Привет! Меня зовут Кира, недавно я стала лидом небольшой команды — всего четыре человека. Я думала, что работа не сильно изменится: раньше я тоже что-то организовывала, где-то координировала людей, брала на себя заказы. Оказалось иначе.
У меня полностью посыпался режим: с утра садилась за ноутбук и практически весь день не вставала. Про обед вспоминала уже во второй половине дня, когда начинала кружиться голова.
Выходные я тоже часто проводила за ноутбуком (хотя раньше из принципа этого не делала). Мне казалось, что это удобное время: никто не пишет, и можно спокойно разобрать хвосты. Но при этом любое новое сообщение от клиента тут же выбивало из состояния отдыха. Я ловила себя на том, что проверяю переписки автоматически, просто из тревоги что-то пропустить.
Конечно, я понимала, что это не ок, и через пару-тройку месяцев я выгорю в ноль. Друзья тоже подливали масла в огонь разговорами о том, что жизнь проходит мимо.
Поэтому я начала думать, как организовать хоть какой-то тайм-менеджмент, чтобы почувствовать, что это я управляю работой, а не она мной.
Оказывается, дело не в отсутствии дисциплины
Скажу честно, мне всегда было сложно с самоорганизацией, и я привыкла списывать это на лень. Но чем глубже я рефлексировала, тем больше задумывалась о том, что проблема шире. Поэтому я немного копнула в психологию и нейронауку.
Очевидно, что управление временем — это навык, и, как любой навык, его приходится тренировать. А мозгу это не особенно нужно: ему проще закрыть задачу как угодно и отключиться. И тут ещё сверху добавляется несколько препятствий:
Когнитивная перегрузка. Когда весь день уходит на работу, на новый скилл просто не остаётся сил. Записать задачу или открыть трекер — кажется мелочью, но именно их мозг первыми выкидывает из приоритета.
Лимит оперативки. Мы теряем до 70% информации уже через сутки. Если задачу не записать сразу, есть шанс о ней не вспомнить. Но даже когда начинаешь всё фиксировать, появляется тревожная мысль: «А вдруг я что-то забыла?» Из-за этого новая привычка даётся тяжелее.
Проблемы с мотивацией. Мозг ждёт быстрой награды. Если действие её не даёт, мотивация падает. Это называется reward prediction error. Поэтому ежедневники бросают через пару дней — заполнение требует усилий, а заметного профита сразу нет.
Ловушка инструментов. Есть такой эффект — overjustification. Когда мы берём новый инструмент, он превращается в самоцель. Например, скачал приложение, и уже чувствуешь себя продуктивным. Но по сути это иллюзия: задачи по-прежнему остаются несделанными.
В общем, для меня планирование времени сразу выглядело как задача со звёздочкой. Тут и тревожность, и страх подвести команду, и при этом надо было как-то встроить само планирование (!) в уже перегруженный график.
Я не стала ничего выдумывать и взялась за проверенный план: определиться с набором инструментов, которые будут мне помогать, а потом придумать несколько привычек, как их не забросить.
Собрала свой базовый минимум инструментов
Я, конечно, за автоматизацию, но не хотела бы себя этим ограничивать. Знаю, что многим людям удобнее использовать обычный блокнот вместо to-do приложения, и для них это работает лучше. Зачем заставлять себя переходить на технологии, если вам это не нужно?
Расскажу, что именно рассматривала, от чего отказалась и что выбрала в итоге.
Для понимания общей картины по задачам и командной работы
Мы всё обсуждали в телеграме, и я просто не понимала, сколько всего на самом деле в работе. Поэтому мы начали пользоваться таск-трекером.
На создание доски ушёл примерно час: я перенесла туда все задачи, расставила сроки, добавила приоритеты и позвала команду. Для меня это оказалось важным потому, что не пришлось тратить полдня на настройки, я не потеряла мотивацию тут же начать им пользоваться.
Поставила уведомления так, чтобы трекер напоминал о задачах за три дня до дедлайна — хватает, чтобы не гореть и не дергать всех каждый час.
Мы договорились, что обсуждения теперь будут идти в чатах карточек. С телефона это оказалось удобнее, чем в телеге: можно быстро накидать пару сообщений или отправить голосовое, но при этом всё остаётся привязано к задаче и не тонет в диалоге.
Доска в трекере дала мне ощущение контроля. То самое, от которого можно оттолкнуться и дальше уже начать что-то улучшать. Потому что невозможно планировать, пока нет уверенности, что ты вообще можешь с этим справиться.
Дам банальный совет — если это возможно, выбирайте простой сервис, чтобы быстрее втянуться и вести там задачи.
