Начало тут https://habr.com/ru/articles/980776/
II. ПОЙМИ ДЛЯ ЧЕГО ТЫ СОЗДАЕШЬ ЭКСЕЛЬ ФАЙЛ!!!
По своей сути, каждая новая экселька это отдельный мирок. Я бы даже выразился "некая от отдельная приложуха"! И чтобы она была живой, понятной не только тебе и действительно стала полезным инструментом ты должен понять, а на какой вопрос она отвечает?
Это не совсем ТЗ. Тех.задание (пусть и самому себе) ты будешь продумывать в голове на следующем шаге. А это чуть более глубокий вопрос: какую именно потребность ты закроешь в самом конце, проделав кучу работы, всё собрав, подсчитав и отформатировав?
Мне нужен пополняемый трекер задач на следующую неделю
Нужно показать начальнику среднюю ставку по сотрудникам департамента за текущий год
Заказчику фрилансера нужен калькулятор для расчёта стоимости проекта
Нужен дашборд по департаменту за месяц, который рассылается на всех руководителей проектов
Нужен единый справочник услуг для размещения на общем ресурсе.
Нужен отчёт по продажам за предыдущий месяц для начальника.
Обратите внимание, что каждая из описанных выше потребностей включает в себя несколько важнейших разделов:
Что именно делается: реестр / отчет/ калькулятор и т.д.
Кто становится реципиентом файла: менеджер / ты сам/руководитель / неограниченный круг лиц и т.д. и т.п.
Что именно получает реципиент: информацию / калькулятор / справочник / реестр и т.д. И это не пересекается с пунктом 1. Реестр может быть для информации, а отчёт как справочник.
Регулярность получения реципиентом файла: разово / регулярно несистемно / регулярно с фиксированной датой/постоянный доступ и т.п.
Степень доступа к данным: только я сам / конкретный коллега / руководитель / случайный пользователь и т.д.
Не надо запоминать этот список. Он далеко не полон и твоя главная задача понять суть: кто когда как зачем и для чего пользует файл напрямую влияет на то, как когда и с каким уровнем сложности и детализации ты создаёшь свой файл.
Ведь вежливость профессионала не только в красоте, не только в удобстве, но и в продуманности структуры файла. Причём продуманности для конечного пользователя! Просто представляйте семя программистом делающим самое удобное приложение 😊
Так как же потребность влияет на конечную реализацию?
Пополняемый трекер задач на следующую неделю делается для себя любимого, а значит может быть каким угодно, может использовать любые инструменты Экселя и в целом пофиг как сделан. Мне удобно и ладно.
Когда нужно показать начальнику среднюю ставку за месяц, пойми. Главное слово тут – ПОКАЗАТЬ! Если разово, то вообще круто. То есть сделанная на коленке таблица с расчётом без подписей и разными шрифтами тоже покатит! Главное – итоговая цифра!
Калькулятор для расчёта стоимости проекта заказчиком фрилансера уже серьёзный инструмент, который должен предусматривать не только возможность обновления всех параметров заказчиком самостоятельно, но и использовать понятные ему инструменты. Ведь поддержка файла будет на стороне заказчика. Не знает он Power Querry? Не вставляй. Не умеет пользоваться умными таблицы – предусмотри этап обучения. Не знает, как обновлять размер выпадающего списка? Сделай его обновление автоматическим.
Дашборд по департаменту за месяц потребует дашбордовой красоты - регулярных обновлений - наличия проверок на полноту данных. Но при этом освобождает от необходимости демонстрации подноготной файла. Дашборд это в первую очередь дашборд! Важны графики / таблички / украшательства и чистота + корректность данных. PoqwerQyerry, PoqwerPivot, скрытые столбцы, корявые таблицы в разных частях листа, ручной ввод параметров – всё на усмотрение создателя. Главное чтобы красиво, вовремя и точно.
Единый справочник на общем ресурсе требует блокировки доступа пользователей к структуре файла вплоть до полного скрытия листов через VBA, красивого оформления и удобной фильтрации. При этом позволяет использовать любую внешнюю структуру. Правда, надо очень аккуратно с внешними связями (чтобы не слетало)
Отчёт по продажам для начальника в свою очередь потребует структуры, быстро и легко адаптивной к изменениям. Начальники очень любят играть в «а добавь сюда вот такой показатель»
Вот и получается, что где-то можно вставить скрытые столбцы и не заморачиваться что их кто-то сломает. Где-то пофиг на размер файла и сложный PowerQyerry запрос. А где-то надо быстро заВПРить данные.
Но есть и плохая сторона подхода вышеописанного подхода.
Бесчисленное количество раз меня просили сделать «разовый» отчёт / расчёт, который превращался в регулярную задачу. Так же как сделать нечто, что долж��о было стать чем-то регулярным, а использовалось от силы 2 раза.
Для избегания таких ошибок нужен опыт, многократные уточнения запроса и потребностей, а также привычка сразу делать файлы обновляемыми (формулы и ссылки вместо копирования значений). Она реально спасает.
Кстати! Не стесняйтесь так и спрашивать: «Какую потребность должен закрыть данный файл?» Люди сами зачастую не понимают, что они хотят! Им нужно раз в месяц увидеть одни среднюю цифру, а они просят дашборд.
Второй раздел dtcm получился текстовым, но без этого некуда. Забыв задать этот главный сакраментальный вопрос про потребность, ты с вероятностью 90% потеряешь время, которое деньги, и качество, которое и создает тот самый образ профессионала Эксель.
Так вот. Ты определился с тем, что именно тебе нужно сделать в файле с точки зрения структуры. Калькулятор какой-нибудь или отчёт. Что дальше то делать? Какие экселевские приёмчики сделают твой файл профессиональным и действительно крутым?
см. ч3
