Большая часть ИТ-конференций — это сборник best-practices, которые призваны не только научить чему-либо, но и показать компанию спикера с выгодной стороны. Также спикеры сталкиваются с NDA — не всеми данными можно делиться, поэтому доказать эффективность предложенных инструментов непросто. В таких условиях сложно полностью перенять опыт коллег и досконально разобраться в вопросе. Но что, если и спикеры, и участники — это сотрудники одной компании? Рамки секретности снимаются и обмен опытом становится более прикладным.

Каждый год мы организуем внутреннюю конференцию для сотрудников компании, а в этом году у нас получилось вывести её на принципиально новый уровень. Мы расширили треки и сетку с докладами, добавили возможность нетворкинга, а также изменили название. Теперь делимся опытом с вами. Но обо всем по порядку.

Сформируйте позиционирование

Раньше наша внутренняя конференция называлась DevelCamp, так как изначально подразумевалась для разработчиков. О том, как она проходила, вы можете прочитать в предыдущей статье. 

Конференция создавалась 12 лет назад, и за это время мы переросли узкопрофильный формат. Новое название должно было соответствовать реальному положению дел. Привязка к «devel» не давала возможностей для маневра, поэтому фокус организаторов был направлен на то, чтобы подобрать доклады согласно должностям. Однако за 5 лет ситуация изменилась, во главу развития компетенций встал T-shaped подход. Теперь коллегам важно не только обладать глубокой экспертизой, но и получать дополнительный опыт в смежных сферах. 

Также устаревшее название сбивало с толку новичков, а их в Naumen достаточно — каждый год штат компании растет на 17%. Новые сотрудники не понимали, будет ли полезна конференция, хватит ли им компетенций, чтобы усвоить новую информацию. 

Драйвером глобальных изменений стал Антон Павлов, руководитель развития одного из направлений продуктов компании и, по совместительству, программный директор конференции. Он и предложил сменить позиционирование и сетку докладов.

Антон Павлов

Программный директор конференции

Ко мне часто обращались ребята из других команд и спрашивали: «А что такое DevelCamp, стоит ли туда вообще идти, это же для разработчиков?». Я понял, что обе части составного слова вносят некую смуту: devel — разработчики, что совсем узко, camp — ассоциируется с лагерем, а значит, и обмен опытом будет проходить в спартанских условиях. Ни то ни другое к конференции не имеет отношения. Во-первых, она для всех сотрудников, во-вторых, проходит в отелях в центре города. Также ее масштабы лагерем точно не назовешь. 

Вносить изменения начали с названия. Важно было отразить:

  • что это конференция,

  • что она для всех,

  • что она внутренняя и своя.

Вместе с программным комитетом мы поштурмили и пришли к выводу: NauConf подходит по всем пунктам. Но мы бы не были аналитиками, если бы не провели исследование: запустили опрос, где 80% сотрудников компании проголосовали за NauConf. Поэтому мы, уверенные в своих силах, с поддержкой людей за плечами, пошли на такое изменение. 

Следующим шагом стала смена треков. Изначально были:

  • Технический трек, на котором выступали разработчики и автотестировщики.

  • Аналитический, который четко ассоциировался с аналитикой.

  • Общий трек, с докладами, которые интересны всем. 

Но ведь в компании есть инженеры, тестировщики, технические писатели, дизайнеры, и они все были вне профильных треков. Мы теряли не только слушателей, но и докладчиков. Потому что часть сотрудников не могли соотнести свой опыт с нашими треками и просто не подавали заявки. 

Теперь в Technologies коллеги рассказывают про все технологии, инструменты, подходы к разработке и управлению продуктами с технической точки зрения.

В треке Product and Projects мы говорим про управление продуктами и проектами со всех сторон. Это и управление документацией, создание и запуск продуктов и проектов, их поддержка и развитие. В том числе помощь клиентам при внедрении. 

Также у нас появился новый трек Teams, где мы сфокусировались именно на управлении командами. Если раньше мы экспериментировали с управленческим треком и было непонятно про что это: управление продуктами или людьми? Теперь все четко понимают, что трек про команду. 

Без изменений остался общий трек. Переименовали его в all, чтобы название не выбивалось из общей стилистики. Он для всех, про всех, и обо всем. 

