Как выглядит описание современной компании? Множество разрозненных файлов различных форматов: иерархическая структура в 1C, функциональная — в Excel, бизнес-процессы в Miro, стратегические цели в Power Point, но реальность не совпадает ни с одним из этих описаний. Знакомо?

Меня зовут Мария Пижурина, я владелец продукта SimpleOne HRMS. Мы с командой создаем решение, которое поможет сблизить теоретическое описание и фактическую ситуацию в компании и устранить организационный хаос.

Почему организационное моделирование — это не про красивые схемы для совета директоров, а про инструмент управления компанией? Поговорим о том, как собрать все элементы пазла в единую систему, почему это критически важно для современного бизнеса и какие технологии помогут не утонуть в бесконечных документах и диаграммах.

Что такое организационное моделирование

Прежде чем погрузиться в детали организационного моделирования, давайте разберемся с базовыми понятиями. На практике можно выделить три ключевых направления организационного моделирования:

Моделирование структуры компании

Это описание иерархии и взаимосвязей в компании. Структуры бывают разные: от классических иерархических до плоских и сетевых. Главное подобрать ту модель, которая будет наиболее эффективна именно для вашего бизнеса.

Моделирование структуры — это теоретический этап работы, мы анализируем текущую структуру компании, рассматриваем различные альтернативные варианты её организации, проводим «примерку» разных моделей. С помощью моделирования можно создавать и тестировать различные конфигурации, оценивать их эффективность и потенциальные риски — всё это пока на бумаге или в специальных инструментах.

Моделирование деятельности и процессов

Здесь мы описываем все бизнес-процессы компании, начиная от глобальных (например, «купили-продали-получили прибыль») до конкретных должностных инструкций. Каждый крупный процесс декомпозируется на более мелкие составляющие, пока мы не дойдем до уровня конкретных исполнителей и их задач.

Моделирование целей

Это выстраивание системы целеполагания от стратегических целей компании до индивидуальных KPI сотрудников. Например, если глобальная цель — увеличить оборот на 300%, то мы определяем, как эта цель каскадируется на уровень департаментов, отделов и конкретных специалистов.

Во всех трех направлениях работает принцип декомпозиции, мы движемся от общего к частному. И конечной точкой всегда является конкретный человек, потому что именно люди — главный ресурс любой организации.

Когда компания уже выбрала оптимальную модель, она может перейти к организационному дизайну — практической реализации выбранной модели. Тогда происходят реальные изменения: перераспределение ролей, создание новых подразделений, изменение систем подчинения. Этот этап требует особой тщательности, ведь мы работаем уже не с теоретической моделью, а с живым организмом компании.

К сожалению, в российских компаниях организационный дизайн и организационное моделирование пока не получили широкого распространения. Хотя в некоторых организациях уже появляются отделы организационного развития, где HR-специалисты совместно с топ-менеджментом занимаются этими вопросами.

Стоит отметить, что организационное моделирование — это не просто создание схем, а скорее инструмент для анализа и оптимизации работы компании. Построив модель AS IS, мы можем увидеть узкие места, неэффективные процессы и несбалансированную нагрузку. А затем спроектировать модель TO BE и поэтапно внедрить изменения.

В следующих разделах я расскажу подробнее о практическом применении организационного моделирования и о том, какие инструменты для этого можно использовать.

Зачем нужно организационное моделирование

Часто руководители задают вопрос — зачем вообще заниматься моделированием, если можно просто управлять компанией «как есть»? Из своего опыта могу сказать, что нельзя эффективно управлять тем, чего не видишь. Организационное моделирование дает нам эту «видимость» и массу преимуществ:

Проактивный подход к изменениям
Моделирование позволяет «примерить» различные варианты организационной структуры перед их внедрением. Мы можем увидеть потенциальные проблемы и оценить эффективность изменений еще на этапе планирования, а не постфактум.

Прозрачность взаимодействия
Четкое понимание того, как связаны между собой подразделения и сотрудники, как выстроены коммуникации, кто за что отвечает и кому подчиняется. Это особенно важно в крупных компаниях, где без наглядной модели легко потерять общую картину.

Эффективное распределение ресурсов
Модель компании помогает проще перераспределять людей под новые задачи и проекты. При этом мы можем оценить, не перегружаем ли мы какие-то подразделения и хватает ли ресурсов для достижения поставленных целей.

Четкая система целеполагания
Организационная модель помогает грамотно каскадировать цели, при этом все цели остаются согласованными между собой и работают на общий результат.

Управляемость бизнес-процессов
Моделирование позволяет увидеть, как на самом деле работают процессы в компании, где возникают задержки и потери эффективности. На основе этого анализа мы можем оптимизировать рабочие процессы и повысить производительность.

Быстрая адаптация к изменениям
Бизнесу нужно реагировать на изменения рынка как можно быстрее, и с четкой моделью организации гораздо проще перестраивать процессы под новые вызовы, не теряя при этом управляемости.

Главное помнить — организационное моделирование это не разовый проект, а постоянный процесс. Компания, как живой организм, постоянно меняется и развивается. И важно поддерживать модель в актуальном состоянии, чтобы она оставалась эффективным инструментом управления.

Как сейчас реализуют организационное моделирование?

