Знаете людей, которые выпивают по 5-10-15 чашек кофе в день, чтобы сконцентрироваться? Или тех, кто работает по ночам - так у них лучше получается результат? У меня тоже есть свой секрет 😉. Долгое время я работала в духе системного и структурированного подхода и не подозревала, что моя интуитивная практика на самом деле - более глубокие идеи: некоторые известные личности исследовали эти аспекты фундаментально и представили миру - Дэвид Аллен, Барак Обама и Мари Кондо. Мы систематизируем процессы и задачи, упорядочиваем дела и вещи, а также регулярно расхламляемся🤭.
Любовь к порядку у меня с детства - нравилось расставлять предметы по полкам и шкафчикам, искать для новых вещей “свое место”. Я работаю в ИТ, и здесь, в быстроменяющемся и конкурентном мире, любовь к порядку - весомое и сильное преимущество. Такой скил позволяет мне быстро находить нужное, отказаться от второстепенных задач, не перегружаться и уделить внимание главному. Где внимание - там и фокус, там и результат!
Представьте офис, где работа кипит. У сотрудников чашки с уже остывшим недопитым напитком на столе, стопки бумаг, черновиков, в браузере открыто 18 папок, а то и 30-40 вкладок. На рабочем столе лежат несколько гаджетов, в том числе телефон с включёнными уведомлениями, который то и дело пиликает. Воздух пропитан ароматом кофе и едва уловимым запахом электроники. Офис не просто кипит, он пульсирует.
На удивление, такая концентрированная пульсация не улучшает внимание, а, наоборот, рассеивает, не давая быстро и верно выделить главную цель. Десятки, а то и сотни непрочитанных писем, хаотичное дерево папок - загружают фон и мешают сосредоточиться. Заваленный бумагами рабочий стол, провода, гаджеты, черновики переполняют физическое пространство и создают ощущение захламлённости. Мысли о задачах, дедлайнах, встречах, личных делах висят в голове и отнимают внимание. В итоге это отражается на качестве решений, скорости работы и плачевной производительности. Есть решение и даже несколько!
Getting Things Done
Начнём с автора, который на слуху. Дэвид Аллен - эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности, создатель популярного метода повышения личной эффективности Getting Things Done, который снижает стресс, повышает фокус и способствует надёжному выполнению своих обязанностей. Он предлагает пять ключевых элементов GTD.
Исчерпывающую информацию вы можете почерпнуть в статье https://habr.com/ru/articles/599391/, я коротко изложу суть.
Первым делом всё, что требует внимания, он рекомендует выгружать в одно или несколько “входящих” мест (Capture): проекты, задачи, задумки... Входящим местом на выбор может быть почта, Jira или обычный блокнот.
Пример: "Написать менеджеру", "Ответить на вопросы пользователей", "Заказать обед в офис".
Далее необходимо определить действие по каждому пункту (Clarify), задав вопросы: что это? Нужно ли действовать? Если да - какое конкретное следующее действие? Если нет - удаляйте, архивируйте или откладывайте на «когда-нибудь/может быть».
Пример: "Сначала закажу обед", "После отвечу на вопросы пользователей".
Третьим шагом предлагается распределять задачи по категориям (Organize). Здесь может помочь канбан-доска. Например, карточки проектов, контекстные списки следующих действий, ожидающие задачи, делегированные задачи, календарь, справочные материалы будут для вас подспорьем.
Пример: карточка "Обеды на рабочую неделю" включает заказ блюд по дням недели: понедельник - русская кухня, далее по дням недели - тайская, грузинская, мексиканская, восточная.
Пример: карточка "Еженедельная встреча команды" - каждый понедельник, 10:00, онлайн.
В-четвёртых, регулярно проверяйте систему (Reflect). Ежедневный и еженедельный обзор записей: планируйте задачи на день, опираясь на записи, выделяйте 1–2 часа в неделю, чтобы очистить «входящие», проверить проекты, расставить приоритеты и обновить списки.
