Люди добрые, не ругайте вы меня почем зря за предположение, что ваши Эксель таблички ненормальные, статью до конца не дочитав... Но, к сожалению и с вероятностью 90%, они действительно таковы.
Эта статья всего лишь крик души специалиста, который устал. Дико устал. Чудовищно устал от того, что ему каждый день приходится смотреть на десятки ужасных таблиц в его любимейшем Экселе (ну и Гугл доксе заодно). Ещё больше его удручает, что даже на курсах по повышению грамотности экселя об элементарных вещах сказать забывают. Как результат – текущие от боли глаза. Ну почему?! Почему такие простые вещи никто нигде не рассказывает?!
Добрый человек, не поленись. Дочитай. И твои таблицы станут на порядок лучше и понятнее не только для тебя, но и для всех окружающих!
Поехали!
И что же в самую первую очередь нужно сделать, чтобы превратить любую таблицу в произведение экселевского искусства? В первую очередь...
I. Пойми для кого ты делаешь таблицу!!!!!!!
Да, ты правильно понял. Но самый банальный вопрос «а кто будет смотреть на эту таблицу» в 99% процентах случаев остаётся без ответа! А веди это прямо краеугольный камень всей твоей работы.
Excel, на мой личный взгляд, есть лучшее ПО в современной компьютерной истории. Это сверхмогущественный монстр, прирученный человеком. Это столп экономики. Царь и владыка бухгалтерии! Фундамент корпоративного бизнеса, которые переживёт все ERP вместе взятые! И вот вся мощь, все его возможности, спотыкаются об элементарное непонимание пользователя, кто же в итоге посмотрит на созданную им табличку!
Добрый человечище.
1. Файл, созданный ДЛЯ СЕБЯ — МОЖЕТ БЫТЬ ЛЮБЫМ!!! Делай любую лютую дичь. Используй любые приёмы, формулы и хоть розовые рамки с желтым текстом внутри.
2. Файл же, созданный ДЛЯ ДРУГИХ — ОБЯЗАН БЫТЬ ГРАМОТНЫМ! Согласись же, добр человек, что в переписке с лучшим другом можно забить на орфографию, писать любым жаргоном и материть кого угодно. А вот в переписке даже просто в общем чате с друзьями уже позволительно не всё. Как минимум даже как-то изнутри тянет писать хотя бы с корректной орфографией. Так почему же забываются нормы вежливости при работе с файлами Эксель?
Соответственно, далее в статье будут советы именно для файлов, созданных для других. Даже если фай�� кроме вас посмотрит лишь один человек, или только в распечатанном виде, файл обязан соответствовать элементарным нормам.
Так вот.
Нормы вежливости эксель
1. Закрепи шапку!!!! (Вид → Окно → Закрепить области/ View → Window → Freeze Panes)
Если в твоей таблице есть хотя бы один заголовок, закрепи шапку!!! Это должно стать как отче наш. Первое действие при создании таблиц. Создал заголовки колонок – закрепил шапку. Скопировал в свой файл другу таблицу – закрепи шапку!
Вот о чём вот эта таблица?
И пусть в примере названия колонок простые, в реальной жизни куча вопросов! Что за дата? Что за цифры? Штуки или рубли? Что за ПО? То что купили? То что использовали? И т.д.! ЗАКРЕПИ ШАПКУ!
У более опытных пользователей может возникнуть законное возражение: у меня умная таблица и она сама закрепляет шапку. Всё верно. У умной таблиц есть такая функция. Но, во-первых, если у вас две таблицы рядом, заголовок активен только для одной, а во-вторых, при большом кол-ве столбцов заголовки реально не читабельные. Просто сравните:
2. Отформатируй цифры!
Это просто боль. Посмотрите на цифры выше. Зачем? ЗАЧЕМ?! оставлять вот такую белиберду 456679?! Вот это сколько? 4 миллиона? 400 тысяч?
Просто нажми Shift+Cntrl+1 при выделенных цифрах и у вас получится элегантное число 456 679,00. В случае если копейки не нужны, убираем клавишей Главная → Число → Уменьшить разрядность/ Home → Number → Decrease Decimal. Это займёт несколько секунд, но ведь так реально удобнее читать данные:
Прошу обратить внимание что здесь и далее я не касаюсь регламентированных документов. Там свой трэш, конечно же, но регламент есть регламент. Хотя шапку никто не мешает закрепить 😉
Отдельно надо упомянуть валюты. Многие любят проставлять знаки валюты. Однако, это сильно загрязняет экран, когда рядом много столбцов с разным назначением цифр и разными валютами:
Есть случаи, когда это оправдано, однако в большинстве ситуаций, визуально грамотнее прописать название в шапке (она же закреплена!):
С форматами можно играться долго и это не тема статьи, но люди вы мои хорошие! Не оставляйте нечитаемую грязь. Пожалуйста!
