Хочу поделится с сообществом своим опытом по регистрации и сопровождению юридического лица в России под свой IT проект. Самый главный посыл в том, что если вы решили стать официальной компанией, либо узаконить денежные поступления за свой IT продукт или услугу, то вы сразу потеряете часть своего времени и нервов на сопровождение бумаг юридического лица. Об этом много писали в духе ‘я весь год по ночами проектировал нейросеть распознающую искренность улыбок на фотографиях, и когда решил легально продавать эту супер продукт через свою фирму — у меня всплыла проблема острой нехватки времени на доработку приложения’. Вы были разработчиком, а теперь придётся стать ещё и менеджером, юристом и бухгалтером. Я постараюсь предостеречь от необдуманного решения объяснив, почему регистрировать юридическое лицо лучше после успешного запуска продукта, и какие сюрпризы могут вас ждать в будущем если вы все же учреждаете компанию.
Я не рассматриваю вариант с открытием компании за пределами РФ. Все описанное актуально для случаев когда: у вас в команде один, два, три человека; у вас нет первоначальных инвестиций $ 100 тыс и все финансируется “на ходу” из своих скромных доходов от основной работы “на дядю” (т.е. нет возможности залить все беды деньгами); есть желание все сделать грамотно и законно в РФ.
Сначала моя история (ну очень коротко). Россия, Москва. Несколько лет назад я и мой друг решили организовать свой web-проект. Один — профессиональный web-разработчик, другой — профессиональный финансист. Работали мы в разных компаниях, полный рабочий день. Средства на свой проект выделяли из своих заработных плат. Над проектом работали по вечерам и в выходные. Мы собирались на обсуждение и проектирование (не без пива конечно) и через долгое время, когда появились первые рабочие страницы сайта — пришло время решений (как нам казалось в то время). Предстояло решить несколько проблем:
1. Необходимость покупки сервисов сторонних компаний, причём как физ лицо мы не могли заключить договор. Сотрудничество могло быть только как юрлицо с юрлицом.
2. Мы планировали получать оплату за свои сервисы с помощью банковских карт (visa, mastercard), для чего также необходимо было юридическое лицо.
3. Кроме того, друг получил интересное предложение из заграницы и собирался отъезжать из РФ. Встал вопрос как поделить шкуру ещё не убитого медведя, одно из решений — учреждение юрлица в равных долях.
Итак, решение принято открываем юридическое лицо. С организационно-правовой формой вопрос не стоял — Общество с Ограниченной Ответственностью. Вариант с Индивидуальным Предпринимателем не годится так как участников двое, но самое главное — это ответственность по договорам всем своим (как физическое лицо) имуществом. Даже простота регистрации и ведения документов ИП не стоит того, чтобы подвергать своё имущество риску. ОАО и ЗАО не годится, так как регистрация и ведение документов на порядок сложнее и дороже чем в случае ООО.
Две недели на чтение тематических сайтов по регистрации ООО, выбор юридической компании, консультации у юристов для уточнения деталей. Аванс и поехали. Регистрация ООО в Москве оказалось очень простым делом, у юристов все поставлено на поток.
Факт 1. Регистрация ООО через юристов проходит очень просто, быстро, дёшево. 15 тыс. руб., несколько совместных поездок в нотариус и налоговую, чтобы поставить роспись.
Совет 1. Не делайте самостоятельную регистрацию ООО. Доверьте это дело юристам. Вы же разработчик, ваше время — дороже 15 тыс рублей. Хоть процесс регистрации и расписан в интернете — дьявол в деталях. Придётся сочинять самостоятельно устав, учредительные документы, возить это все по различным инстанциям. Вы будете в разъездах и очередях, будете постоянно отпрашиваться с работы (а причина отъездов звучит так же неэтично как “я на собеседование”), будете переписывать неточные формулировки. Это может растянуться от трёх месяцев до полугода и даже года (такой опыт есть у знакомых, которые “сами с усами”) и будет выматывать нервы.
Далее, юристы сказали, что пришла пора периодических отчётов в различные государственные инстанции. У них была услуга бухгалтерия на outsourcing, стоимость около 30 тыс. в месяц. Мы отказались, нашёлся знакомый бухгалтер, который за 3 тыс. руб. готовил наши первые пакеты документов во все инстанции. Далее бухгалтер отказался нам помогать в связи со сменой профиля деятельности, отчётность я стал делать самостоятельно аналогично предыдущим. Итого — ни одного штрафа.
Самое сложное это отчётность в гос органы, а именно ежемесячная/ квартальная/ годовая отчётность в ФНС, ФСС, ПФР, Росстат.
Факт 2. Если у вас есть юрлицо, то значительную часть вашего времени съест именно официальная отчётность в гос органы. А точнее мониторинг изменения законодательства и изменения форм отчётности, расчёт основных показателей и заполнение форм отчётности, предоставление отчётности в гос органы.