В-пятых, используйте систему для выбора задач (Engage). Выбирайте задачи из нужного контекста и выполняйте без лишних раздумий.
Пример: садитесь за ПК или берёте в руки телефон и заказываете обеды на неделю без раздумий и промедлений. Ой😅
В общем, главное, совершать задуманные действия из своего списка, без переключения на другие дела или эмоциональных качелей - хочу/не хочу, а, может, потом, попозже...
В результате - меньший стресс, лучшая концентрация, надёжное и качественное выполнение обязательств. Меньше забытых дел и просроченных дедлайнов.
Если GTD помогает управлять потоком задач и мыслей, то подход Обамы помогает сосредоточиться и не выгореть.
Сохраняем умственную энергию для главного
В своих мемуарах «Земля обетованная» и интервью Барак Обама рассказывал, как сознательно сокращает мелкие рутинные бытовые решения: носит костюмы одного цвета, ест примерно одно и то же, чтобы сохранить умственную энергию для действительно важных и стратегических задач. Барак Обама в работе использует структурированный календарь, его расписание включает блоки времени, специально выделенные для чтения брифингов, размышлений и принятия решений. Он нацелен на то, чтобы встречи были максимально продуктивными, с чёткой повесткой дня и целью. Многие дела в жизни и работе предсказуемы. Он предпочитает ограничивать поток новостей и социальных сетей, чтобы сохранять когнитивные ресурсы. Ежедневно тренируется не только для поддержания физической активности, но и для снижения стресса. Несмотря на большую загруженность, обязательный ритуал - ужин с семьёй, позволяющий отвлечься от рабочих дел. Всё это направлено на автоматизацию и стандартизацию повседневной жизни и работы.
Для IT-специалистов, принимающих десятки решений ежедневно, сохранение умственной энергии особенно актуально. Что может помочь в работе?
Стандартизация и шаблоны - единые стандарты кодирования, шаблоны проектов и коммуникаций.
Установление ритуалов: фиксированное время на почту и обзоры задач, чтобы не тратить энергию на решение «когда и как».
Меньше умственной усталости - больше глубокого мышления, лучшие стратегические решения и меньший риск выгорания.
Метод KonMari: «Искры радости» в вашей IT-жизни
Метод KonMari от японского консультанта Мари Кондо предлагает оставить только то, что «искрит радостью», и найти место для всего остального.
Подход отлично сочетается с принципами «Clean Code» и «Refactoring», с которыми я познакомилась в IT. Я часто использую метод KonMari в быту и привнесла его в рабочее пространство. Всё крутится вокруг категоризации, безжалостного избавления от лишнего, определения места для каждой вещи. Человеку стоит очистить физическое, цифровое пространство и разум от лишнего. Эта модель отлично вписывается в IT.
Начнём с цифрового детокса удаление старых файлов и проектов, архивирование редко используемых, удаление закомментированных кусков кода, организация почты, сокращение вкладок.
Расхламляем физическое рабочее место, избавляясь от старых гаджетов, кабелей, ненужных бумаг.
Следующим делом очищаем ментальное пространство отказом от малозначимых уведомлений, отказом от бесполезных встреч.
Это снижает отвлекающие факторы, облегчает поиск информации, уменьшает когнитивную нагрузку и освобождает место для важных задач.
Кстати, Мари Кондо вошла в ТОП-100 самых влиятельных людей мира по версии журнала Time, её бестселлер переведён на множество языков мира, и я рекомендую книгу "Искры радости" к прочтению.
Японский подход к работе от Toyota
Флагман выстроенных процессов - Toyota, на производстве которой внедрён метод 5S.
Бережливое производство для вашего рабочего пространства от Toyota 5S - метод из Toyota Production System, направленный на создание эффективной, безопасной и продуктивной среды. Японский подход к работе, который акцентирует внимание на качестве, эффективности и командной работе, воплотился в оптимизации рабочего пространства. Его пять шагов легко адаптировать к офисной среде IT.
