Как я выбирал систему GTD для IT на примере Wunderlist

Привет Хабр! Хочу поделиться своей системой тайм-менеджмента в современном использовании. Выбор мой пал на Wunderlist.

Немного отойду от темы и в двух предложениях изложу, как пришло в голову контролировать задачи, время и просто быть продуктивнее.

Работа в IT несет в себе множество информации, каждый день накапливается большое количество задач и напоминаний. И их в голове совсем держать не нужно! Чтобы справиться с входящей информацией и ничего не забыть, я для себя открыл Wunderlist. Таск-менеджеров, аналогов очень много и перечислять не буду, так как задача стоит показать на своем примере современную систему GTD.

Безусловно многие уже привели свои дела в порядок и для них здесь нового ничего не будет. Статья рассчитана на новичка или того, кто еще не определил для себя систему правил для управления собственным временем. Именно «систему правил», если нет «системы правил» — тайм-менеджмент работать не будет.

Необходимо понимать в какой список определить «ту» или «иную» задачу, поставить ей срок или отложить. Вдохновили для написания статьи, следующие книги и отцы продуктивности:
Дэвид Аллен — «Как привести дела в порядок» и Стивен Кови, «7 навыков высокоэффективных людей».

Материал не рассматривается как «панацея» в своей категории. Написан для того, чтобы расширить кругозор и на примере создать собственную систему управления временем, а самое главное, ничего не забыть и сделать все вовремя. Такой девиз «Ничего не забыть — сделать все вовремя».

И так, мои списки задач в программе Wunderlist выглядят следующим образом:

image

В Wunderlist возможно создавать директории, поэтому у меня одна общая директория «Работа»
и в ней списки, позаимствованные из книги Стивена Кови. Так, же приведу матрицу управления временем в оригинале:
image


Название списков в Winderlist (немного измененные под свои нужды):

  • 1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
  • 2. Несрочные и важные (стратегические задачи с отдаленным дедлайном);
  • 3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
  • 4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

Описание списков говорят за себя. Если проектов много, кому-то может не понравиться, что все проекты будут разбросаны в четырех списках. Для этого в Wunderlist возможно присваивать «теги» #Проект 1, #Проект2 — тем самым фильтровать по контексту и видеть задачи только одного проекта.

Двигателем эффективности является список:

2. Несрочные и важные (стратегические задачи с отдаленным дедлайном)

В этот список попадают в основном цели и задачи, требующие планирования, всевозможные большие проекты. Приведу пример задач из вышесказанного списка (настройка системы мониторинга zabbix, написать скрипт на bash, собрать сервер, настройка репликации SQL и.т.д). Это список движет личность к цели и интеллектуальному росту. Пример задачи из списка:

image

Список Срочные и важные, это так называемые «горящие дела», которые нужно выполнить в этот момент. Эти задачи попросту сделать необходимо — рутина. Примеры из этого списка: (создать учетную запись сотрудника, инвентаризация, подготовить ПК — рабочее место и т.д.).

Последние два списка: Срочные неважные и Несрочные и неважные. — это делегирование. Есть задачи, которые нужно делегировать, но видеть на каком они этапе. Когда задача будет выполнена я отмечаю ее. Пример таких задач: отвезти технику в ремонт, так как этим будет заниматься служба доставки или курьер, я в таких случаях, её поручаю и вношу в нужный список. Пример «Несрочные и неважные».

Говоря о списке Срочные неважные, в этот список попадают задачи срочные, но с отдаленным дедлайном. Пример: продлить подписку какого-либо веб-сервиса, приобретении лицензии и т.д. Вот по такому принципу распределяются рабочие задачи.

Следующие списки позаимствованные в основном из методики Дэвида Аллена. Существуют задачи, когда по ним еще нет ответа и в этом случае, меня спасает «Список ожидания» Пример задачи из такого списка: Жду запчасти «матрицу», для задачи «ремонт планшета», жду ответа от программиста о новом патче для ПО, задача «обновить форму накладной».