Для ежедневных мелких тасок
Следующий вопрос — где фиксировать всякую операционку. Это те мелкие дела, которые даже на подзадачу не тянут: условно, созвониться, что-то спросить у коллеги, переслать документ.
За всю жизнь я использовала четыре инструмента для этой цели.
1. Google Документы
Какое-то время вела список в отдельном документе. Это казалось логичным: вкладка у меня всегда открыта, значит, дела будут под рукой. Я сделала чекбоксы и стала туда заносить ежедневные таски.
Плюсы:
сервис бесплатный и доступен с любого устройства;
добавлять задачи быстро, ничего не надо настраивать;
удобно хранить рядом ссылки или фрагменты переписок;
можно поделиться документом и превратить его в общий чек-лист.
Минусы:
нет встроенных уведомлений и дедлайнов;
всё обновляется вручную, список быстро устаревает;
при большом количестве задач документ превращается в неудобную простыню;
чтобы не потерять сроки, всё равно приходится дублировать задачи в календарь или трекер.
Такой способ работал, но с очевидными косяками. Чтобы список оставался актуальным, нужно постоянно отмечать выполненное вручную, а если целый день не открывала документ, могла легко забыть про какие-то таски.
В итоге решила поискать более удобный инструмент. Хотя знаю людей, которые так ведут списки и довольны. Если вам комфортно, то незачем менять.
2. Google Таблицы
После списка в гуглдоках я решила попробовать таблицу. Сделала четыре колонки: задача, дедлайн, статус и комментарий. Для наглядности добавила подсветку: если срок прошёл, строка становилась красной. А для статусов использовала выпадающий список со своими цветами: «готово» — зелёный, «в работе» — жёлтый, «в плане» — серый. Так можно было хотя бы быстро отличать выполненные задачи от тех, что ещё в процессе.
Плюсы:
бесплатный инструмент и доступен на любом устройстве;
можно придумать удобную структуру под себя;
легко сгруппировать похожие задачи или отфильтровать по срокам;
подсветка помогает быстро понять, что уже просрочено.
Минусы:
каждое действие чуть более громоздкое, чем в сервисах для задач;
нет напоминаний, поэтому легко пропустить срок;
если список не обновлять каждый день, он быстро становится бесполезным.
Первую неделю это даже вдохновляло: открываешь таблицу, и всё разложено по полочкам. Но для мелких дел таблица оказалась слишком громоздкой. На обновление уходило больше времени, чем на сами задачи, и я быстро перестала её открывать.
Несмотря на то, что я исключила для себя инструмент, хочу отметить, что у него есть своя ниша. В таблице удобно вести общий список задач с клиентом или подрядчиком. Не важно, кто как привык работать — зайти и отметить статус сможет любой. То есть это хороший вариант для совместного контроля, но не для операционки.
3. Бумажный ежедневник
Сейчас не иронично — я полгода вела задачи в бесплатном корпоративном ежедневнике. В той компании никаких трекеров не было: только Outlook и твоя личная дисциплина. Тогда это работало, потому что все вокруг делали так же. Я решила попробовать вернуть эту привычку. Блокнотов у меня хватает: я из тех, кто покупает красивые молескины и откладывает до лучших времён.
Плюсы:
запись от руки помогает лучше фиксировать и запоминать задачи;
никакой почты и чатов рядом, только список;
сам процесс может быть приятным, особенно если вы любите красивые блокноты.
Минусы:
никакого напоминания о сроках — легко просто забыть про дело;
писать от руки дольше, чем набросать то же самое в телефоне или ноутбуке;
ежедневник всегда с тобой только если не забыл его дома или в другой сумке.
Нашла старое фото с красивым блокнотом, немного поностальгировала
Первые дни было приятно — записывать дела и ставить галочки. Но быстро стало понятно, что поддерживать такую систему тяжело. Писать уже непривычно, переносить задачи с дня на день утомительно, а через неделю список превращается в кучу зачёркиваний.
Бумажный ежедневник может быть хорошим вариантом как способ на время отрезать себя от экранов, но для меня он оказался слишком непрактичным. В итоге я оставила блокнот только для заметок и быстрой фиксации идей.
4. To-do сервисы
Перепробовала разные варианты: Todoist, Microsoft To Do, Google Tasks. Чаще всего возвращалась к Напоминаниям в Apple, потому что для меня это привычный интерфейс и синхронизация между устройствами. Задачи добавляются быстро, можно сразу поставить время или дату.
Плюсы To-do инструментов:
быстрый ввод задач;
бесплатного функционала хватает за глаза;
гибкие напоминания: по времени, дню недели, повторяющиеся;
можно делать разные списки («на сегодня», «важное» и т.д.);
минимальный порог входа — ничего настраивать не нужно.
