Процесс ориентированная структура управления Intranet в организации. Модель внедрения

Аннотация

Данная работа описывает детальную структуру процессов и ролей, необходимых для управления интранетом организации, представляющую собой набор шаблоны, необходимые для развертывания проекта, и снижения риска его провала.
Исследование задач, необходимых для запуска и эксплуатации интранет, показывает, что структура процессов может быть разделена на четыре категории. Первая и вторая категории вовлекают деловую сторону решения интранет и одержат бизнес-процессы, в которых информация производится и потребляется. Третья и четвертая категории включают информационную систему, которая управляет информационным наполнением и приложениями. Так же в работе описана модель внедрения интранет в Администрации города.

1. Введение

1.2 Интранет порталы

Интранет порталы — это приложения, которые позволяют компаниям не только делать доступной информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, но и предоставлять инструменты, необходимые для поддержки совместной работы, для принятия обоснованных управленческих решений.
В настоящее время организации разрабатывают и разворачивают intranet, для улучшения внутрикорпоративных коммуникаций и облегчения распределения информации. Чаше всего, интранет решения не интегрировано в бизнес-процессы организации и обязанности сотрудников, так же не определена инфраструктура и информационное наполнение интранета.
Отсутствие интеграции может привести проект внедрения intranet к неудаче из-за несвязанного или устаревшего (неактуального) информационного наполнения.
Основные функции корпоративного интранет-портала:
• Информационное обеспечение — EIP (Enterprise Information Portal) — Корпоративный информационный портал;
• Доступ к корпоративным приложениям — EAP (Enterprise Application Portal) — Корпоративный портал приложений;
• Взаимодействие сотрудников компании и экспертов — EEP — (Enterprise Expertise Portals) –Корпоративный экспертный портал;
• Организация совместной работы — ECP (Enterprise Collaboration Portal) — Корпоративный портал совместной работы;
• Аккумулирование корпоративной информации — EKP (Enterprise Knowledge Portal) — Корпоративный портал управления знаниями.
Все интернет — технологии базируются на платформо-независимой программе просмотра (любой браузер), и не требуют установки специального программного обеспечения.
Интранет-порталы открыты для наращивания функциональности и интеграции с другими информационными системами Компании (КИС). Это позволяет создавать корпоративный интранет — портал эволюционным путем и развивать его по мере возникновения новых задач, интегрировать его с КИС компании.
Intranet менеджмент – задача обслуживания и обеспечения корпоративного интранета, который в свою очередь поддерживает корпоративные задачи сотрудников компании.
Intranet менеджмент состоит из следующих действий:
• создание и обновление информационного наполнения,
• поддержки пользователей,
• управления учетными записями пользователей и разрешениями на доступ,
• обслуживание программных и аппаратных компонентов.
Несмотря на очевидную потребность управления внутрикорпоративным порталом, многие проекты не включают планирование организационной структуры. Следовательно, не определяют обязанности и процессы, что ведет к несвязной и устаревшей информации, делая интранет портал, непривлекательным для пользователей. Отказ использования пользователями интранет портала приводит к уменьшению качества и скорости обмена информацией и решения текущих задач и как следствие уменьшению нормативных показателей прибыльности компании и увеличение коммуникационных потерь.

В данной работе автор описывает структуру для эффективного управления интране-том организации. Эта структура представляет собой базовый набор бизнес-процессов, представленных в виде шаблонов, необходимых для управления интранетом. Для внедре-ния интранета эти шаблоны могут быть дополнены и изменены согласно нуждам органи-зации. Бизнес-процессы, которые потребляют информацию от интранет и производят ин-формацию для интранет непосредственно интегрированы в эту структуру.
Поэтому, бизнес-процессы, которые потребляют информацию от интранет и производят информацию для интранет, непосредственно интегрированы в представленную структуру.

2. Структура управления Интранет

Данная структура разработана как интерпретация структуры управления документооборотом и состоит из процессов и ролей. Каждый процесс состоит из набора задач и очередности их выполнения. Каждой задаче назначена роль, косвенно связывающая сотрудников с задачами. Такое косвенное представление отношений задач с потребителями позволит в одном месте изменять их. Пример косвенных отношений задач с потребителями показан в табл. 1.
Таблица 1. Матрица связности сотрудников и ролей.


Из табл.1 следует, что нельзя непосредственно без ролей назначить задачи сотрудникам, каждая роль – это только одна задача, одной роли могут быть назначено несколько исполнителей. Такое опосредованное отношение облегчает управление сотрудниками. Всякий раз, когда один человек заменен другим, то обновлению подлежат роли, а связанные задачи остаются неизменными.

Таблица 2. Матрица связности ролей и задач.