Следующие списки для задач, которые встречаются ежедневно и мне их не нужно держать в голове. Примеры списков:

Читать /Посмотреть (записывается все, что нужно прочитать, просмотреть. Теги: WINDOWS, LINUX, КНИГИ, КИНОТЕАТР, ЛАЙФХАКЕР и т.д.). Пример из списка:

image

Когда-нибудь/Возможно (записываю те задачи, которые не определены по выполнению и нет решения выполнять ли их вообще. Теги: ДОМ, РАБОТА. Если появляется свободное время на работе, я открываю этот список, если нахожусь на «работе» фильтрую по тегу «Работа»).

Домашние дела (записываю, что нужно сделать для дома, быта, покупки и т.д).

Спорт (записываю тренировки, силовые упражнения).

Привычки (записываю те привычки, которые я хочу развить, после того как привычка приживается, она переноситься в список циклические задачи). Пример из списка:

image

Циклические задачи (записываю те задачи, которые регулярно повторяются (оплаты, вызов курьера, обрезка БД, проверить создание бэкапов и т.д.).

Цели (идея состоит в планирование на 3 месяца). Пример — цели на ноябрь 2016. Внутри списка записываю в подзадачах цели. Три-пять главных (масштабных) целей на месяц. Цель отмечаю важной и ставить дедлайн последний день месяца, например, 31 марта. Тем самым, когда в первую очередь работа идет со списком «отмеченные», цели всегда у меня на глазах.

Плюс такого подхода: можно будет отслеживать выполнение целей по месяцам и держать их всегда перед глазами.

Ключевой момент, это определить важность задачи. Я руководствуюсь следующими принципами:

  • Принцип двух минут. Выполнить, делегировать, определить в список, если нет списка, записать во входящие.

  • Отмечать задачу звездочкой (важные). Когда цели требуется больше одного дня, ставлю повторять каждый день, либо только в этот день и выставляю статус отмеченной задачи. В первую очередь работа по целям ведется со списком Отмеченные. В этот список отмечаются важные и стратегические задачи.

  • Ценность задач. Фокусироваться на главной.

  • Разбивать задачи на подзадачи. Разделять большие задачи на подзадачи, прикреплять файлы, записывать заметки.

  • Планирование задач. Обзор всех списков, главное каждой задаче назначить срок.

Вот этими принципами я руководствуюсь, чтобы определить в какой список занести задачу. Если их соблюдать, то не будет неуверенности, в важности или тематике задачи!

Работа в таск-менеджере ведется по списку «Сегодня» и «Отмеченные». В списке «Сегодня» рутина и обязательные дела, в «Отмеченных» важные дела, которые не выполняются за один день и требую ежедневного контроля, и работы над ними.

P.S. * Чтобы всплывающие напоминание не докучали на задачах, которые разрешаться в течение дня без обязательного напоминания, нужно в свойствах задачи удалить напоминание. Тем самым я контролирую только важные задачи, о которых нужно напомнить.

** Для списков необходимо присваивать теги, чтобы в дальнейшем можно было фильтровать по тематикам (работа, дом, купить, коммуналка, книги, и т.д.).

*** Если кому-то не понравиться держать в таск-менеджере циклические задачи, то их можно разнести в Google Calendar, а Wunderlist вести остальные задачи.

Надеюсь, данная статья пригодиться тем, кто только начинает изучать тайм-менеджмент и решит воспользоваться советами из статьи. Строго не судите, все-таки первый пост на Хабре.

