Сезон отпусков в самом разгаре, но вместо долгожданного чила в гамаке ты получаешь в мессенджере: "Я знаю, что ты в отпуске, но можешь пожалуйста, посмотреть..."
В моей команде мы решили эту проблему: у нас есть четкие правила подготовки к отпуску. Они встроены в рабочие процессы и помогают избежать звонков и сообщений в период отдыха.
В этой статье поделюсь принципами, которые позволяют спокойно уйти в отпуск - без стресса для себя и команды.
Написал заявление на отпуск? Расскажи об этом!
Отдел кадров обязан уведомить тебя о приближающемся отпуске минимум за две недели. Этого времени достаточно, чтобы спланировать дела и передать задачи.
Сообщи руководителю.
Казалось бы, раз руководитель подписывает заявление, он автоматически в курсе твоего отпуска. Но на практике это не всегда так. В некоторых компаниях функциональный руководитель (тот, кто ставит задачи) и непосредственный руководитель (кто подписывает документы) - разные люди. Например, я как руководитель не согласовываю отпуски части своих подчиненных - их формально утверждает другой менеджер. Но именно я распределяю им задачи и контролирую сроки.
Предупреди команду.
Не ограничивайся только руководителем - важно, чтобы все ключевые коллеги знали о твоем отпуске. Коротко объяви на дейли/планерке или напиши в общем рабочем чате сообщение: "Я через 2 недели ухожу в отпуск. Просьба учесть при планировании (спринта/задач/нагрузки и тд)..".
За неделю до отпуска повтори упражнение: снова предупреди руководителя и предупреди еще раз команду.
Нет, это не лишнее! За неделю много меняется:
коллеги возвращаются из отпусков/больничных/командировок
появляются новые члены команды
перераспределяются приоритеты и задачи
Гигиена задач: не оставляй коллегам «мусорные» таски!
В задачах, где ты исполнитель или автор:
Закрой неактуальное. Архивируй то, что потеряло смысл, но оставь развернутый комментрий: "Закрываю, потому что.. " и обязательно тегни руководителя, возможно у него другое мнение.
Актуализируй открытые задачи. Обнови описание, статусы, дедлайны и двинь дальше, чтобы они не "зависали". Если не знаешь на кого назначать - назначь на руководителя (он разберется).
Оставь понятные и развернутые комментрии. Везде. В каждой таске. Что сделал? Что осталось? Где ссылка на документацию и другие артефакты? Когда задача должна быть в статусе "Готово"? Чтобы в твое отсутствие следующий, кто будет работать с задачей, смог понять, что хотел сказать предыдущий оратор.
Честно оцени свои силы (сам или с руководителем). Задачи в работе или ожидании, если не успеваешь доделать до отпуска - передавай сразу руководителю - он перераспределит.
Важно! Не бойся "заспамить" руководителя. У него будет достаточно времени посмотреть твои задачи, пока ты еще на месте.
Что делать, если ты руководитель и ты уходишь в отпуск через пару недель?
Всё то же самое, что и рядовой сотрудник: сообщить об отпуске руководителю, команде, провести гигиену задач и назначить заместителя. У меня их два. Почему?
Вдвоем не так страшно. Один может перегрузиться или заболеть. Они поддерживают друг друга и делят ответственность, а не стресс.
Хард vs Софт. Один сильнее по хардам, второй сильнее по софтам. На одном решение вопросов по техническим задачам, на втором - организационные вопросы.
Никого не блокирую. Если назначить одного человека - он утонет в операционке и забросит свои задачи. Двое делят нагрузку и остаются продуктивными.
Перед отпуском мы собираем встречу на троих, где я четко распределяю зоны ответственности, наделяю и ограничиваю полномочия. Все договоренности фиксируются. Итоги, кто за что отвечает, я сообщаю команде.
День Х: последний рабочий день перед отпуском.
Даже если ты уже десять раз говорил, что уходишь в отпуск, - для кого-то это всё равно станет сюрпризом (сюрпрайз-сюрпрайз). Поэтому в последний рабочий день напомни коллегам: "С понедельника (с завтрашнего дня) я в отпуске".
Но и этого мало. Напиши отложенное сообщение в рабочий чат на утро первого дня отпуска - пусть оно автоматически отправится, когда команда соберется на работу без тебя. В нем продублируй:
даты своего отсутствия;
к кому обращаться и по каким вопросам
Дополнительно рекомендую: поставь статус "В отпуске" во всех рабочих мессенджерах и соц сетях и добавь отпускной стикер на аватарку.
Надеюсь, мой опыт, которым я поделилась в этой статье, поможет подготовиться к отпуску так, чтобы вместо внезапных рабочих вопросов - было только море, шезлонг и полный чил-мод.
Всем хорошего отпуска!
