Comments 20
В поле "Найти" ввести двойной пробел " ", в поле "Заменить" ввести одинарный пробел " " и нажать "Заменить все" — чтобы по документу не было ненужных двойных пробелов, порой, это бывает очень критично;
Это может сыграть злую шутку, если вдруг в документе есть куски кода с отбивкой пробелами ) Поэтому я прежде чем сделать «Заменить всё» просматриваю весь документ через CMD+F → CMD+G.
В поле Найти" ввести
У меня еще бзик: заменяю пробел на неразрывный пробел в названиях организаций и делаю замену пробелов и дефисов на неразрывные пробелы и дефисы в названиях нормативных документов.
Вот мой перечень полезных действий
К счастью в моей организации бо́льшая часть из вашего списка автоматизирована с помощью макросов Word в корпоративном шаблоне)
Ооо, да, это знакомая история по поводу неразрывных пробелов :) в одной из компаний у меня это было очень важным условием, из-за которого могли сразу завернуть документ ?
А макросы это да - очень сильно все упрощают! Главное всегда - найти время на внедрение это корпоративный шаблон, порой, это не самый приоритет)
В нашем случае корпоративный шаблон появился в 2007, тогда в соответствии с ним оформляли преимущественно Технические задания!
В 2016 количество документации которую необходимо «причесать» стало расти стремительным домкратом, пришлось добавлять в шаблон средства автоматизации!
Спустя столько времени многие компании, естественно, не все, как это ни странно, только начинают задумываться об автоматизации. В моей практике в одной из компаний используют markdown-разметку, кто то использует дорогостоящий софт, такой как clickhelp например, достаточно удобный и функциональный. Наверно следующий пост придется сделать про автоматизацию, чтобы было всем полезно, давно хотела)
Убедиться в правильности использования технической терминологии:
Должен быть указан регламентирующий документ для терминов, которые используются в тексте документа и не приведены в глоссарии. Например строкой "Все термины, не указанные в этом глоссарии, используются в соответствии с ГОСТ ХХХ. Бывает полезно, когда создаются документы, уходящие за периметр организации
Достаточно полезный комментарий, я этого не знала, не приходилось сталкиваться даже с такими требованиями.
Поделитесь опытом, пожалуйста, что это за документы, где могли встречаться такие требования?
У меня есть пример из другой страны. В Узбекистане есть локальные стандарты, которые описывают понятийный аппарат для той или иной области. Парочку ссылок: термины в ИТ, термины по криптографии. Иногда встречались кейсы, когда возникали разночтения по тексту документа и тогда приходилось обращаться именно к этим стандартам, как к высшему арбитру.
Возможно, в Российской Федерации есть аналогичный утверждённый глоссарий федерального масштаба в виде стандарта или официальной публикации.
Когда-то люди писали документацию, прошло 50 лет на нее смотришь и понимаешь, что это документация. Так вот, была такая должность корректор, а еще был норма контролер и был технический писатель и как показывает практика, разделение обязанностей позволяло получить качественный продукт. Сейчас пытаются повесить весь функционал на технического писателя, результат, за редким исключением, так себе.
Один мой друг работу с текстом документа разделял на 4 основные задачи:
Редактирование текста (вычитка). Редактирование — это обработка редактором текста на предмет русского языка (делает его более понятным, легко читаемым), устраняет стилистические и грамматические ошибки.
Корректура текста. Корректура выполняется специалистом в определенной области. К примеру, этот человек точно знает что такое «snapshot» и какой у него аналог в русском языке. И исправляет неточности и технизмы.
Форматирование. Форматирование — это приведение стилей текста к единообразию, наличие подписей к рисункам, таблицам. Текст по смыслу он не правит.
Вёрстка. Вёрстка — это процесс взаимного расположения текста в документе. К примеру, чтобы надпись у рисунка не уезжала от самого рисунка на следующую страницу (т. н. абзацы-вдовы). Или заголовки не оставались на предыдущих страницах (т. н. абзацы-сироты).
По уровню профессионализма эти процессы по нисходящей.
Обычно под форматированием я понимаю все четыре процесса, если есть на это время.
Соглашусь! Трансформация данной профессии прям конкретная, и современный технический писатель обвешан очень обширными обязанностями. Ну и все-таки надо заметить, что в техническом писательстве есть более узкие направления и разделения - техписатель, который уходит чуть ли не в разработку, хотя на моей практике разработчики порой уходили в техписатели , со знаем языков программирования. А не наоборот.
Также еще одно направления - документация для гос сектора, со своими спецификами.
Ну техписатель - создатель контента, документации более не формального характера.
Немного ошиблась, ответила вам ниже в комментарии)
О, знакомая деятельность!
еще проверить, на «не отрывать от следующего» для параграфов оканчивающиеся на : (чтобы хотяб один пункт списка шел после двоеточия на одной странице) , аналогично чтобы картинки от подписей не отрывались , названия от таблиц и заголовки не светились в одиночестве на разных страницах с текстом,
еще рамки и надписи по госту - там много хитростей
и да, много что в макросах, оформил в виде кастомного тулбара, который устанавливается всем пользователям, многие так привыкли, что сами просят поставить расширение при переходе на новую машину.
Самые популярные функции - скопировать в документ наборы предопределенных стилей для разных типов документов (договоры, проектная документация и тд), установить отступы на страницах согласно стандарту, назначить горячие клавиши на популярные стили и тд
Весь последний месяц фантазирую об автоматизации таких проверок. Например:
Устанавливаешь в браузер экстеншен с проверками (если работаешь в облачном ворде, конечно).
Добавляешь стандартные проверки типа орфографии, пунктуации, типографики, битых ссылок, тавтологий.
Создаешь свои проверки: корпоративный стиль, стоп-слова и так далее.
Кликаешь "Проверить" и смотришь все ошибки.
Ручную проверку такая штука бы не отменила, но время сэкономила.
Чек-лист технического писателя при проверке документации