Если у кого-то есть поправки или замечания, а также желание поделиться своей системой управлением времени, приглашаю в комментарии.
Share post

Similar posts

Comments 48

    +3
    > в этот список попадают задачи срочные, но с отдаленным дедлайном

    эта фраза сломала мне мозг
      0
      Видимо автор имел в виду, что задача стартует в будущем, а время, отведенное на выполнение задачи, невелико по сравнению с объемом предстоящей работы. Т.е. задача на критическом пути и нужно выполнять при появлении возможности ее выполнения.
      +8
      «Главное при выборе средств GTD всё-таки выбрать что-то»
        +3
        Пробовали ли Вы Todoist? Лично мне он понравился больше.
          0
          На мой взгляд в бесплатной версии Todoist ограниченный функционал, а для себя рассматриваю бесплатный таск-менеджер!
            0

            Ограничения вундерлиста тоже немного удручают

              0
              Сам был фанатом Todoist и не понимал тех, кто пользуется чем-то другим. Пока не закончилась премиум-подписка, а с текущим курсом продлевать её не очень… выгодно. Так вот, был неприятно удивлён, что привыкнув ко всем плюшкам, банально теперь не могу работать с сервисом. Комментарии не оставить, напоминания отсутствуют… Что это вообще за GTD-сервис такой, который запрещает подобные опции?

              В Wunderlist все вышеописанные опции доступны из коробки. Да, в сравнении с Todoist как будто откатился на пару лет назад, но блин, зато могу полноценно работать.
                0

                Вполне хватает бесплатной версии todoist, действительно важные дела вполне можно занести в календарь, что бы он напомнил. За пару месяцев входит в привычку просматривать списки дел и нет необходимости надеяться на напоминания. Удручает только, что выполненные задачи в конце недели не просмотреть. Выношу главные в Google keep, а сами проекты веду в Trello.
                Понравилась идея автора со списком "Отмеченных", возьму на заметку. А в целом главное следовать своим принципам, а сервис, всего лишь инструмент. Вполне обходился на первых порах обычным календарем, и ежедневником.

                  +1
                  Я вот тоже пользовался бесплатной версией Todoist и всем был доволен. Пока не упёрся в ограничение в 150 задач на проект. (в одном из «проектов» я вёл список идей и уже подаренных подарков для разных людей)
                  С тех пор так и «пылится».

                  А да, ещё они несколько раз ломали поддержку используемого мной синтаксиса URL-ов. Сначала в Android приложении, а потом и в веб-версии.
                  Мои просьбы сохранить поддержку старого синтаксиса или хотя бы автоматически сконвертировать все задачи в новый так и остались неуслышанными.

                  А чтобы задачи за неделю не пропадали из вида, их можно сделать под-задачами задачи «неделя 42». А по окончании недели и обзора выполненных (под-)задач отмечать выполненной саму неделю, чтобы все они ушли «под кат».
                    0

                    Хорошая идея с подзадачами, а как их создавать?

                      0
                      Обычным перетаскиванием. Потащить задачу чуть вправо, и она станет под-задачей.
                      При редактировании уровень вложенности меняется комбинациями Ctrl+Right / Ctrl+Left.
                        0

                        Здорово!)) Спасибо!))

                      0

                      P.S. Нашёл более интересное решение. Т.к. проекты, цели и некоторые заметки я веду в trello, то с помощью сервиса IFTTT очень легко настроить автоматизацию. В итоге все выполненные дела сразу переносятся в список создавая новую карточку и теперь в конце недели просто подчищаю этот список после просмотра

                        0
                        Напоминает тот же Automate (или аналоги) с ручным построением алгоритма.
            0
            Статья хорошая, спасибо автору. Сам пользуюсь Wunderlist'ом, но с гораздо меньшым количеством папок.
              0
              Я перебрал все доступный оффлайн и онлайн решения и в итоге наиболее универсальным и полностью кроссплатформенным оказался несравненный бесплатный org-mode для emacs. Вот тут восхитительное описание, показывающее реальную практику тотального управления делами и собственной жизнью по концепции GTD: http://doc.norang.ca/org-mode.html
                0

                Да, orgmode отличная вещь. Есть проблема, как организовать сбор задач и функцию напоминания на android?


                Я написал синхронизатор для todoist, но там платные напоминания.


                Думаю теперь написать синхронизатор для gcal через их api, но gcal такой убогий...

