Excel – это самый распространенный инструмент для управления запасами. Часто, даже крупные компании, с миллиардными оборотами используют его для прогнозирования спроса и расчета заказов. При этом по мере роста компании и товарооборота использование Excel может снижать эффективность работы и конечную прибыль. Зачастую люди привыкают к инструменту и не замечают, как это происходит.

Далее расскажем о 5 неочевидных недостатках использования Excel.

1. Еxcel имеет большие возможности по форматированию и вводу данных. Но это сильно ограничивает автоматизацию процесса.

Вы можете вводить данные в любом удобном для вас виде. Это большой плюс для Excel как инструмента одноразового использования и средства визуализации. Вы можете делать с данными, что захотите. Но в результате данные получаются слабоструктурированными и не имеют ясного формата. Они пригодны для использования человеком, но никак не автоматизированной системой. А это сказывается на скорости и точности обработки. К тому же нельзя исключать человеческий фактор – невнимательность и ошибки.

2. Совместное использование Excel – это трудоемко и чревато ошибками.

Управление запасами - процесс сложный, а главное совместный. Excel - инструмент для работы одного человека. Когда вы передаете ваш файл другому сотруднику, зачастую создается его копия. Копии хороши скорее для чтения, но не изменения и добавления информации. А если вы работаете с пятью или десятью людьми, то потом объединить результаты их работы представляется достаточно сложным, а самое главное опасным процессом – даже небольшая ошибка может привести к потери прибыли.

3. В Excel не проверяется точность исходных данных и нет возможности отследить все изменения.

Для системы управления запасами очень важна точность исходных данных. Если она ниже критического порога, то от нее скорее будет вред, чем польза. В Excel нет возможности отслеживания изменений и обеспечения целостности хранимых данных. Т.е. Любой сотрудник может случайно изменить значение в ячейке, что приведет к необратимым последствиям. Узнать, когда и кем было произведено это изменение практически невозможно. А если Excel используется для первоначального ввода информации, то дело обстоит еще хуже, так как Excel не осуществляет проверку и контроль над тем, какие данные вводятся в ячейки.

4. Отсутствие детализации по отчетам учетных систем в Excel.

Стандартные отчеты учетных систем выгружают данные в Excel в обобщенном виде. Это означает, что над данными уже произведена некоторая операция по их группировке по неделям или, к примеру, по месяцам. Сам процесс группировки уже является необратимым, а значит, связан с потерей значащей информации. Современные алгоритмы требуют как можно большей детализации, иначе это сказывается на качестве прогнозов. Также в Excel может становится недоступна дополнительная информация, которая может быть использована при прогнозировании, например, товарные группы или сведения о поставщиках.

5. Автоматизация процесса на больших данных невозможна.

Автоматизация процесса на больших объемах данных с большим количеством ограничений и условий невозможна из-за отсутствия базы данных как таковой. Причина в том, что отсутствует система управления этой базой данных. Такая система позволяла бы оперировать большими объемами информации и сложной структурой данных. Сделать это в Excel практически невозможно.

А какие недостатки в Excel знаете Вы? Предлагаем обсудить Ваши варианты в комментариях.