Такие офисы обычно ужасны, но есть варианты

Об авторе: Джейсон Фрайд — основатель и исполнительный директор Basecamp



На прошлой неделе DHH [создатель Ruby on Rails, основатель и технический директор Basecamp — прим. пер.] разнёс в пух и прах открытые офисы. Он прав. Но погодите, ведь мы сами работаем в офисе такого типа. И мы проделали достойную работу, чтобы улучшить ситуацию. Может, есть смысл поделиться опытом.

Прежде всего, открытый офис привлекателен с нескольких точек зрения:

• Экономическая выгода. Отдельные кабинеты обходятся дорого. Вы можете возразить, что неспособность сотрудников работать в открытом офисе обходится ещё дороже. Я бы не стал с вами спорить, но это косвенные убытки, а вот оплата счетов на строительство несёт прямой и непосредственный экономический эффект.
• Расширяемость. Компании любят думать о росте. Сегодня у вас 20 сотрудников, но через год-другой может быть 40, 60 или 80. Очень сложно прогнозировать, сколько понадобится места. Если вы не дадите каждому личный кабинет, некоторые станут злиться. Если построить слишком много кабинетов, то потратите кучу места. Открытый офис представляет собой гибкое и комфортное решение, особенно если вы заключаете аренду на пять и более лет.
• Экономия места. Можно упаковать очень много людей в открытый офис на 460 м². Столы сдвигаются, люди сажаются на расстоянии метра и т.д. Я не говорю, что это хорошие идеи, но они практичны и эффективны. Если же давать каждому по отдельному кабинету, то понадобится гораздо больше места, что означает гораздо большую арендную плату. Это очень дорого.

Так что нетрудно понять, почему открытые офисы имеют смысл с чисто практической, экономической точки зрения. Их также легче убирать и обслуживать. Но как и DHH, я не согласен с «пользой совместной работы». Ни капельки. Это обман, призванный замаскировать реальную причину использования открытых офисов — экономию средств. Открытые офисы дешевле, вот и всё. Те люди, которые выбирают тип офиса, обычно принимают и финансовые решения.

Итак, с учётом всего этого, если уж нам приходится работать в открытом офисе, как сделать его более комфортным и эффективным?

Правила библиотеки

Зайдите в любую библиотеку в мире — и вы сразу заметите две вещи. Первое: обычно это открытые пространства с большим количеством столов и поверхностей повсюду — как в открытом офисе. И второе: там тихо. Эти две вещи присущи всем библиотекам: планировка и правила поведения. Мы в Basecamp называем их правилами библиотеки.




На фотографиях разная реализация одной идеи

Библиотеки полны людей, которые работают, читают, думают, учатся, пишут, размышляют, что-то проектируют и т.д. Все молчат. Опустив головы, люди работают самостоятельно. На наш взгляд, это образец офиса. В нашей компании мы придерживаемся правил библиотеки.

Итак, урок первый: примите эти правила. Открытые офисы существуют по всему миру и работают каждый день. Они называются библиотеками! И чем больше вы относитесь к своему офису как к библиотеке для работы, а не к хаотичной кухне, тем лучше работает план открытого офиса. Чтобы открытый офис стал эффективным, нужна рабочая культура.

Правила библиотеки означают держать себя в руках, разговаривать приглушённым голосом, не отвлекать друг друга. Если нужно нормально поговорить с кем-то, уйдите в отдельную комнату. В хорошем открытом офисе повсеместно должны быть отдельные комнаты. Место, куда в любой момент могут заскочить несколько человек, поговорить и решить вопрос, не беспокоя окружающих.

В нашем офисе мы называем эти изолированные пространства «командными комнатами» (Team Rooms). Вот как они выглядят:


В офисе Basecamp пять переговорных. Внутри этих комнат уложен красный ковёр, а за пределами — полосатый красно-серый ковёр, как обозначение сосредоточенного, тихого места

Кстати, устранение отвлекающих факторов означает не только физические, но всё чаще и виртуальные. Чаты/каналы в реальном времени — это как открытые офисы, только хуже во многих отношениях. Поэтому даже если вам посчастливилось работать удалённо или в офисе с отдельными кабинетами, но если весь день нужно следить на несколькими чатами в реальном времени, то вы тоже фактически работаете в открытом офисе. Уж простите…

Акустика

Что может быть хуже открытой планировки? Открытый офис с твёрдыми стенами! А поскольку многие открытые офисы размещаются в старых складских помещениях или лофтах, вы уже в невыгодном положении с точки зрения материалов. Всё это дерево, кирпич и стекло великолепно выглядят, но обеспечивают ужасную акустику.