                  0
                  я сначала тоже загонялся на эту тему, пока не понял что мобильные устройства не предназначены для правки из-за кардинальных эрогономических проблем при работе с задачами, только для просмотра. А здесь меня полностью устроил MobileOrg, берущий данные из моего dropbox. Сейчас вроде бы развивается orgizly, но меня полностью устраивает mobileorg.

                  В отличие от других задачников, в emacs заметки легко шифровать обычным кроссплатформенным gpg и отсутствие такой возможности долгое время не давало мне начать вести дневник и заниматься рефлексированием: не получается быть честным по некоторым вопросам, зная, что данные полностью открыты всем-всем, кто имеет доступ к моему компьютеру. А возможность закрыть несколько дневниковых записей стала последней каплей, прорвавшей мою плотину.

                  А ещё emacs позволяет понаоткрывать одновременно кучу окон с задачами и править сразу несколько.

                  И ещё он шикарно вписался в мою потребность работать на компактном ноутбуке ночью в полной темноте без дискомфорта для глаз и на полной скорости.
                0
                Тоже пользуюсь Wunderlist, ввиду того что это единственный бесплатный такс-менеджер. У всех прочих функционал зарезан настолько, что пользоваться ими по назначению нельзя. Wunderlist на самом деле, а возможно, вследствие своего mobile-first дизайна, невероятно примитивен. В нем очень не хватает списка тэгов, цветовых меток и деления списка на секции, как у Asana. Но меня больше всего разочаровывает абсолютно нефункциональный правый сайдбар — он настолько узкий, что пользоваться подзадачами и заметками адски неудобно, и то, что нет шортката, чтобы таскать задачи вверх-вниз по списку. Можно просто сказать, что подзадач в Wunderlist нет вообще.

                Ко всему, конечно, можно придумать свою систему — вы придумали свою — я вот использую теги #WEEK, #MONTH и отмечаю звездочкой задачи над которыми буду работать на текущей неделе, но все планирование на срок больше месяца перенес в Trello. Wunderlist, к сожалению, годиться, только для самых простых задач и вообще никак не помогает отслеживать прогресс достижения поставленный целей. С ним хорошо ходить в супермаркет, но вести проекты — тот еще квест. Что вы, в общем, и доказали, расписав свою систему аж на 12-ти экранах.
                  0
                  Идея со звёздочками для задач «на неделю» натолкнули меня тоже на хорошую мысль. В итоге придумал свою систему, как откатаю на себе, попробую описать. (практически та же связка, что у автора топика — матрица Эйзенхауэра + Вундерлист + план на неделю от С.Кови).

                  По поводу долгосрочного планирования — вундерлисту не хватает календаря полноценного и поля «дата начала». Списки или папки с долгосрочными планами создать не проблема, а вот видеть это всё с высоты более чем неделя, без календаря уже трудновато.
                  0
                  Пришел к выводу, что личные и рабочие задачи должны быть отдельно друг от друга. Для личных (семейных) задач так же пользуюсь сейчас Wunderlist, для рабочих поднят Kanboard. И как-то со временем стал считать, что канбан весьма и более удобен именно в контексте рабочих процессов, в сравнении с классическим GTD.

                  Kanboard вообще универсальная штука. Всё не соберусь силами, чтобы написать про него статью, причём именно в примере нестандартного применения (ни как систему для задач).
                    0
                    Спасибо за Канбоард. Сегодня поднял и настроил для своих на работе.
                    А если есть статья уже, дай ссылочку.
                    0
                    Тоже пользуюсь Wunderlist'ом как основным таск-менеджером для себя и для семьи.
                    Не так хардкорно, как вы.

                    Почерпнул у вас пару интересных идей, спасибо!
                      +2

                      Статья называется Как я выбирал систему GTD для IT на примере Wunderlist. В названии какое-то противоречие. Выбор предполагает какое-то сравнение наверное.
                      И собственно про Wunderlist в статье почти ничего нету. Пара скриншотов только.


                      Мне кажется, статья про то, как реализовать GTD с помощью Wunderlist и написана для тех, кто Wunderlist использует. Название сильно запутывает, совсем другое ожидаешь видеть. Название Как я реализовал систему GTD для IT c помощью Wunderlist было бы гораздо лучше.

