Нашла и перевела: Ксения Мосеенкова
Анализ рисков проекта помогает управлять проектом от начала до конца, чтобы исключить или сократить потери или неудачи в бизнесе. Причины рисков зависят от типа, сложности и продолжительности проекта. Цель анализа рисков проекта состоит в том, чтобы выявить возможные угрозы и сделать предварительную оценку последствий, а также запланировать меры по их снижению. В данной статье мы постараемся понять, зачем организация должна проводить анализ и управлять рисками проекта, а также приведём примеры некоторых распространённых рисков, с которыми сталкиваются в управлении проектами, и тех рисков, которые можно выявить при анализе проектных рисков.
Почему важно анализировать риски проекта?
Анализ рисков проекта важен, потому что он помогает руководителям проектов определить сильные и слабые стороны, а также потенциальные возможности во время или после завершения проекта. Чтобы провести эффективный анализ рисков, необходимо изучить и ознакомиться с потенциальными проблемами или угрозами «высокого риска», которые могут негативно повлиять на плановый ход проекта.
Чтобы сдержать и минимизировать потери, важно перечислить все неожиданные события, которые могут нарушить процессы, ресурсы и технологии в текущем проекте. Необходимо разработать комплексную стратегию снижения рисков, включающую в себя план тщательной подготовки. Главная цель анализа рисков проекта — минимизировать величины внешних и внутренних рисков. Идея заключается в том, чтобы применить проактивный, а не реактивный подход к управлению проектом. Это поможет убедить заинтересованные стороны в том, что несмотря на трудности, цели проекта будут достигнуты. Анализ рисков позволяет создать основу для устранения уязвимостей и использования возможностей, связанных с этими рисками. Решение задач, связанных с анализом рисков, требует участия опытного менеджера проекта и квалифицированных технических специалистов, способных эффективно управлять рисками в рамках своей компетенции.
10 распространённых типов проектных рисков
Технологический риск
Ведение проекта с технологической точки зрения представляет собой сложную задачу из-за постоянного внедрения новых технологий. Технологический аспект проекта является критическим фактором для обеспечения безопасности данных, оказания организационных услуг, соответствия требованиям и информационной безопасности. Риски, связанные с технологиями, более сложны из-за необходимости обучать персонал и закупать новое программное обеспечение при внедрении новых ИТ-решений. Есть также другие риски, связанные с технологиями, например, проблемы с обслуживанием, которые могут привести к задержкам и провалу проекта.
Коммуникационный риск
Эффективное и своевременное общение является ключевым принципом работы, который необходимо строго соблюдать при управлении проектом. Организация встреч с заинтересованными сторонами, такими как спонсоры проекта, помогает своевременно отслеживать изменения, перераспределять задачи и создавать продуктивную атмосферу в команде. Несмотря на наличие всех необходимых каналов связи и гаджетов, члены команды иногда пренебрегают важнейшими компонентами эффективной коммуникации, что может привести к потере данных или дезинформации и, в конечном итоге, к провалу проекта.
Риск изменения объёма проекта
Несанкционированные изменения в первоначально запланированном объёме проекта могут привести к дополнительным расходам на новые фичи, продукты или функции. Этот риск актуален для большинства проектов и иногда становится необратимым, так как некоторые из дополнительных функций могут быть критически важны для успеха проекта.
Риск затрат
Неправильное управление ресурсами проекта из-за излишне высокого бюджета или других ограничений могут представлять угрозу для успешного завершения проекта. Если затраты на проект превышают запланированные в бюджет суммы, риски могут переключиться на другие операции и сегменты рабочей силы. Сокращение ресурсов также может способствовать возникновению риска масштаба.
Операционный риск
Проект может остановиться или провалиться из-за неэффективного выполнения критически важных операций и основных процессов, таких как производство или закупки. Риски могут привести к прямым или косвенным убыткам из-за несоответствия или неудачных показателей качества, количества или стратегий. В зависимости от типа проекта, к операционным рискам могут относиться:
риск ИТ-системы;
риск прямого внедрения, связанный с людьми и процессами;
риск косвенной реализации с участием людей и процессов;
риск финансовых возможностей.
Риск здоровья и безопасности
Безопасность труда и охрана здоровья — это вид риска, который может нарушить соблюдение корпоративных стандартов. Компания должна регулярно проверять и оценивать стандарты безопасности и охраны здоровья, чтобы выявлять потенциальные риски, которые могут привести к убыткам или штрафам. Риск также может привести к ухудшению состояния здоровья сотрудников или клиентов, а репутация компании может быть под угрозой. Руководство несёт ответственность за постоянный мониторинг рисков для здоровья и безопасности в помещениях компании и в рамках её продукции или услуг.