Факт 3. Юрлицо даже если она не начала свою хозяйственную деятельность каждый месяц съедает деньги. Конкретно в случае если вы ещё не начали хозяйственную деятельность: оплата за ведение банковских счетов, оплата фиктивного официального почтового адреса, услуги юристов по изменению документов в связи с изменением законодательства, штрафы за не предоставленные отчёты (если таковые имеются). В добавок к этому, как только вы начали свою хозяйственную деятельность и выплату зарплаты: налоги, страховые отчисления.
Прежде чем залезть в лодку проверьте наличие весел в спасательных шлюпках. К чему это я написал? Чуть не забыл: коротко это можно охарактеризовать как “не пошло”. Наступили на известные по “разбору полётов” прочих стартапов грабли. Думали, что с руками оторвут, но что-то клиенты к нам не торопились. Долго и мучительно мы шли к решению, что юрлицо необходимо ликвидировать.
Возможны три варианта ликвидации. Я выбрал реорганизацию в форме слияния, так как при этом вероятность неблагоприятных последствий на очень низком уровне, и это чуть побыстрее и дешевле чем полная ликвидация. Весь процесс продлился 7 месяцев, минимально возможный срок — 6 месяцев. Стоимость 70 тыс. руб.
Факт 4. Нормальная (без последствий) ликвидация ООО — процесс сложный, долгий, дорогостоящий.
Какие вопросы/проблемы своего проекта мы решили учредив юрлицо? Никакие!
1. Самое главное: фирма нужна тогда и только тогда, когда вас раз десять (а лучше сто или тысячу) спросили куда перечислить деньги за ваш продукт? То есть тогда когда у вас покупают продукт/услугу/сервис.
2. Оплата через банковскую карту опять же нужна когда вы востребованы.
3. Сервисами которые предоставляются только юрлицу мы так и не воспользовались, нашли компании работающие с физлицами.
Последствия:
1. Ведение документов съело чувствительную часть времени выделяемого на проект у одного из участников проекта.
2. Ведение документов потратило нервы одного из участников проекта, мотивация заниматься проектом снизилась.
3. Были потрачены финансовые ресурсы, которых бы хватило на многие сервисы и фреймворки для проекта.
4. Ликвидация фирмы оказалось затратным и долгим делом, что не было учтено вначале. Приятные воспоминания нивелировались долгой агонией с ликвидацией юр лица.
5. Был получен опыт, который надеюсь пригодится в будущем.
Далее отдельные советы, которые не вошли в повествование, но могут оказаться полезными:
1. У ООО обязательно должен быть почтовый адрес, все документы присылаются на него. У нас был фиктивный почтовый адрес. Забрать одно письмо стоило 500 рублей, можно было взять безлимит за 3 т.р. Обычно это письма о размере страховых взносов на будущий год, извещения о налогах, поздравления от банка, реклама. Обычно приходил в офис компании дающие адрес и мы вместе с менеджером разбирали пачку писем на адрес ООО. В итоге он точно определял где реклама, я определял где информация о новых страховых тарифах (я его не забирал), оставались настоящие извещения которые я выкупал. В процессе ликвидации подтвердилось, что ни одного важного письма я не пропустил.
2. Государственные инстанции к которым вы прикрепляетесь определяются вашим юридическим адресом. Таким образом, если в арендуете только адрес и почтовое обслуживание, то лучше выбрать такое место чтобы все было рядом. Адрес вы выбираете до регистрации юр лица, поэтому определиться необходимо заранее. Ваш юридический адрес, отделение вашего банка, ФНС, ФСС, ПФР должны быть как можно ближе друг к другу, чтобы возможно было объехать их за один раз. Выбор адреса с учётом близости этих объектов сэкономит много времени в дальнейшем.
3. Найдите себе бухгалтера, который вас проконсультирует по первой отчётности. Самостоятельно разбираться очень долго и скорее всего что-то важно упустите, а потом придётся точно нанимать профессионала расхлёбывать всю кашу, которую вы заварили.
4. Выбираете себе виды деятельности, которые не облагаются повышенными страховыми взносами. Если вы в дальнейшем планируете заниматься лицензируемой деятельностью, то лучше ее не указывать на этапе регистрации, а “подключить” потом когда пойдут первые реальные клиенты.
5. Получите возможность делать покупки для дома в оптовых магазинах (metro и т.д.).
6. Сразу же после регистрации юрлица есть облегчённая версия отчётности так называемая “нулевая отчётность”. Когда достаточно указывать только свои “позывные”, а в показателях ставить нули. Этот период заканчивается сразу же после первого наёмного сотрудника или первого реального вознаграждения за продукт, а сложность отчётности возрастает на порядок. Если вы не набрали обороты, то лучше официально не проводить ничего, а сидеть как можно дольше на нулевой отчётности. Либо если деятельность пошла и ваше вознаграждение, например, всего 1000 евро в месяц, то на отчётность уйдет гораздо больше денег и лучше также переждать.