Во-первых, необходима сортировка: удаляете старые файлы и ненужные бумаги с рабочего стола и компьютера.
Пример: удаляете из папки «Документы» все устаревшие отчёты, оставив только актуальные. Помните о папке “Загрузки”, она тоже требует очистки.
Во-вторых, систематизация: каждый инструмент, файл, гаджет имеет своё место. Ярлыки и папки организованы логично. Всё, что берётся, должно быть возвращено на своё место.
Пример: все рабочие документы распределены по папкам «Проекты», «Отчёты», «Черновики» и быстро находятся. Посуда из общей кухни не эмигрирует на рабочие столы коллег безвозвратно, а возвращается на кухню после использования.
В-третьих, содержание в чистоте. Японцы настаивают на регулярном протирании стола, удалении цифрового мусора, обновлении инструкций и заметок.
Пример: каждую пятницу удаляете ненужные письма и обновляете шаблон отчёта. Помните о полезных ритуалах! 😊
В-четвёртых, стандартизация в команде: единые форматы документов и процессов, чтобы всем было удобно.
Пример: все отчёты оформляются по одному шаблону, согласованному с командой.
В-пятых, соблюдение правил 5S становится привычкой: регулярно следите за порядком и поощряйте коллег поддерживать дисциплину.
Здесь многое зависит от корпоративной культуры, если ваша корпоративная культура допускает поощрение коллег - то этот шаг для вас! В Toyota, конечно, никто не обсуждает, стоит ли это делать, а просто делают.
Пример: в конце дня вы и команда проверяете чистоту рабочего места и порядок в файлах. Меньше времени на поиск - меньше ошибок, лучше качество и масштабируемость проектов, быстрый онбординг.
Как обрести мощную силу с помощью описанных подходов?
GTD управляет потоком задач и информацией: получение, систематизация, хранение, повторная обработка и другие блага.
Подход Обамы задаёт стратегический контекст: зачем освобождать умственную энергию, приближая вас к цели.
KonMari помогает очистить пространство: что именно вы храните и систематизируете. Важный момент - то, что вы делаете приносит вам удовольствие.
5S создаёт структуру и порядок: как вы храните, используете и культивируете порядок в коллективе.
Где применимы способы систематизации и упорядочивания?
В физическом пространстве: рабочее место, серверы, личные вещи будут вам благодарны за порядок.
В цифровом пространстве: файловая система, код, почта, мессенджеры, таск-трекеры, документация упростят вам работу.
На процессном уровне: CI/CD, код-ревью, онбординг, управление релизами способствуют более быстрому и качественному выполнению задач.
На ментальном уровне: меньше информационного шума, лучше концентрация, осознанные решения, профилактика выгорания, свобода для творчества способствуют большему получению удовольствия от работы. Очень важный фактор!
Представьте: ваш офис полон продуктивных сотрудников, с чистыми рабочими столами, гаджетами, разложенными и расставленными по местам, ни одной забытой чашки кофе на столе.
Хм, утопическая история.
Предлагаю золотую середину: попробуйте внедрить часть из предложенных методов без стремления получить идеальную картину, помня, что ваши сотрудники - люди со своими небольшими слабостями. Однако стремление к порядку и системности должно сохраняться повсеместно и непрерывно, придавая уверенность и стабильность, стимулируя производительность и стремление к достижению желаемого.
Системность и порядок - это не только привычка, но и способность действовать без стресса, планомерно и эффективно, это софт, который делает вас устойчивым и внимательным. Описанные методы предлагают выгрузить лишнее из головы, убрать второстепенные дела, освободить стол и мысли, поддерживать структуру вокруг, упрощают работу и способствуют преодолению препятствий на пути к заветной цели не только в работе, но и в жизни!
