуальным представлением бэклога обеспечила прозрачность в распределении задач и контроль их выполнения.
Для администрирования системы достаточно всего одного сотрудника. Причем с условием, что настройка BPM-системы не его единственная и основная задача.
Об автоматизации HR-процессов и управления финансов расскажем в следующей статье