                        0
                        По поводу заголовка возьму на вооружение!
                        А по поводу Wunderlist-a, описывать его нет необходимости, ПО очень простое и масса обзоров уже написаны. Здесь больше хотелось показать, как работать с информацией и размещать задачи по необходимым спискам. Чтобы все было записано, голова разгружена. На моем примере — это реализовано так. А скриншоты сделаны для того, чтобы видно было подсветку тегов, планирование задачи на подзадачи, контекст и.т.д
                          0
                          А по поводу Wunderlist-a, описывать его нет необходимости

                          Я про него не слышал никогда.


                          ПО очень простое и масса обзоров уже написаны

                          Всё ПО всегда очень простое :). Вот я пользуюсь emacs org-mode, куда уж проще :). Софта для GTD много, очень интересно чем мотивирован выбор именно этого, а не другого приложения.

                            0
                            Я исходил из того, что ПО должно быть действительно простое, бесплатное т.к не знаешь приживется ли GTD и планирование. Несомненно в Wunderlist есть минус и не один. Но то, что он бесплатный, можно работать в команде, поручать сотруднику дела, к примеру когда уходишь в отпуск, а так же просматривать историю выполненных задач и конечно же кроссплатформенность.
                            На мой взгляд сейчас удобно управлять с веб-браузера, без привязки к ОС. У меня Wunderlist в связке с Evernote, но эта следующая тема для обсуждения.
                        0
                        Если не ошибаюсь, по книге первоисточнику 'срочные, но неважные дела' — это не те, которые «нужно сделать быстро, но можно отложить» (это как? противоречие получается), а те, которые надо спихнуть на кого-нибудь другого.
                          0
                          По книге немного сложнее и задачи и человек — не простой!
                          И их системы в оригинале — не всем подходят. Я старался максимально приблизить к повседневной жизни, рутине и обобщенных задачах, тематикам.
                          0
                          Чтобы не удалять напоминания, достаточно в настройках выключить их автоматическое добавление:
                          image
                            0
                            Спасибо за идею использования матрицы Эйзенхауэра при распределении задач. Подумаю над идеей (стоит себе прикрутить или нет).
                            Сам пользуюсь maxdone, почему то его никто не упомянул. Инструмент бесплатный и достаточно функциональный.
                              0
                              Обнаружила сегодня неприятный баг в Wunderlist: регулярные (ежедневные) задачи после нажатия на «Пометить как завершенную» удаляются из актуальных задач и переходят в завершенные, не появляясь в списке задач на следующий день. Раньше такой проблемы не было. Почему так происходит? И что делать?
                                0
                                Посмотрите возможно у вас цикличность (повторение) не выставлены на задаче.
                                Каждый день, раз в месяц и.т.д. Если цикличность не выставлена, то задача завершается.
                                  0
                                  Выставлена цикличность, в том-то и дело.
                                    0
                                    Когда у меня с wunderlist бывают неприятности, я «разлогиниваюсь» на всех устройствах и заново логинюсь! Могла синхронизация пострадать.
                                      0
                                      Ни разлогинивание, ни переустановка программы не помогли. И это сильно раздражает. Мне очень понравилась поначалу эта программа. Но если этот баг не будет исправлен, придется ее удалить, так как с такими косяками она становится бесполезной.
                                        0
                                        Да ну переустановка точно не поможет, уже не 2000-е ))
                                        Лично у меня багов таких, которые описываете вы — нет.
                                        Циклических задач очень много, каждый день по 2-4. Ежедневно отмечаю. Они не завершаются.
                                        Если у Wunderlist бывают проблемы, их нужно отслеживать на офф.сайте.
                                0
                                Спасибо за статью. В своё время тоже потратил довольно много времени для поиска планировщика для себя.
                                В итоге пришел практически к такой же концепции как и в статье выше.
                                Плюс к этому использую календарь Google куда можно пробрасывать задачи со сроками из вундерлиста, для более высокой точки обзора всей недели или месяца или дальше.
                                Todoist смотрел, вкусно выглядит, однако отбросил по причине платности.
                                Также интерес вызывает такой сервис как Priority Matrix, тут полноценно реализована идея матрицы Эйзенхауэра, разбивка на проекты, однако тоже по подписке\платно.
                                  0
                                  Забыл упомянуть о таком приложении как «MyEffectiveness: Tasks, To-do».
                                  Кто знаком с книгой Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей», тому придется по душе.
                                  Сейчас заглядываюсь на него. Со временем скорее всего перекочую. Есть недочёты в плане интерфейса и простоты использования. Однако, со слов разработчика, проект обещает развиваться.

