Год назад мы свернули попытку внедрить в компании OKR как средство целеполагания и синхронизации команды. Об этом есть отдельная статья. Однако ясно, что методология нужна и требуется развить культуру её использования. Работая над подходом к формированию целей и организации команды, я наткнулся на статью Кэтрин Китинг из Ad Hoc, описывающую формат постановки целей именуемый GEM (Goal -> Experiments -> Measure). Переведу как Цель → Эксперименты → Критерии (выбрал это слово, так как Мера(-ы) или Мерило звучат неоднозначно). Этот подход кажется мне интересным и доступным для внедрения, испытаю его на себе и после коррекций планируем попробовать внутри. Статья впервые публикуется в переводе на русский. Ссылка на оригинал ниже.

Кэтрин Китинг "Убери свои OKRы от моих GEMов.

Очень многие из тех, с кем я общаюсь в деловой среде, ненавидят OKR и SMART-цели. Цели, поставленные высшим руководством, зачастую расплывчаты; никто не знает, кем измеряются ключевые результаты, а единого пути «от постановки цели до ключевого результата» так и вовсе не существует.

Руководители и отдельные исполнители, которых я тренирую, часто говорят:«Что это за штука такая — OKR? Почему я этому следую? Почему это так непонятно и трудно? Неужели я недостаточно умен, чтобы прописывать SMART-цели? Почему я не могу просто сосредоточиться на тех задачах, которые мне поручили? Почему это моя премия и результаты работы напрямую со всем этим связаны?»

Многих менеджеров среднего звена просят «каскадным методом» применять метод OKR к своим командам (что редко заканчивается успешно), а некоторые компании и вовсе назначают людям персональные OKR. И мы видим как OKR и SMART-цели часто вызывают у людей чувства замешательства и разочарования.

Ориентироваться в них сложно, но это можно исправить. OKR сбивают с толку, потому что в них отсутствует самый важный компонент — план действий! За последние несколько лет я полностью отказалась от OKR и разработал свой собственный подход.

Я называю его GEMs: Goal → Experiments → Measures (Цель → Эксперименты → Критерии). Подход GEMs достаточно просто и понятен.

Если ваша компания хочет придерживаться запутанной системы OKR на уровне руководства, то пусть придерживается. Я объясню, как мы можем просто перенести существующие в нашей компании OKR в рамки GEMs. Структуру GEMs также можно использовать для перехода к SMART-целям.

Давайте рассмотрим, как работают GEMs.

Упрощенный способ ставить цель

Задача лидера команды заключается в том, чтобы задать четкое направление ее развития, которое позволит направить всех ее членов на достижение желаемых результатов.

Постановка целей очень важна. А еще более важным является достижение этих целей.
Один из главных недостатков SMART-целей и OKR — тот факт, что люди не совсем понимают их суть и пытаются одновременно поставить цель и понять, как ее измерить. Давайте пока забудем о всех мерах и просто подумаем о цели. Время подумать о своих самых грандиозных планах! Какие у вас цели?

Инвесторам нравится, когда мы увеличиваем доходы или расширяем клиентскую базу.
Сотрудники хотят знать, что клиенты довольны обслуживанием, которое они получают.
Для правительства и здравоохранения многие из предоставляемых нами услуг являются критически важными; от них могут зависеть человеческие жизни, поэтому важно, чтобы они были доступны и приносили обещанные результаты.
Что касается личных целей, это может быть желание больше спать или похудеть, чтобы лучше себя чувствовать. Или, например, пробежать марафон и подняться в горы.

Закроем глаза, сделаем глубокий вдох и представим себе будущее. Эта картина будущего и есть то, что должны представлять собой наши цели. Наши цели рисуют картину мира, в котором мы надеемся жить, когда окажемся в нем. Мы хотим, чтобы цели нас вдохновляли.Вот несколько отличных целей:

Мы увеличиваем уровень использования нашего продукта корпоративными клиентами.
Мы увеличиваем свой доход за счет премиальных клиентов.
Я больше сплю и чувствую себя отдохнувшим в течение дня.
Я ем больше здоровой пищи и худею.

Как можно этого достичь?

