Простота на службе ваших ITSM процессов

[badmilkman]

часто их деятельность очень похожа на проведение детишек, выучивших очередную “бордюрную считалочку”

Похоже универсальная проблема. Но решение такое-же универсальное — оглашение реальной цели изменяемого процесса, на которую группа ориентируется при проработке изменения. В дополнение к информации в статье.
По чек-листам есть отличная статья. Также в дополнение

а затем заставить всех ими пользоваться

точно не получится.
Но, если грамотно мотивировать, в том числе через участие в «Комитете по изменениям», сотрудники поймут, примут и начнут ими пользоваться.