Минусы:
рабочие дела начинают путаться: часть в трекере, часть в списке, и приходится держать в голове два инструмента;
со временем копятся десятки задач в разных списках, и их всё равно приходится разбирать вручную.
В итоге я выяснила, что в трекере YouGile тоже можно вести личный список задач, и решила, что это самый логичный путь — держать всё в одном месте, чтобы не переключаться между вкладками.
Придумала алгоритм планирования
Просто выбрать инструменты мало. Поэтому я придумала себе простой алгоритм: что делать утром, что вечером и с чего начинать неделю.
Каждый понедельник:
Разбираю все задачи на неделю: пинги, полноценные таски, встречи.
Выбираю 3–5 самых главных тасок, на которых нужно сфокусироваться.
Ставлю крупные задачи в таск-трекер, личные или микро-таски уношу в календарь/to-do.
Проставляю везде дедлайны и ставлю стикер «Приоритет»: может подождать, сделать как можно скорее или закрыть задачу ASAP.
Проверяю, что ко всем встречам есть ссылки.
Каждое утро (кроме понедельника):
Чекаю адекватность и актуальность задач, которые поставила в понедельник. Если что-то срывается или не влезает в команду — переношу.
Напоминаю команде про сроки, а также предупреждаю, если что-то перенесла.
Сверяюсь с фокусами, которые установила в понедельник.
Каждый вечер:
Напоминаю коллегам, что пора обновить статусы задач и подзадач.
Отмечаю всё сделанное, переношу на следующий день то, что не влезло.
Если нужно кого-то пингануть утром, ставлю отложку в сообщениях.
За счёт этого появился чёткий «скелет». Даже если день идёт не по плану (что бывает часто), у меня есть точка опоры, к которой можно вернуться.
Тут ещё одна важная мысль — планирование должно стать ритуалом, а не обязаловкой. Поэтому я придумала себе маленький якорь: перед тем как открыть трекер, наливаю кофе с любимым сиропом. Одно и то же действие каждый день — и мозг быстро переключается в нужный режим. Плюс, это маленькая радость, с которой проще начать довольно монотонное занятие.
Подключила ЗОЖ
Если сил едва хватает на работу, то на планирование их тем более не останется. Я просто я перестала отмахиваться от очевидных вещей и выбрала те, которые дают мне ресурс.
1. Нормально спать. Все говорят «высыпайся», а я взяла и выспалась. Встала другим человеком, поэтому всем советую хотя бы не меньше 7 часов.
2. Убрать лишние отвлекающие стимулы. Мы с вами подсели на быстрый дофамин: рилсы, каналы и чаты. Чтобы «поменять прошивку», я сократила время в соцсетях и перед сном стала принудительно читать книгу. Не мучаю себя научпопом, выбираю что-то лёгкое (но здесь на вкус и цвет).
Плюс в том, что мозг отвыкает от мгновенных наград и учится прикладывать усилия, чтобы получать информацию. Долгие таски потом воспринимаются спокойнее, их проще закрывать = меньше перерабатываешь.
3. Установить границы в переписке. Завела отдельный рабочий аккаунт в Telegram и выхожу из него после 20:00. Да, пришлось объяснять людям, куда писать, и поначалу было как-то виновато. Но тревожности стало в разы меньше.
Ещё один бонусный лайфхак — иногда выбираться из дома. Новая обстановка как будто включает режим «собранности»: меньше соблазна растягивать задачу на весь день. Я пробовала работать в нескольких кафе, пару раз в библиотеке, а недавно даже тестировала формат «офиса в поезде» за границей. Опыт забавный: шумновато, но зато задачки закрываются бодро.
Как живу теперь
Сейчас у меня есть система, которая работает, хотя далеко не на 100%. Часто срываюсь: могу залипнуть в рабочий чат вечером и провести там пару часов, хотя обещала себе не открывать. Или утром сразу начинаю отвечать клиенту, вместо того чтобы спокойно расписать день.
Но я рада, что не пыталась построить идеальную схему. Моя цель была проще — сделать так, чтобы большая часть работы стала предсказуемой. И это получилось.
Выходные у меня снова почти свободные. «Почти» — потому что иногда я всё равно подчищаю долги или думаю: «ну ладно, сейчас на полчасика сяду». Но даже это — огромный прогресс по сравнению с тем, что было.
Личные дела я пока не загоняю в систему. Не хочу превращать отдых в ещё одну канбан-доску. Может, когда-нибудь поменяю мнение, но сейчас мне и так нормально.
А эту статью точно буду перечитывать, чтобы напоминать себе, как однажды чётко и красиво всё придумала :)
Расскажите, как у вас с самоорганизацией? Нашли свой способ или пока пробуете разное?