2. 1 Роли

В пределах данной работы были определены следующие роли в управлении интранетом.
• Автор – это лицо, ответственное за производство и обновление определенной части информационного наполнения интранета.
• Контент менеджер координирует информационное наполнение, произведенное различными авторами, отвечает за последовательность изложения материала и контроль дублирования или искажения. Не прошедший проверку материал отправляется на доработку авторам.
• Web-мастер (Интранет администратор) представляет интерфейс между стороной информационного наполнения и технической стороной управления интранетом. Основная задача Web-мастера состоит в том, чтобы сохранить работоспособность динамического информационного наполнения (работоспособность ссылок, картинок, форм). Кроме того, web-мастер выполняет несколько административных задач, связанных с web-приложениями – преобразование документов в соответствующий формат, создание форм, установка связи между несколькими документами с помощью гиперссылок и т.д.
• Системный администратор ответственный за работоспособность используе-мого оборудования и программных продуктов. Основные задачи системного администратора – установка оборудования и программных продуктов, их на-стройка и обслуживание.
• Сотрудник технической поддержки (Support) конечных пользователей и контент менеджеров, позволяет решить проблемы, возникающие с работой интранет системы. Проблемы, которые не могут быть решены сотрудником технической поддержки, отправляются компетентным специалистам.
• Тренер ответствен за обучение пользования интранет системой конечных пользователей, авторов, и контент менеджеров.

2.2 Категории процессов

2.2.1 Бизнес-процессы

Бизнес-процессы определяются направлением деятельности организации. Цель интранета должна состоять в том, чтобы предоставить любому бизнес-процессу точную информацию, удовлетворяющую ее информационным потребностям. Управления интранетом должны поддерживать его первичную цель эффективно, насколько это возможно. В пределах структуры управления интранетом эти процессы, которые потребляют информацию от интранет, принадлежат первой категории бизнес-процессов.
Вторая категория представляет копию информационных потребителей – а именно, бизнес-процессы, которые производят информацию. Производящий информацию процесс несет ответственность за создаваемый контент. Данная категория процессов создает, обновляет и удаляет старую информацию. Любой бизнес-процесс может потреблять и производить информацию, таким образом принадлежать первой и второй категории одновременно, в зависимости от контекста.
Третья категория включает информационные процессы для управления информацией в интранет системе. Это создание, размещение, обслуживание, удаление и использование информации в интранет системе.
Процессы, ответственные за выполнение необходимых программно-аппаратных компонентов, принадлежат четвертой категории. Это такие задачи как установка, администрирование и поддержка.
Информация хранится среди множества систем, которые могут располагаться где угодно, при этом интранет портал станет средой для интеграции этой информации.
Первая и вторая категории – то есть, бизнес-процессы для потребления и производства информации – отражают деловые аспекты структуры, тогда как третья и четвертая категории представляют аспекты информационной системы.

2.2.2 Базовые процессы

Основное преимущество использования базовых процессов — использование их как шаблонов. В проекте эти процессы могут быть доработаны к индивидуальным потребностям компании, избегая потребности разрабатывать новые процессы с нуля.
Графическое представление используется, чтобы визуализировать базовые процессы.

Создание информации.


Обслуживание информации.


Удаление информации



Использование информации



Размещение информации.


Техподдержка.


Администрирование пользователей.


Обучение.

3. Модель внедрения интранет в компании

Концепция корпоративного портала (интранет портала) — это новая концепция организации, позволяющая создать единую рабочую среду с одним интерфейсом, в кото-рую интегрированы все информационные системы организации. Сотрудник в итоге полу-чает доступ к необходимой информации и функциям согласно его задачам в одном месте.

Портал обладает внешними и внутренними связями с различными сервисами, источниками и потребителями информации, которые находятся как внутри организации (информационные системы), так и снаружи (Интернет). Внешними источниками могут служить веб сайты, погодные и валютные информеры, новостные ленты, сервисы заказа билетов и т.д. Внутренние связи обеспечивают связь с информационными системами, документами, сервисами и БД используемыми в организации.

Архитектура интранет портала.


Как уже говорилось выше, основными функциями корпоративного интранет портала являются информационное обеспечение, доступ к корпоративным приложениям, взаимодействие сотрудников компании и экспертов, организация совместной работы, аккумулирование корпоративной информации. Предполагается эволюционное внедрение и наращивание функционала интранет системы, по мере усложнения реализуемых задач. На начальном этапе предполагается обеспечить интранет портал функциями информационного обеспечения, организации совместной работы, аккумулирование корпоративной информации. Планируется создать информационный корпоративный портал на базе свободно распространяемой системы управления контентом, так же на базе этой системы планируется развернуть корпоративный экспертный портал. Остальные функции, такие как организация совместной работы и аккумулирование корпоративной информации, следует развернуть на базе Microsoft Office SharePoint Server, который обладает необходимым функционалом для данных задач. В связке двух систем сотрудники организации получат необходимые сервисы, не только для поиска и получения актуальной информации, но и инструменты необходимые для поддержки совместной работы.

Литература
1. Telleen, S.L., Intranet Organization: Strategies for managing change, www.iorg.com/intranetorg
2. Campbell, I., The Intranet: Slashing the Cost of Business, International Data Corporation, big.ids.net/intranetdev/idc/report.html
3. Avison, D., Lau, F., Myers, M., Nielsen, P.A., Action Research, in: Communications of the ACM, Vol. 42, No. 1, January 1999, S. 94-97
4. Thomas H. Davenport, PhD, " Some Principles of Knowledge Management", Copyright © 1996 by: Graduate School of Business, University of Texas at Austin, www.bus.utexas.edu/kman/kmprin.htm
5. Copyright © 1997 The Society for Organizational Learning, learning.mit.edu/index.html
6. Paul Strassmann, Copyright ©1997, " The Value of Computers, Information, and Knowledge", Copyright ©1996, www.strassmann.com/pubs/cik-value.html