Давайте честно: менеджер по большей части работает ртом. Договаривается, придумывает решения, продаёт эти решения окружающим, обосновывает, пинает, пинает, эскалирует, просит… Короче, говорить и объяснять ему приходится примерно все время. И умение четко и ясно доносить свои мысли в правильном ключе для менеджера – критично.
Как говорить так, чтобы от вас не отворачивались через 2 минуты с зевком? Как быстро объяснять занятым людям, в чем смысл вашего вопроса и чего вы хотите? Как сделать так, чтобы ваши вопросы решались руководителями за 2 минуты, вместо недель ожидания аудиенции? Ну и вообще: как перестать быть душным и негативным и стать быстрым и позитивным всего за пару приемов (не таких уж и простых, но все же)?
Вот об этом коротенько давайте поговорим в этой статье.
Эта статья написана по мотивам публикаций в моем ТГ канале «Морковка спереди, морковка сзади», который полностью посвящен управлению в IT, особенно в том, чему никто толком не учит – софтскиллам. Если вам это интересно, заходите, читайте и подписывайтесь. Ну и читайте другие мои статьи на Хабре про управление.
Сегодня будет про три простых правила коммуникации, которые сразу упростят жизнь вам, вашим коллегам и вашим руководителям при общении с вами. Указанные правила помогают всегда и везде: сперва вы заметите, что вас почему-то начали лучше слушать, потом вас чаще спрашивают, а позже заметите, что к вам прислушиваются. И вот вы уже управляете миром не привлекая внимания санитаров
Три простых правила:
Говори короче;
Не говори «невозможно», говори, что тебе нужно, чтобы сделать (Can do attitude);
Всегда начинай с конца.
Все три правила критично важны для донесения мысли быстро, четко и в конструктивной форме. При этом, мой опыт работы показывает, что менеджеров, которые:
умеют говорить кратко – 50%,
используют Can do attitude – 20%,
умеющих начинать с конца, экономя драгоценное время – 10%.
Промежуточная мораль: если вы менеджер, вам наверняка будет полезно прочитать это.
1. Короче.
Банальная истина: говоришь кратко – слушают, говоришь долго – всем скучно. Но если так очевидно всем, почему я до сих пор выслушиваю пространные доклады от менеджеров (5 минут вместо 30 секунд) и читаю какие-то огромные тексты – эскалации?
Менеджер, помни: чем больше текста ты написал, тем больше вероятность, что его никто не прочитает. У твоего руководителя дофига других задач, у него нет времени на чтение простыни, которую ты писал весь день. Твою эскалацию на 2 листа А4 мелким шрифтом никто не прочитает не потому, что шеф злой, а потому что просто нет времени это читать.
Уважай время других, сокращай все свои тексты нещадно, оставляя только главное.
Разумеется, это относится и к письменной, и к вербальной коммуникации.
Начать я советую с письменной – так проще.
Написали портянку – не отправляйте, сократите. Потом ещё раз. И еще. А потом лучше взять паузу, после которой вернитесь и сократите еще разок.
Сперва это сложно (я понимаю, у вас там все слова любимые, от сердца), но со временем будет проще. А когда научитесь делать это в письме, поймете, как начать говорить.
Длинный текст = откладывание, недопонимание и расфокус. Постепенно вы поймете, что 80% вашего текста – информационный мусор, от которого вашего собеседника уносит в сон. Короткий текст дает быстрые решения, потому что ваша информация попадает прямо в мозг.
Вместо:
❌ «Коллеги, добрый день! Я хотел бы уточнить по поводу второй задачи из прошлой встречи, когда вы упомянули, что у нас возможно будет ресурс, но не совсем понятно, в каком объёме и когда он появится, а мне надо запланировать по нему работы, чтобы была возможность успеть в срок».
Напишите:
✅ «Коллеги, по задаче №2: говорили, что будет человек. Подскажите, когда появится?»
В первом случае — 4 строки, и вы забыли, о чем речь к концу фразы. Во втором — суть за 5 секунд. Что выбираете?
Короче: пишите и говорите короче.
2. Не говори «невозможно», скажи, что тебе нужно, чтобы сделать.