3. Отформатируй расположение текста в ячейках!
Ещё одна боль. Посмотри на таблицу сверху? Ну разве это читаемо?
Заголо��ок «Дата» слева, сами даты справа по ячейке. В 4-6ой строке цифры внизу и куча пустого места. А бывают широченные строки! И там цифры вообще не видно!
В общем, короткие правила:
a) Шапку ВСЕГДА форматируем по центру ячейки
b) Шапку всегда выравниваем с переносом текста Главная → Выравнивание → Перенос текста/Home → Alignment → Wrap Text. Текст заголовка должен быть виден всегда
c) Абсолютно всю книгу форматируем так, чтобы текст по вертикали был в центре ячейки
d) Колонку с датами, мелким текстом, нумерацией, индексами и подобным всегда форматируем по центру ячейки
e) Лично я постоянно ставлю в центр ячейки и цифры. Но понимаю и тех, кто оставляет справа. На мой взгляд, центрирование делает таблицу читабельнее.
f) И надо всегда стараться, чтобы ширина столбцов соответствовала тексту. Это не всегда возможно, понимаю, но везде где можно.
Было:
Стало:
4. Отформатируй таблицу как единое целое!
Всё что описано выше относится к самому первому уровню вежливости: не оскорбляй, пиши грамотно, пиши по делу и структурировано. Но можно же писать не только грамотно, но ещё и красиво по смыслу? 😉
И тут уже не правила, но советы для превращения вашей таблички не просто в грамотную, но ещё и профессионально красивую:
Отдели визуально шапку (шрифтом, цветом, заливкой)
Выдели жирным колонку с главной суммой/важным параметром/смысловой частью и т.п.
Я всегда добавляю слева и сверху над каждой таблицей небольшую пустую строку, дабы отделить смысловую часть таблицы от нумерации строк/колонок.
Отдельное место – убрать или оставлять сетку Вид → Показать → Сетка / View → Show → Gridlines. На мой субъективный взгляд это делает всю таблицу чище. Но если пользователю, которому вы пересылаете таблицу, нужно делать в ней доп.расчёты или просто с ней работать, иногда бывает лучше сетку оставить.
Добавь форматирование чередующимися строками, там, где это возможно и не сильно нагрузит таблицу визуально (сводные/умные таблицы, реестры на много колонок и т.п).
Используй возможности умных таблиц везде где только можно. Они реально прикольные!
Изучи возможности внешних границ ячеек! Они не обязаны быть только сплошными!
Неплохо бы поиграться и с форматами дат. Например, если вся таблица называется «Платежи 2025», то повторять год в дате не обязательно.
Отсортируй таблицу, если её смысл позволяет (по сумме/дате/названию)
Помни, что в нерегламентированных таблицах, можно играться размером шрифтов. Не всегда данные средней важности должны занимать много места
��сли у тебя рядом несколько таблиц и/или разделов одной таблицы/отчёта, между которым есть пустые строки/колонки, сделайте эти разрывы маленькими. Зачем вам большие пустоты?
Если хочется скрыть какие-то столбцы/строки, то для внешних пользователей лучше сделать это через группировку Данные → Структура → Группировать / Data → Outline → Group. Тогда они будут знать что вы что-то скрыли и не будут гадать над ошибками при копировании.
Сделай одинаковый шрифт, если копировал данные с разных мест
В различных сводных многоуровневых таблицах, имеет смысл добавить отступ тексту. Там глаз сразу отличает сводную строку от её составных частей.
Вот это неплохо:
Но также лучше!:
Вот такие, на самом деле очень простые и требующие минимального времени правки сделают любую таблицу действительно профессионально выглядящей. Твоим же коллегам и контрагентам станет в разы легче её воспринимать, читать и просто с ней взаимодействовать.
Ок. Ты понял, что твой файл будет использоваться другими, а значит надо его сделать красивым. Теперь даже знаешь какими методами.
Но вот что именно ты будешь форматировать? Какую именно таблицу/отчёт/сводную и т.п. форматировать то? Как понять, что именно надо создавать?
А для этого...