К этому моменту вы, вероятно, уже думаете о том, что эти цели нельзя назвать «измеримыми». Пока забудьте об этом и просто доверьтесь мне— к измерениям мы перейдем чуть позже.Сначала давайте подумаем о тех средствах, которые можно использовать, чтобы приблизиться к своей цели. Не сдерживайте и не ограничивайте себя — просто запишите все свои идеи. Вот несколько примеров:

Цель: Повысить уровень использования нашего продукта корпоративными клиентами.
Эксперимент: получить сертификат SOC2; ввести единую точку входа; задать административные роли; добавить скидки на объем в модель ценообразования; добавить управляемые клиентами ключи в базу данных; добавить представителей корпоративных клиентов; добавить услугу премиальной поддержки.

Цель: Начать питаться более здоровой пищей и похудеть.
Эксперимент: каждый день есть полезный салат; каждый день есть по яблоку; каждую неделю съедать по рыбе; два раза в неделю съедать авокадо; перейти на органические фрукты и овощи; ограничить время приема пищи до 8 часов в день

Будучи не ограниченными в измерении цели, мы становимся гораздо более креативными. Некоторые из наших идей просты, другие — сложны и запутанны.

Внесем порядок в общий хаос

Когда у вас накопится куча идей, отсортируйте их в том порядке, который кажется вам удобным и наиболее применимым.

Большинство людей располагают идеи в порядке, который, по их субъективному мнению, будет наиболее эффективным в рамках достижения цели. Другие же предпочитают располагать идеи исходя из легкости их реализации. Сортируйте их так, как удобно вам и вашей команде.

Однако не забывайте, что все это только идеи. Мы можем быть уверены в эффективности той или иной меры, но нужно помнить, что это всего лишь мнения. Будьте готовы к тому, что многие при выполнении этого упражнения будут отстаивать свою позицию! Некоторые будут утверждать, что, например, идея № 5 точно приведет нас к цели.

Уверенность — это здорово, и она тоже может вести в правильном направлении, однако я до сих пор не встречал ни одного человека, который мог бы точно предсказывать будущее. Будущее для нас — загадка, поэтому, все эти идеи — просто эксперименты. Некоторые из них помогут нам достичь цели, а другие — нет.

Понимание сути экспериментов — это единственное, что мне пригодилось из пройденного мной курса физики, и здорово, что есть возможность применить это знание на практике.

Как понять, что вы добились успеха?

Посмотрите на все эксперименты из вашего списка, и вспомните о вашей цели. Как узнать, что какой-то отдельно взятый из них позволил вам продвинуться в достижении цели? Выпишите несколько идей-показателей того, что вы посчитаете достижением поставленной цели.Мы хотим, чтобы меры, которые мы используем, были измеримыми и привязанными ко времени. Давайте рассмотрим несколько примеров:

Цель: Повышение уровня использования нашего продукта корпоративными клиентами.
Эксперименты: получить сертификат SOC2; ввести единую точку входа; задать административные роли; добавить скидки на объем в модель ценообразования; добавить управляемые клиентами ключи в базу данных; добавить представителей корпоративных клиентов; добавить услугу премиальной поддержки.
Критерии: два новых корпоративных клиента подписываются на наш продукт каждый квартал; NPS для корпоративных клиентов превышает 30 в течение 90 дней с момента начала сотрудничества.

Цель: Я ем больше здоровой пищи и худею.
Эксперименты: каждый день есть полезный салат; каждый день есть по яблоку; каждую неделю съедать по рыбе; два раза в неделю съедать авокадо; перейти на органические фрукты и овощи; ограничить время приема пищи до 8 часов в день.
Критерии: ;я сбрасываю 2 килограмма каждые 45 дней; я перехожу на брюки на размер меньше каждые два месяца.

Давайте подробнее рассмотрим эти показатели:

Все они легко измеряются.
Они не опираются на какую-то конкретную дату, к которой показатель должен быть достигнут.
Вместо этого они привязаны по времени к повторяющемуся графику. Другими словами, если мы проводим успешный эксперимент, мы можем продолжать измерения с целью обеспечить сохранение этого успеха.

Фактически, это — формирование привычки.

Всё для быстрого и эффективного непрерывного процесса

Эксперименты хороши тем, что всегда можно либо добавить новые, либо удалять те из них, что не приносят пользы. Наша цель — создать систему быстрого, эффективного процесса, который будет приводить к положительным результатам.