                                  image image

                                  0
                                  Как решаете проблему, когда подзадач становится много, и требуется либо еще один уровень внутрь, либо «вынос» подзадачи в основной список?
                                    0
                                    У меня не бывает особо много подзадач. И, да — вы верно сказали, если такое случается, то выношу как отдельную задачу. А так же мой wunderlist работает в связке с Evernote, но эта тема следующей статьи.
                                      0
                                      В том то и дело, что вынос подзадач копипастом настолько утомительный процесс (особенно, когда подзадач пара десятков, и надо дальше вглубь детализировать), что из-за этого я отказался от wunderlist в пользу излишне навороченной (для меня) битрикс24.

                                      Про связку с evernote интересно (хотя я сижу на onenote), давайте статью=)
                                        0
                                        Если много подзадач, то как вариант использовать майнд-карты.
                                          0
                                          Согласен. Но полностью перевести таскер в майндкарты пока не готов, т.к. таскеры, все-таки, более заточены на управление задачами. В майндкарте придется все изобретать самому (inbox, отложить, метки, теги, ответственные, напоминалки и т.д.). Да ещё и бесплатно, как в wunderlist.

                                          На самом деле мне просто не хватает неограниченной вложенности в wunderlist, т.к. на старте иной задачи еще не знаешь, как глубоко её придется детализировать. Была бы в вундерлисте возможность хотя бы преобразовать задачу (со вложениями) в папку, этого уже было бы достаточно.
                                            0
                                            А мне не хватает гибких напоминаний (цикличности) как в календаре от Google. И еще когда URL wunderlist-а добавляю в Календарь, чтобы проводить планирование, то синхронизация с Календарем раз в восемь часов, это реально напрягает!
                                              0
                                              так вот же цикличность в wunderlist, что с ней не так?

                                              про синхронизацию с календарем я не понял.
                                                0
                                                В календаре она лучше устроена, можно пропускать выходные, или выставить каждый понедельник начала месяца и.т.д, В wunderlist это обещают сделать в следующих обновлениях.

                                                По поводу календаря
                                                Чтобы удобно было планировать и видеть отображение задач к примеру на 2 недели, в Google календарь можно импортировать задачи из wunderlist, но там синхронизация один раз в восемь часов и односторонняя. Т.е с календаря они не удаляются. Это пробовать нужно.
                                            0
                                            Я действую наоборот.
                                            Майнд-карты использую для стратегического планирования, детализации идей или задач.
                                            Когда опускаюсь до такого уровня, когда уже необходимо начинать управлять их реализацией — перехожу в таск-менеджер.

                                            На практике перепробовал кучу книжных систем управления задачами.
                                            Каждая из них работала в определенных обстоятельствах и условиях. При их изменении давала сбой. Приходилось искать замену.

                                            Так, матрица Эйзенхауэра сдохла, когда количество задач выросло до более 20.

                                            Сейчас у меня большой поток различных задач (более сотни).
                                            Самая эффективная система — папки: Понедельник, вторник, среда, четверг, пятница, след.месяц и циклические.
                                            Раз в неделю раскидываешь все по дням, потом начинаешь перекидывать, что едет на след.дни.
                                            Реально позволяет управлять огромным количеством задач.

                                    Only users with full accounts can post comments. Log in, please.