Работаю финансовым аналитиком в небольшой IT-компании. Нас около 30 человек: разработчики, тестировщики, дизайнеры и пара менеджеров. У нас классическая для стартапа ситуация: все растет быстро, а процессы настроены на коленке. Когда я пришел, бухгалтерия работала в Excel, а финдир каждый месяц проводил по несколько часов на совещаниях, чтобы выяснить, куда ушли деньги.
Проблема 1: Бардак в данных
Первое, что бросилось в глаза — полный треш с данными. У команды был общий Google-документ, куда все записывали свои расходы: кто-то писал сумму через запятую, кто-то через точку, кто-то вообще забывал указать валюту. В результате бухгалтер тратил дни на то чтобы привести эти данные в порядок. А когда начинался налоговый период, все шло по важному месту: ошибки, недочеты, непонятные проводки.
Я попробовал решить проблему ручками: сделал шаблон для заполнения, написал инструкцию, провел пару встреч с командой. Но ничего не изменилось. Люди продолжали делать как удобно им, а не как правильно. Даже самый красивый Excel не мог заставить их следовать правилам.
Проблема 2: Сложность контроля
Второй момент — отсутствие прозрачности. Разработчики часто покупали подписки на сервисы (например, AWS или Jira), но никто не знал, сколько именно мы тратим. Менеджеры регулярно брали такси на встречи с клиентами, но чеки собирались через раз, обычно верили на слово, а потом подбивали вручную. В какой-то момент мы поняли, что половина расходов просто пропадает — либо не фиксируется, либо теряется по пути.
Финдир начал требовать отчеты каждую неделю. Но это только усложнило ситуацию: вместо того чтобы заниматься своей работой люди тратили время на составление этих отчетов, причем делали это спустя рукава.
Проблема 3: Отсутствие аналитики
Третья боль — аналитика. Мы хотели понять, какие проекты приносят больше всего денег, а какие съедают бюджет. Но без четкой системы учета это было невозможно. Мы знали, сколько получаем от клиентов, но не знали, сколько тратим на конкретный проект. Это создавало массу сложностей при планировании и принятии решений.
Как мы начали решать проблемы
На одном из совещаний я предложил попробовать автоматизировать процесс сбора данных. Рассматривали финтабло, адеск и аспро финансы. После долгих споров (и нескольких дней поисков) мы остановились аспро финансы.
Первые шаги
Настройка заняла пару дней. Я сам сидел за компьютером, разбирался с интерфейсом, подключал банки, настраивал категории расходов. Пока все казалось логичным и понятным. Но вот когда мы начали переносить старые данные, вылезли первые проблемы.
Система не всегда корректно распознавала категории трат. Например, подписка на GitHub автоматически попадала в категорию маркетинг, хотя это явно была разработка. Пришлось вручную править правила и обучать систему. На это ушло еще несколько дней.
Реакция команды
Когда мы объявили, что теперь все чеки нужно загружать через мобильное приложение, реакция была смешанной. Одни сотрудники восприняли это с энтузиазмом, другие — с сопротивлением (Зачем нам еще одна система?). Особенно сложно было с менеджерами, которые привыкли просто отправлять чеки в общий чат.
Чтобы снизить сопротивление, начали пользоваться сканированием QR-кода через телефон. Это решило большую часть проблем — людям стало проще, чем раньше.
Ошибки на старте
Однако не обошлось без косяков. Например, однажды система начала дублировать транзакции, и мы чуть не переплатили налоги. Еще один раз странно отрабатывала интеграция с Т-Банком — некоторые операции не отображались вовсе. Но после обращения в техподдержку все быстро починили.
Эти ошибки показали, что даже самые продвинутые инструменты требуют внимания и контроля. Полностью доверять автоматизации нельзя.
Что изменилось
Спустя три месяца работы можно сказать, что результаты есть. Вот основные плюсы:
Прозрачность. Теперь мы видим все расходы в реальном времени. Каждая статья затрат четко категоризирована, и мы можем легко понять, куда уходят деньги. Например, выяснилось, что подписки на облачные сервисы занимают почти треть нашего бюджета. Мы пересмотрели их и отказались от тех, которые не использовались активно.
Экономия времени. Бухгалтер и финдир больше не тратят дни на ручной ввод данных. Все операции автоматически загружаются из банков, а сотрудники сами загружают чеки через мобильное приложение. Это позволило сосредоточиться на более важных задачах.
Аналитика. Мы наконец-то смогли построить отчеты по проектам. Оказалось, что один из крупных заказов приносит меньше прибыли, чем мы думали, из-за высоких затрат на сторонние сервисы. Это помогло нам скорректировать цены и улучшить маржинальность.
Меньше стресса. Финдир больше не дергает команду за отчеты каждую неделю. Все данные доступны в системе, и он может проверить их в любой момент.
Минусы и ограничения
Но были и минусы:
Обучение. Несмотря на простой интерфейс, некоторым сотрудникам потребовалось время, чтобы привыкнуть к новому процессу.
Ошибки автоматизации. Как я уже упоминал, система иногда работает некорректно. Например, она может задублировать транзакции или неправильно распознать категорию. Поэтому важно регулярно проверять данные.
Стоимость. Сервис платный, и для небольшой компании это дополнительная статья расходов. Хотя если учесть экономию времени и повышение эффективности это оправдано.
Итог
Автоматизация учета — это не серебряная пуля. Она не решит все проблемы сразу и не сделает вашу компанию идеальной. Но если грамотно подойти к внедрению, можно значительно упростить жизнь всей команде.
Если у вас возникли вопросы по настройке или опыту использования подобных решений — спрашивайте в комментариях. Расскажу подробнее, как справлялся с трудностями и что изменил в процессе.