Внедряйте лучшие практики

Обмен — это всегда про взаимодействие нескольких человек, а формат докладов работает только в одну сторону. Да, конечно, мы делаем сессии вопрос-ответ после каждого выступления. Но время ограничено и не всегда получается пообщаться публично со всеми.

Решением проблемы стало внедрение в конференцию NauTalks. Изначально это был онлайн-проект, в рамках которого коллеги делились техническим опытом, общаясь в закрытых профессиональных группах. В прошлом году, когда мы решили провести его в первый раз на конференции, проект раскрылся по-новому. Эту практику решили перенести и в NauConf.

Анастасия Долгопол

Руководитель T&D

В этом году в рамках конференции мы провели семь встреч: по тестированию, интерфейсам, маркетингу, аналитике, DevOps, CI/CD, Developer. Общей концепцией проведения занимались кураторы, также у каждого NauTalks был свой лидер. Лидеры взяли на себя инициативу:

  • в подготовке формата — мастер-класс, модерируемая дискуссия или воркшоп; 

  • выборе спикеров или материалов. 

Сами встречи проходили на протяжении полутора часов. Участники Nautalks знакомились друг с другом, активно общались, обменивались мнениями, делали групповые упражнения и решали кейсы.

Помимо NauTalks и докладов в рамках конференции мы проводим мастер-классы. Основное отличие от NauTalks в тематике. Мастер-классы направлены на получение практического опыта по общеразвивающим темам и soft-компетенциям: например, фасилитация, обратная связь или особенности работы во внутреннем стартапе. 

Коллеги любят такие форматы. Также отдельно отмечают участие топ-менеджмента в роли спикеров на мастер-классах. Какой интересной ни была бы конференция, мозгу важно переключаться. Иначе в разгар самого полезного доклада можно застать себя за скроллом ленты или общением с коллегой. Мы предусмотрели эту ситуацию и добавили развлекательных активностей. Например, в перерывах сотрудники могли поиграть в командные игры на логику или реакцию. 

Чтобы мотивировать участников задавать вопросы, за каждый вопрос из зала мы давали жетоны для игры в «хватайку», а за самый интересный — тематическую книгу от спикера. 

В «хватайке» сотрудники могли выиграть эксклюзивный мерч или получить NauBonus — внутреннюю валюту компании. Самой желанной добычей стала игрушка-перевертыш красная панда — маскот компании.

Подумайте об ограничениях

Команда Naumen распределена по всем городам России, но большая часть сотрудников из Екатеринбурга. Поэтому ивент проводим именно здесь. Чтобы все желающие могли посетить конференцию, нужно найти площадку на 400+ человек. Это непросто, даже в городе миллионнике. Плюс нужно оформить командировки, привезти и разместить коллег из других городов. 

В нашем же случае коллеги из АХО взяли на себя вопросы, связанные с командировками. Коммуникационной поддержкой и организацией ивента занимаются отдел HR-брендинга и дизайнеры. Контентным наполнением — программный комитет, собранный из сотрудников компании. Еще мы позвали эксперта в области обучения и развития, чтобы конференция решала образовательные задачи компании. Также, важно учесть, что не у всех будет возможность приехать, поэтому без технических специалистов, которые помогут организовать запись докладов конференции не обойтись.

Распределяйте ответственность

В большой команде организаторов важно распределить ответственность. Если бы мы составляли матрицу RACI, то выглядела бы она примерно так:

Стандартные участники проекта по матрице RACI:

R — исполнитель.

A — ответственный за задачу или проект целиком.

С — консультант, эксперт в определенной области.

I — участник проекта, который должен быть в курсе, но на результат никак не влияет.

Не забывайте о качестве контента

У нас за контентное наполнение отвечает программный директор Антон — вы уже с ним знакомы. Он собирает комиссию экспертов, которая помогает привлечь выступающих, оценить уровень и качество докладов в разных профессиональных областях. 

Также у каждого направления есть свой ответственный — эксперт в профессиональной области. Будь то доклад, мастер-классы или NauTalks. Также нас консультирует руководитель группы обучения и развития компании. Она анализирует запросы сотрудников с Performance Review и делится информацией с программным комитетом.

Где ищем доклады?

Корпоративная рассылка на почту — предлагаем сотрудникам самостоятельно подумать над темой доклада, а затем связаться с организаторами. Примерно 70% выступлений на конференции — это личная инициатива сотрудников. 