Для организационного моделирования используют различные инструменты визуализации, но чаще всего это универсальные решения для создания диаграмм, онлайн-доски (Miro, draw.io и подобные). На первый взгляд, они позволяют описать структуру и процессы, но давайте посмотрим глубже.

Разные аспекты модели компании обычно разбросаны по множеству документов в разных системах. Где-то в Excel хранятся списки сотрудников, в Google Документах — должностные инструкции, в Miro — схемы производственных процессов, на SharePoint — презентации по поставленным целям и KPI. Такой подход создает целый ряд проблем:

модели в этих документах физически никак между собой не связаны, хотя на практике находятся в прямой зависимости друг от друга;
модели живут отдельно от реальных и постоянно меняющихся данных, поэтому быстро теряют актуальность;
общую картину увидеть и оценить невозможно — ее части находятся в десятках различных файлов;
провести быстрый анализ ситуации или спланировать комплексные изменения крайне сложно;
при работе в разных системах теряется целостность данных, появляются несоответствия и противоречия.

Очевидно, что нужно другое решение. И здесь мы подходим к важному выводу — инструменты организационного моделирования должны быть встроены в HRMS-систему компании.

HRMS (Human Resource Management System) — это комплексная система управления персоналом, которая автоматизирует все HR-процессы в компании. В ней хранятся данные о сотрудниках, ведется кадровый учет, управление наймом, адаптацией, обучением, оценкой персонала и многое другое. Почему инструменты моделирования должны быть именно в этой системе? Потому что компания — это прежде всего люди. Мы моделируем то, как организован человеческий труд: как сотрудники распределены по направлениям деятельности, по каким процессам они работают, к каким целям стремятся. И все эти данные уже есть в HRMS, которая выступает единым источником правды о персонале компании.

Моделирование компании в HRMS-системе дает нам:

единый источник актуальных данных о сотрудниках, должностях, подразделениях;
автоматическую синхронизацию всех изменений;
возможность анализировать и оптимизировать модели в реальном времени;
удобную работу в едином интерфейсе без необходимости переключаться между системами.

Это не просто удобство, а принципиально иной уровень подхода к организационному моделированию и дизайну, и именно в этом направлении сейчас развиваются современные HRMS-решения.

Комплексный подход к организационному моделированию в SimpleOne

За годы работы с крупными компаниями мы в SimpleOne изучили специфику управления сложными организациями и поняли главное — бизнесу нужна единая платформа, которая позволит реализовать все аспекты организационного моделирования.

В SimpleOne мы уже реализовали мощный инструмент для моделирования процессов, построенный на нашей low-code платформе. Он позволяет создавать процессы любой сложности без программирования, используя визуальный редактор с drag-n-drop интерфейсом.

Как это работает:

процессы собираются из готовых блоков прямо на рабочем поле;
каждый элемент можно тонко настроить под свои задачи;
логика процесса выстраивается наглядно через соединение блоков;
на любом этапе можно изменить или дополнить схему процесса.

Особенно ценно то, что система позволяет не просто нарисовать схему, а создать реально работающий процесс. Например, вы можете смоделировать процедуру согласования документов, обработки заявок от сотрудников, адаптации новых специалистов, оценки эффективности работы и любые другие HR и бизнес-процессы.

При этом платформа поддерживает интеграцию с системами искусственного интеллекта для автоматизации рутинных операций. Это позволяет значительно ускорить выполнение типовых задач.

Но на этом не останавливаемся. В разработке находятся еще два важных компонента для моделирования в HRM-системе:

Моделирование организационной структуры

Мы создаем инструмент, который позволит с помощью drag-and-drop проектировать структуру компании любой сложности. При этом полученная модель будет поставлять мастер-данные по структуре для HRMS-системы.

Важная особенность — возможность гибко управлять ресурсами. Например, выделять часть сотрудников на определенный проект без необходимости менять их формальное подчинение. Это позволит значительно упростить документооборот при перераспределении людей между проектами.

*Пример модели организационной структуры*

Система целеполагания

Здесь мы разрабатываем инструменты для каскадирования целей от уровня компании до конкретных сотрудников. Руководители смогут не только декомпозировать цели своих подразделений, но и отслеживать их прогресс в реальном времени.

Система будет показывать, насколько каждый уровень организации продвинулся к своим целям. Это позволит вовремя заметить отклонения и принять корректирующие меры

*Декомпозиция целей по уровням компании*

Объединение этих компонентов на единой платформе даст синергетический эффект:

все изменения в структуре автоматически отражаются в процессах и целях;
руководители видят целостную картину работы своих подразделений;
координация между разными частями организации становится проще
скорость принятия управленческих решений растет.

И главное — вся функциональность будет доступна в привычном интерфейсе HRMS-системы, без необходимости осваивать дополнительные инструменты или развивать «зоопарк систем».‎

И, конечно, мне очень интересно услышать ваше мнение и опыт. Как в ваших компаниях организовано моделирование процессов и структур? С какими сложностями вы сталкиваетесь? Есть интересные кейсы или находки в этой области?

Мы в SimpleOne продолжаем развивать инструменты организационного моделирования и будем рады обратной связи от практиков. Делитесь своими мыслями в комментариях — давайте вместе развивать культуру осознанного управления организационной структурой в российских компаниях!

Как перестать рисовать структуру компании и начать ею управлять: новый подход к организационному моделированию