Отношение к проблеме не как к чему-то пугающему и невозможному, а как к задаче, требующей для решения определенных ресурсов, заставляет работать голову на решение проблемы, а не на создание кучи причин, почему так сделать нельзя.
Шеф или заказчик приходит к вам с очередной внеплановой задачей и у вас есть выбор:
рассказать, почему это невозможно;
рассказать, что нужно, чтобы ее сделать.
Понаблюдайте, как вы реагируете?
Первое – отрицание, второе – попытка решить. Первое заставляет руководителя или заказчика вас уговаривать, доказывать и тратить дополнительную энергию, задаваясь вопросом: «нафига я плачу ему деньги, да еще и уговариваю, как это делать?!». Второе переводит разговор в конструктив.
Менеджер, помни: если тебе остро захотелось сказать «это невозможно!» - не говори. Пойди ответь на вопрос "что тебе нужно, чтобы это сделать?". Выпиши все честно, как есть и приди с этим ответом.
Это и есть can do attitude - один ключевых навыков менеджера. Вместо того, чтобы перекладывать проблему на других, предлагайте варианты решения.
Вместо:
❌ «Мы не можем сдать проект вовремя — у нас нет аналитика, тестирование не начато, фронтенд тормозит».
Скажите:
✅ «Чтобы сдать вовремя, нужен аналитик на неделю, начиная с понедельника».
Первое - нытьё. Второе - решение. Именно вторую позицию хотят видеть руководители и заказчики, даже если там не все гладко. Зато есть варианты решения, реалистичность которых можно обсудить.
Если вы не просто приносите проблему, а приходите с набором решений — вы спасаете чужое время и нервы, а еще показываете, что вы уважаете собеседников. Да и уговаривать вас не нужно - сплошные плюсы.
Не говорите «невозможно», говорите, что вам надо, чтобы сделать.
3. Говорите с Я до А
Один из самых полезных навыков для руководителя: начинать описание с конца.
❌ Я сегодня поговорил с лидом, мы посидели оценили все работы, которые нам дал наш заказчик (а заказчик у нас как всегда сам не знает, чего хочет), там получается много доработок, а команда вся занята. С учетом того, что у нас есть еще проект 1 и 2 выглядит так, что не хватает людей и надо набирать». Это я кратко написал, есть герои среди менеджеров, которые одну мысль растягивают на 5 минут разговора. А то и на 25 (
А можно начать с конца:
✅ «Нам не хватает людей, надо набирать» и дальше контекст. Вы сперва даете суть, а потом пояснение – это гораздо проще понять.
Ваш руководитель вас не слушает? Он читает телефон, пока вы говорите ему о важном? Он смотрит на вас пустыми глазами, а потом спрашивает: «Чего ты хочешь?»
Попробуйте начать с конца, помогите ему быстрее разобраться. Если проблема важная – он сразу это поймет и сосредоточится. Если неважная – пусть сам выберет время, когда к ней вернуться.
Я люблю образ про матч на стадионе: когда вы приходите на игру в середине матча, вам не интересно, какие игроки в нападении, какие в защите, как они отдохнули и какую стратегию выбрала каждая команда. Точнее, это интересно, но потом. Сперва вас интересует счет, а все остальное - потом. Это детали к самой важной информации - счету игры.
Начинайте со счета. Начинайте с конца.
Мораль
Есть много книжек про коммуникации, где описывается куча правил. Я не хочу изобретать велосипедов и повторять сказанное там. Я на своем опыте выделяю только три максимально важных навыка менеджера при коммуникации, которые на порядок упрощают общение с коллегами, а особенно с руководителями и заказчиками, у которых полно другой работы, кроме вас.
Разумеется, это не панацея: кроме умения общаться, надо еще уметь работу делать, попадать в собственные оценки и так далее.
Но если вы научитесь:
подавать информацию сжато, экономя время собеседника,
подавать информацию «от Я до А»,
не говорить «невозможно», а предлагать пути решения
вам станет намного проще доносить свои мысли до ключевых людей, вас начнут слушать, а потом – к вам начнут прислушиваться. А бонусом вы заметите, что и вас образовалось больше времени, которое можно потратить на что-то кроме написания адской портянки текста для эскалации.
А это и есть цель правильной коммуникации: быстро, точно, прямо в мозг собеседника и в нужном вам формате.