Точечное обращение — если мы знаем о классном проекте, а никто из коллег его реализующих не проявил инициативу, мы самостоятельно обращаемся с просьбой выступить. Таких выступлений в рамках конференции примерно 20%.

Также есть темы, на которые мы обещали поговорить на прошлых встречах. Их совсем немного — около 5%. Плюс иногда приходит топ-менеджмент компании со своими предложениями.

Критерии отбора докладов

Интересный материал — чтобы слушатель сказал: «Может быть, это не имеет ко мне отношения, но клево, что ребята этим занимаются! У них интересные и нужные задачи, они молодцы!»

Отражение глобальных трендов, которые уже добрались до нашей компании или вот-вот доберутся.

Цепляющая тема — наши доклады по времени занимают 20-25 минут. Поэтому раскрыть все нюансы времени может не хватить. Однако тема, должна зацепить участника конференции и сподвигнуть узнать о ней подробнее вне внутренней конференции.

Самые интересные и злободневные доклады мы предлагаем переиспользовать. Например, Андрей Аркаев подготовил доклад про обновление Hibernate 6. Затем доработал его и выступил с ним на JUG.EKB. Также с этой же темой Андрея пригласили поучаствовать в публичном обсуждении на Joker 2022, а наши копирайтеры транскрибировали выступление и с помощью Андрея написали статью на Habr.

Также на конференции выступает топ-менеджмент — на наш взгляд, это одно из значительных преимуществ. Да, их двери всегда открыты, и они с радостью общаются с сотрудниками в перерывах между встречами, но времени не всегда достаточно. Поэтому NauConf — отличная возможность перенять их опыт и получить ответы на интересующие вопросы.

Подготовка к докладам

Если для потенциальных спикеров опыт выступления — первый, эйчары помогают подготовиться. По запросу редактируют структуру доклада, формулируют тему и анонс. Также мы привлекаем эксперта в области стартап-питчей и сторителлинга. Он учит держаться на сцене и помогает с правильной подачей материала. 

Сделайте информацию доступной 

Цель организаторов сделать так, чтобы участники могли взять от конференции как можно больше. Поэтому важно, освободить участников от бытовых забот. А затем, рассказать обо всех удобствах, которые для них предусмотрены.

Используйте все доступные способы коммуникации: таблички, листовки, баннеры, стойки информации с реальным человеком, а также телеграм-канал.

Перед запуском заполните основной источник информации всем необходимым: маршрут до локации, карта локации, программа мероприятия, чек-лист — что взять с собой. 

Продумайте, с какими сложностями могут столкнуться участники: где оставить сменную обувь, где переодеться, сколько времени придётся потратить на дорогу, смогут ли все люди сразу уехать от места локации, есть ли парковка. 

Все рекомендации должны быть в свободном доступе и сразу в нескольких источниках. У нас это почтовая рассылка, корппортал, телеграм-канал.

Телеграм-канал должен быть активен на протяжении всего ивента. Дублируйте контрольные точки, напоминайте о времени начала активностей за 10 минут до старта.

Постоянно проверяйте комментарии и сразу же отвечайте на вопросы участников. Если вопрос возник хотя бы у двух человек — это повод для отдельного поста. 

О чем еще важно рассказать в канале:

  • Общая программа мероприятия с временем начала и локацией.

  • Памятка, о том, что нужно взять с собой.

  • Что делать, если необходимые вещи не взяли.

  • Дополнительные напоминания о старте активностей за 10 минут до их начала.

  • Старт работы точек питания в месте с локацией.

  • Номера телефонов организаторов — для экстренной связи.

Помните, главное в коммуникационной поддержке мероприятий — это прозрачность действий и диалог с участниками. Возможно, сразу не удастся ответить на все вопросы, поэтому после каждого ивента — собирайте базу частых вопросов и постоянно дополняйте.

Также к коммуникациям относится и дизайн. Единая стилистика задает конференции тон, она помогает транслировать нужные смыслы, создавать UGC.

Чтобы конференция прошла без NDA — сделайте ее внутренней. А чтобы избавиться от рамок — важно их сначала обозначить. Конечно, предусмотреть все не получится. Поэтому после проведения конференции, работа над ней не прекращается. Соберите обратную связь и проведите ретроспективу с командой. Так удастся учесть больше нюансов и вывести конференцию на новый уровень.

Удачных вам встреч!