Знакомый незнакомец. What is Битрикс24?
Если вы озадачитесь поиском CRM, то на многочисленных форумах неизбежно столкнётесь с упоминанием системы Битрикс24 и её обсуждением. Сторонников и противников хватает: кто-то утверждает, что это не CRM вовсе (что правда), кто-то сводит весь функционал системы к корпоративному порталу, кто-то вспоминает про 12 бесплатных пользователей. Как и в любой другой компании, сотрудники Битрикс пристально следят за отзывами и обсуждениями наших продуктов в сети. Иногда нас удивляют отдельные комментарии и даже небылицы, связанные с Битрикс24. Но всему есть предел. О том, что же такое Битрикс24 на самом деле, как он может объединить компанию и помочь любому бизнесу, мы последовательно расскажем в нашем блоге на Хабре.
Бизнес ищет автоматизацию
Трудно найти работника и тем более руководителя, полностью довольного организацией работы в компании, взаимодействием внутри фирмы и с клиентами. Если взглянуть на деятельность со стороны руководителя, то во многих компаниях можно выделить одни и те же проблемы:
- потраченное впустую или неэффективно распределённое рабочее время и, как следствие, бесконечные переработки и жалобы на переработки
- пропущенные звонки и встречи с клиентами, необработанные входящие лиды, и, как следствие, падающие продажи
- потерянные клиентские контакты и даже базы, невозможность допродаж
- прекращение работы с пулом клиентов в случае увольнения ведущего менеджера или начальника отдела продаж
- нарушение внутрикорпоративных связей вплоть до войн меду отделами
- потерянные договора, не отправленные адресату коммерческие предложения, не выставленные закрывающие документы
- рассылки без учёта потребностей клиента и, как следствие, жалобы на рассылки
- обычные опоздания и ранние уходы без указания причины
- отсутствие корпоративной этики и культуры и т.д.
Это лишь небольшая часть мотивов руководителей, принимающих решение об автоматизации для целей отладки бизнес-процессов и мониторинга, за которым следует новая проблема — выбрать систему. Это настоящий вызов. Среди сотен новомодных программ и приложений, универсальных решений-лидеров рынка, web-систем и десктопа легко запутаться даже искушённому топ-менеджеру. Настало время внести ясность и рассказать о нашей системе Битрикс24. Как говорится, из первых рук.
Битрикс24: игра на вашем поле. В чём сила, брат?
Битрикс24 состоит из нескольких разделов, каждый из которых отвечает потребностям управления бизнесом, таким, как работа с клиентами, мониторинг показателей, работа с персоналом, маркетинг, планирование, управление проектами и проч. Остановимся на каждом из модулей и посмотрим, что же система умеет на самом деле.
Внутри каждого блока бизнес-процесса пользователь делает нужные настройки, заполняя поля карточки действия. Для создания большинства стандартных бизнес-процессов навыки программирования не нужны — нужно понимание алгоритма и самого процесса в компании как цепочки действий, нацеленной на достижение результата.
- При обращении клиента менеджер заносит лид в CRM, затем система предлагает на основе лида создать контакты и компанию. Карточке компании, как и в любой подобной системе, стоит уделить максимальное внимание, поскольку в дальнейшем вкладки сделок, предложений, бизнес-процессов и проч. будут наполняться информацией в привязке к клиенту.
- В карточке сделки обозначается объект сделки, сумма, вероятность закрытия, статус. Все сделки группируются и отображаются как в табличной форме, так и в виде информативного дашборда, который можно настраивать.
- Также CRM создаются, выставляются и сохраняются счета. Печатная форма счёта легко отправляется на электронную почту клиента прямо из интерфейса системы.
- Внутри модуля можно создавать коммерческие предложения, которые будут отправляться клиенту. Поля формы составления предложения помогают не забыть ни одну деталь, в том числе сумму сделки, документы-вложения, статус КП и многое другое. Составленное предложение можно скачать в PDF, распечатать или отправить по e-mail.
- Современные компании уделяют значительное внимание информации, которая аккумулируется в CRM — данные ложатся в основу принятия маркетинговых и управленческих решений, служат базой построения системы продаж, нужны для подсчёта эффективности сотрудников. В CRM встроено несколько готовых отчётов по сделкам, товарам, лидам, счетам и делам. Отчёты формируются в графическом и табличном представлениях. Внутри отчёта можно воспользоваться фильтром и задать интересующие параметры. Есть в Битрикс24 и самый любимый отчёт продажников и руководителей — воронка продаж, в которой отображается распределение сделок по стадиям и с указанием сумм сделок. Воронка в Битрикс24 двух типов: конверсионная (логика её построения предполагает включение нижлежащих стадий в предыдущие) и классическая (все стадии отдельно). Фильтры для воронки продаж предполагают построение по сотрудникам, датам и иным условиям. Этапы продаж можно кастомизировать, создавая свои наименования в справочнике.
- Все действия в CRM логируются — в случае спорной ситуации можно обратиться к истории и увидеть время и тип события, инициатора и связанную сущность. Для записей в журнале также можно создавать фильтры и сохранять их.