Если один из ваших ранних экспериментов продвигает показатель недостаточно далеко или недостаточно быстро, команда может просто внести в список дополнительный эксперимент. Эксперименты должны быть достаточно маленькими, чтобы их можно было реализовать относительно быстро. Следует назначить на них ответственных исполнителей и оперативно собирать обратную связь.

Если один из экспериментов не продвигает показатель, то от него следует отказаться. Такие компании, как Google, постоянно снимают с производства функции, которые не работают. Не нужно этого бояться. Наша цель — достижение результатов, поэтому если выбранный вариант не работает — просто попробуйте что-нибудь другое. Именно в этом и заключается гибкость.Относитесь к этому как к живому процессу, который совершенствуется с каждым экспериментом. Необходимо, чтобы команда была активно вовлечена в процесс. Кроме того, убедитесь, что вы добились некоторой автоматизации с целью упростить процесс сбора данных.

В чем проблема OKR и SMART-целей

Обратите внимание на то, что ни одна из мер в этих примерах не подразумевает «выполнение задания». Единственный способ узнать, был ли эксперимент удачным или нет, — измерить его результаты.

Именно на этом моменте многие планы проваливаются, а OKR и SMART-цели перестают приносить пользу. Эти подходы не предусматривают конкретного пути к реализации поставленных целей. А GEMs предусматривает.

В GEMs эксперименты выходят на передний план. Эти эксперименты четко определяют наш путь из пункта А (где мы находимся сегодня) в пункт Б (где мы хотим оказаться в будущем).
Создание такого пути из пункта А в пункт Б является важнейшей частью любого адекватного процесса роста — как для компании, так и для отдельно взятого человека.

Всегда ведите учет

Многие OKR и SMART-цели откладываются в долгий ящик, потому что не определен четкий путь их реализации. Давайте забудем об OKR и вместо них установим GEMs, которые позволят нам легко учитывать результаты.

С помощью GEMs легко составить оценочный лист для каждой цели. Оценочный лист можно активно вести как на еженедельных собраниях команды, так и на выходных, когда вы готовите еду на неделю вперед.

Вот как обычно выглядит оценочная карта. Здесь указана цель, а также эксперименты и меры. Мы используем простую систему красных, желтых и зеленых оценок для отслеживания мер. Мы также отмечаем, когда цель достигнута.

Пересечения с OKR и SMART-целями

Проще всего запомнить, что GEM расшифровывается как Goal → Experiments → Measures (ЦЭК = Цель → Эксперименты → Критерии). Надеюсь, по результатам нашего упражнения у вас появится больше инструментов для простой и эффективной постановки целей.

Я знаю, меняться трудно. Высшее руководство вряд ли откажется от OKR или SMART-целей. Не нужно пытаться заставить их. Если вам подходит GEMs, есть простой способ совместить этот подход с обеими системами.

Если ваша компания использует систему OKR:
Цель — это ваша задача (Object).
Критерии — это ваши ключевые результаты (Key Results).

В системе SMART-целей меры и цель достаточно просто объединить в единое целое. Вот несколько примеров:

Увеличить уровень использования продукта корпоративными клиентами за счет привлечения двух новых клиентов каждый квартал и удержания показателя NPS выше 30 в течение 90 дней с момента начала сотрудничества.
Похудеть, питаясь более здоровой пищей сбрасывать пару килограмм каждые 45 дней переходить на брюки на размер меньше каждые два месяца.

Вы справитесь!

Я разработала GEMs, когда основала свою вторую компанию, и вот уже несколько лет с большим успехом использую этот подход. Я применяла его по-разному, в зависимости от условий в компании, с которой работал:

Иногда мне удавалось убедить руководство попробовать GEMs.
В других случаях я применяла терминологию OKR к оценочным листам GEMs, чтобы сделать вид, что мы выполняем OKR.
Некоторые люди боятся слова «эксперимент», потому этот элемент я иногда буду называть «действиями».

Если ваше руководство против такой системы, то пусть оценочные листы и эксперименты станут вашим маленьким секретом. Однажды они скажут: «Вау, мы были так эффективны в этом году и достигли всех наших целей!», на что вы можете ответить: «Ну, я использовал один замечательный процесс... Уверена, он вам понравится».

Источник: Kathy Keating GET YOUR OKRS OUT OF MY GEMS

Держите OKR подальше от моих GEMs