Риск, связанный с квалифицированными кадрами
Использование внутреннего персонала представляет собой потенциально высокий проектный риск, поскольку иногда работы по проекту выполняются в разных местах, требуя присутствия собственного персонала. Наложение волн может стать источником проблем. Некомпетентность персонала в различных проектных подразделениях — ещё один риск, который может привести к дополнительным расходам на переобучение или перевод персонала.
Риск эффективности
Когда проект не достигает запланированных результатов, возникает риск, связанный с его эффективностью, который может повлиять на общую эффективность бизнеса. Эта проблема может потребовать дополнительного финансирования, возможного штрафа за невыполнение проекта и оказать влияние на позицию конкурентов.
Рыночный риск
Невыполнение проекта может вызвать рыночный риск, который позволит конкурентам воспользоваться ситуацией для нанесения ущерба бизнесу и вытеснения его с рынка. Другой рыночный риск может возникнуть на товарных и иностранных рынках, не соответствующих первоначальным оценкам проекта. Ликвидность, кредиты и колебания процентных ставок также могут отвлечь рынок от продаж.
Риск внешних опасностей
Потенциальные неблагоприятные события, находящиеся вне контроля руководства проекта, представляют потенциальные риски. Эти риски могут проявляться в различных формах, таких как терроризм, ураганы, наводнения, вандализм, землетрясения и гражданские беспорядки. В случае наступления таких событий проект может быть остановлен. Принимая соответствующие меры контроля, организации могут предотвратить значительный ущерб или потери, вызванные непредвиденными внешними опасностями.
6 рекомендаций по устранению проектных рисков
Многим крупным и наиболее технологичным проектам присуща неопределённость. Организации часто сталкиваются с проблемами из-за неудачных или несоответствующих мер по уменьшению рисков проекта и чрезвычайных ситуаций. Ниже перечислим шесть мер по снижению проектных рисков, которые помогут сохранить ваш проект в рабочем состоянии.
Определите риски
Необходимо подготовить и изучить список всех возможных рисков, которые могут повлиять на проект. Убедитесь, что ключевые заинтересованные стороны понимают цели и задачи проекта, проведя серию мозговых штурмов. В отчёте по результатам встреч должны быть отражены все уровни рисков.
Расставьте приоритеты и сообщите о рисках заинтересованным лицам
Так как риски оказывают различное влияние на проект, выберите и разработайте эффективную стратегию снижения рисков, которая может привести к наибольшим потерям. Целесообразно будет выстроить шкалу и классифицировать риски, а затем сосредоточить усилия на самых значимых угрозах и обсудить их с руководящим комитетом проекта. Отчётность о рисках также помогает руководителям проекта контролировать каждый шаг.
Соотнесите вероятность каждого риска с его воздействием
Каждый потенциальный риск может иметь низкое, среднее или высокое воздействие на проект. В команде можно разработать матрицу вероятностей, которая соотносит риски с их возможными последствиями. Эта матрица поможет принимать решения относительно вероятности риска по сравнению с его воздействием для
принятия своевренных мер. Привязка риска к его потенциальному воздействию также критична, поскольку обеспечивает руководство планом действий проекта для эффективного контроля.
Разработайте комплекс мер реагирования
Путём разработки стратегии реагирования на риски проекта вы предотвращаете возможные угрозы или уменьшаете негативные последствия, если проблема неизбежна. Также важно регулярно пересматривать и отслеживать риски, чтобы не пропустить возможность предотвратить потенциальные угрозы.
Составьте план действий на случай непредвиденных обстоятельств для каждого риска
В случае возникновения риска команда должна иметь быстрый и надёжный план действий для непредвиденных обстоятельств, готовый к применению. План должен предотвращать или минимизировать дальнейший ущерб и предотвращать продолжение кризиса. Привлеките всех заинтересованных сторон к планированию и осуществлению плана действий в чрезвычайных ситуациях. План действий в чрезвычайных ситуациях должен содержать ответы на следующие вопросы:
Какие шаги нужно предпринять для снижения вероятности возникновения риска?
Что необходимо сделать для управления риском в случае его появления?
Как эффективно использовать возможности, которые открываются в связи с риском?
Записывайте и отслеживайте риски вместе с соответствующими задачами
Регистрация потенциальных рисков на уровне соответствующих задач или процессов помогает руководству следить за возможными угрозами. Важно записывать обнаруженные риски в специальном реестре и хранить их на центральном сервере проекта на протяжении всего его выполнения. Поскольку для контроля каждой задачи может быть назначен отдельный ответственный сотрудник, становится легко отслеживать каждый потенциальный риск и разрабатывать соответствующие меры. Кроме того, такие записи позволяют заинтересованным сторонам сосредоточиться на текущем состоянии проекта.
Обсуждать управление рисками в IT продолжим на открытых уроках:
13 марта: «Командные риски. Что может пойти не так с командой ИТ-проекта, как измерить и предотвратить угрозы?». Записаться
20 марта: «Выявление рисков: основные инструменты идентификации рисков, основные угрозы и уязвимости, средства контроля». Записаться