- В CRM вносятся товары, которые затем используются в сделках, предложениях и счетах. Для товара определяются цена, единица измерения, ставка НДС, изображение, раздел и описание. Кстати, разделы можно создать, например, как товары и услуги, если это предполагает деятельность компании.
- CRM в Битрикс24 предполагает множество настроек, отвечающих как за кастомизацию, так и за безопасность системы. Для настройки дополнительных полей карточки любой из сущностей не требуется даже минимальных знаний программирования — любой пользователь с помощью простого конструктора может добавить нужные кастомные поля любого формата. В настройках же задаются печатные формы с шаблонами подписи и печати, вводятся налоги, необходимые для целей работы с системой. Возможно создание шаблонов писем и интеграция с внешней почтой с заданием правил обработки писем из стороннего почтового ящика — фактически вся переписка ведётся внутри системы. С помощью удобного мастера настраивается интеграция с Интернет-магазином, есть интеграция с 1С «Предприятие». Разделение прав доступа распределяется по стандартным ролям, но можно создать и другие уровни доступа. Приятным дополнением к настройкам CRM является магазин платных и бесплатных виджетов, которые можно подключить к системе.
Телефония в Битрикс24 настраивается достаточно просто — для подключения софтфонов и/или аппаратов достаточно минимальных навыков администрирования. Каждому сотруднику выделяется свой номер, возможна запись всех разговоров (для дальнейшей работы с претензиями, контроля качества или обучающих целей). Траты на связь можно контролировать в разделе баланса. Там же можно ознакомиться с тарифами Битрикс24 на вызовы в любом направлении. Вообще, телефония в Битрикс24 заслуживает отдельного внимания — и мы ей обязательно уделим его в следующих постах на Хабре.
- Интерактивная Живая лента — центр общения и информирования внутри компании.Работая в ней, можно сразу комментировать и отмечать сообщения кнопкой «Мне нравится». Как и в социальных сетях, такие отметки влияют на расположение контента в ленте.
- На портале можно размещать заметные для всех объявления и сообщать в них значимую информацию. Объявления собираются в правом верхнем углу портала и не исчезают, пока сотрудник их не прочитает.
- В Битрикс24 легко создавать и планировать совещания и планёрки — все заинтересованные получат оповещение о предстоящем событии.
- Экстранет — столь же ограниченная рабочая территория, как и Интранет, предназначенная для работы с внешними контрагентами, например, фрилансерами. В Экстранет можно ставить задачи, создавать чаты, делиться документами и создавать базу знаний (wiki). Группы экстранета можно создавать для партнёров, агентов, клиентов и иных внешних пользователей.
Технологии пришли в бизнес давно. Уверены, что у большинства из вас есть те или иные инструменты, покрывающие часть задач, которые решает Битрикс24. Однако, чем дольше развивается компания и сем больше она растёт, тем выше становятся требования к инструментам. В итоге формируется раздробленная ИТ-инфраструктура, состоящая из корпоративного ПО нескольких вендоров, которое порой не интегрируется ни с помощью API, ни с помощью иных инструментов интеграции. Автоматизация получается несистемной и сложной: пользователи вынуждены работать в нескольких разных интерфейсах, запоминать логины и пароли, переключаться между окнами и приложениями. Битрикс24 строит единую систему автоматизации бизнеса и позволяет экономить время и силы сотрудников.
Фишки Битрикс24
Кроме основных модулей есть ещё несколько полезных и необходимых бизнесу фишек, которые успешно реализованы в Битрикс24. Они делают работу ещё удобнее, не заставляя отвлекаться на другие инструменты.
Однако все эти преимущества не основные. Главная фишка Битрикс24 — это комплексность системы. Если посмотреть на описание возможностей в посте, кому-то может показаться, что много лишнего, того, что никогда не было нужно в компании. Это мнение ошибочно. Опыт показывает, что как только пользователи начинают работать в системе, тут же возникают потребности в автоматизации каких-то повседневных задач. Битрикс24 позволяет управлять компанией, не выходя из системы: работать с клиентами, составлять и заключать договора, общаться с коллегами, звонить, развивать корпоративную культуру. Если через некоторое время после внедрения посмотреть список установленных программ, то можно заметить, что многими из них вы перестали пользоваться. Их заменяет Битрикс24, в котором не нужно вводить разные пароли и запускать многочисленные приложения. Всё под рукой — можно просто работать, переходя от одной задачи к другой и наблюдая за процессом. Это и называется ростом продуктивности.
В начале поста мы сказали, что для представителей российского бизнеса, ищущих CRM в Сети, не совсем понятно, что же такое Битрикс24. Отвечаем. Битрикс24 — это комплексная система управления компанией, включающая работу с клиентами, персоналом, внешними контрагентами, внутренние социальные коммуникации, телефонию и образующая единое рабочее пространство для продуктивной деятельности, направленной на развитие и достижение целей компании. Наша команда развивает Битрикс24 достаточно давно и для нас этот проект — и разработка, и бизнес. Мы выступаем сразу в двух ролях: и заказчика, и исполнителя, стремимся ориентироваться на реальные потребности наших клиентов. Нам есть, что вам рассказать. И мы обязательно расскажем.