Наш офис сначала выглядел как коробка 90 м² из стекла и бетона. Раньше это была мебельная фабрика, а потом стала фабрикой эха.

Основная часть нашего дизайна — это акустика. Например, в центре офиса мы возвели большую конструкцию в слоях войлока. Это звукопоглощающий материал, а выступы слоёв рассеивают звук. Вот как это выглядит:


Крупный план и вид издали

Одну длинную стену мы покрыли акустическим материалом, который используется в студиях звукозаписи для поглощения и рассеивания звука.


Крупный план и вид издали

Плитки ковра в открытом офисе ещё больше уменьшают эхо от разговоров:


Полосатые снаружи, красные в переговорных

И даже сами переговорные, которые предназначены для нормального общения, сконструированы с продуманной акустикой. От плиток потолка до слоёных пробковых стен с выступами и выемками, чтобы рассеять звук и убрать эхо.


Потолочные плитки и слоёные пробковые стены

Между всеми переговорными с общей стеклянной стеной установлены неопреновые прокладки. На фотографии плохо видно, но между комнатами есть небольшой зазор, где стекло проходит через внутреннюю стену. Неопрен расширяется в этом пространстве и подавляет передачу звука между помещениями.


Я показываю герметичную неопреновую прокладку между стеной и стеклом

Мы также сделали отдельную звуконепроницаемую студию для записи подкастов. Она отделана тем же материалом, что и длинная задняя стена.



Перегородки между столами в открытом офисе сделаны из другого акустического материала, который производят из переработанного пластика:


Крупный план и вид издали

Наконец, если нужно приватно поговорить по телефону (личный или деловой звонок), то есть три телефонные комнаты. У них надёжная звукоизоляция. Они отделаны тем же материалом, что и перегородки между столами. Если кто-то занимает такую комнату, на входе загорается табличка «Занято» (IN USE).


Я делаю вид, что кому-то звоню, в одной из наших телефонных комнат

Плотность и столы

Кроме акустики, для всеобщего душевного равновесия важна ещё одна вещь — плотность. Размещение на головах друг у друга — форма вынужденного стресса. У нас столы расположены лицом друг к другу, но перегородки не позволяют видеть лицо соседа напротив, а до стола за спиной расстояние около трёх метров. Вам никогда не придётся беспокоиться, что откатившись на стуле вы кого-то ударите.


У каждого есть стол для работы стоя, и каждый сидит возле большого окна

Более того, план офиса организован так, что никто не видит чужой экран. Зная, что коллеги даже непреднамеренно могут посмотреть на ваш экран из-за спины, это действительно неприятное чувство. Наша планировка не допускает такого.

Наконец, столы расположены вдоль огромных окон. Естественное освещение особенно успокаивает, а работники самостоятельно управляются с жалюзи в случае необходимости, если в зависимости от времени года появляются блики.

Открытость — это выбор

Да, открытый офис — это выбор, но он требует культуры тишины. К счастью, всем знакома эта культура, потому что все знают, как вести себя в библиотеке. Кроме того, требуются определённые капиталовложения и обдуманный выбора дизайна. Даже если все молчат, размещение кучи столов в эхо-камере — не лучший вариант. Если хотите сохранить тишину, следует обдумать дизайн. Каждое решение так или иначе влияет на результат.

И это всё необязательно!

Мы как могли постарались улучшить открытый офис (и культуру), чтобы каждый мог сконцентрированно работать в тишине каждый день. Но даже этого недостаточно, поэтому никому из сотрудников необязательно приходить в офис. Basecamp — это полностью удалённая компания из 54 человек, и даже 14 человек из чикагского офиса бóльшую часть времени удалённо работают из дома. Если зайти в офис, то вы найдёте там максимум 3−5 человек. Да, обычно это огромная пустая трата места, но мы с радостью идём на такую уступку.

Больше фотографий нашего офиса можно найти здесь. Вышеописанные стратегии и другие темы обсуждаются в будущей книге «Не обязательно сходить с ума на работе».