Сложно представить свои повседневные будни без использования облачных сервисов Google Drive, DropBox, iCloud и других. Тем не менее, в нынешних обстоятельствах мы вынуждены менять привычные решения. На первый план вышли такие характеристики продуктов, как страна происхождения компании-разработчика, геолокализация данных и другие.

Меня зовут Елена Колесникова. На интервью в качестве Product Owner часто слышу вопросы об организации совместной работы внутри компании над различными проектами документов: регламенты, технические задания, коммерческие предложения, договоры и др.

Как быть, если корпоративные сервисы, разрешенные для использования в организации, не справляются например с такими рабочими задачами:

1. Получить документы или передать их третьей стороне.

Не каждый документ необходимо подписывать ЭЦП и отправлять через операторов ЭДО. При этом объем передаваемой информации не всегда можно уместить в письмо, а обеспечить доступ к внутренним файлообменникам бывает сложно. Если поддержкой инфраструктуры занимается специалист с «почасовой» оплатой, быстро эту проблему решить не получится.

2. Совместно работать над проектом документа.

Такие задачи актуальны для очень многих специалистов в разных областях. Например, к ним прибегают:

1. руководители различных проектов, работающие с распределенной командой или удаленными подрядчиками;

2. эксперты, занимающиеся оценкой объектов строительства или оборудования, создающие сводные отчеты по различным направлениям;

3. сотрудники федеральных и муниципальных органов власти, особенно собирающие и анализирующие данные областей и регионов;

4. сотрудники центров организации и контроля бизнес-процессов, работающие над разработкой и распространением методологии и сбором отчетности;

5. специалисты, работающие вне офиса, например, на различных удаленных объектах, и нуждающиеся в корпоративном контенте. К ним можно отнести специалистов, которые трудятся на месторождениях полезных ископаемых и используют в работе оперативные данные о состоянии оборудования, его истории эксплуатации и ремонтов.

Когда нет подходящего инструмента для совместной работы над документами, возникает ряд сложностей:

• Количество рабочих версий настолько большое, что сложно найти финальную или собрать в единый документ все результаты работы над ним.

• Увеличиваются сроки согласования документов, и трудно избежать ошибок.

• Возможно снижение производительности сотрудников.

3. Работать с документами не только в офисе: иметь доступ к информации дома или в командировке.

Конечно, всегда есть возможность воспользоваться пересылкой по почте или внешними накопителями данных. Но если собрано не все необходимое или копия повреждена, можно оказаться в ситуации, когда важная информация нужна, но ее нет под рукой.

Именно поэтому, несмотря на строгие запреты, многие сотрудники прибегают к услугам облачных хранилищ, поскольку они решают все эти проблемы. Как же быть, если использование даже популярных российских облачных сервисов файловых менеджеров в компании запрещено?

Выход — искать решение для создания корпоративного хранилища документов, отвечающее современным требованиям.

Как компании организуют работу с корпоративным контентом

Все компании по-разному подходят к решению этой задачи:

Вариант №1: разработка отдельного продукта. Некоторые компании создают новый современный файловый менеджер с продвинутой поисковой системой и гибкими правами доступа. Недостаток подхода заключается в следующем: такая разработка занимает большое количество времени, а сам проект в итоге может оказаться экономически неэффективным и так и не дойти до этапа полноценного применения в компании.

Вариант №2: использование папок на сервере. Подход чаще всего применяют компании из малого и среднего бизнеса. Для крупных организаций, располагающих терабайтами информации, такие решения максимально неудобны и могут приводить к серьезным проблемам — потере файлов из-за ошибок в их наименовании или случайной загрузке в папку, которая для этого не планировалась.

Вариант №3: использование исторических систем. Такими системами чаще всего выступают корпоративные порталы. Они располагают функциональными возможностями для публикации статей, информирования об обновлениях. Главный минус заключается в сложности поддержания контента в актуальном состоянии. Также на портале, как правило, размещается итоговая версия документа, которая не имеет привязки к ответственному сотруднику, и нет инструментов для работы с файлами. Эти особенности не позволяют оперативно вносить изменения в информацию и обмениваться ей.

Вариант №4: использование популярных файловых менеджеров. Главный минус подхода в том, что популярные сервисы могут быть запрещены к использованию корпоративной политикой информационной безопасности. Многие компании часто применяют гибридную модель хранения информации: совмещают ресурсы публичных или частных облаков и использование собственных серверных мощностей.

Иногда предприятия пытаются вести работу с документами в системах для управления различными бизнес-процессами (СЭД, 1С: Бухгалтерия, ТОиР и др.), но целевое назначение таких решений — организация и отслеживание процессов в компании, поэтому работа с файлами документов в них может быть достаточно трудоемкой. Изобилие атрибутов, которые необходимо заполнить, не даст быстро приступить к непосредственному созданию или изменению нешаблонного документа. Найти документ тоже не всегда просто, так как права доступа в подобных системах ограничивают видимость в соответствие с участием сотрудника в конкретном процессе.

Вариант №5: покупка коробочного решения, «заточенного» под работу с документами. Наиболее удобным способом организовать работу с файлами в компании может стать приобретение специализированного коробочного решения. 

Что должно уметь специализированное ИТ-решение для работы с документами

При выборе специализированного продукта для работы с корпоративным контентом следует убедиться, что он обладает следующими возможностями:

• позволяет создавать и поддерживать иерархическую структуру хранения документов;

• удобно распределяет документы по структуре хранения и дает возможность контролировать актуальность информации и процесс корректировки документов;

• включает функциональную возможность ведения версий документов (не файлов);

• позволяет делиться документами по ссылке с сотрудниками и контрагентами.

Также стоит обратить внимание на возможности, делающие систему хранения документов гибкой и понятной для сотрудников:

• поиск по содержанию документов в формате отсканированных копий;

• настройку атрибутов в документах для последующей их систематизации и поиска;

• интеграцию (открытое API) с другими системами компании.

Еще несколько важных функциональных возможностей решения, на которые следует обратить внимание, — это наличие системы резервирования и интеграции со справочником Active Directory, а также варианты установки приложения как в корпоративном контуре, так и в частном облаке.

Стоит пояснить, что несмотря на боязнь утраты конфиденциальных данных  и опасений попасть в зависимость от провайдера облачного сервиса многие владельцы бизнесов рассматривают переход на аренду вычислительной инфраструктуры, на которой можно запустить собственные программные решения: серверы, хранилища данных, сети, операционные системы (IaaS). Такой подход может сэкономить затраты как на оборудование, так и на зарплату сотрудников, необходимых для его поддержки.

По данным аналитиков iKS-Consulting в 2022 году объем российского рынка решений IaaS составил 86,6 млрд рублей, что на 41,6% больше показателя предыдущего года. При этом многие консалтеры отмечают наличие потенциала для дальнейшего роста российского рынка облачных сервисов. Именно поэтому так важно, покупая решение для использования внутри корпоративного контура, предусмотреть возможности его развития и масштабирования в условиях использования арендованной инфраструктуры.

На российском рынке ПО представлено довольно много продуктов различной степени зрелости для корпоративного использования: сервер документов Р7, частное облако «Мой офис», решение для совместной работы с документами Nаumen Disk, облачные хранилища NextCloud и VK WorkDisk и другие.

Стоит отметить, что Nаumen Disk имеет  возможности по настройке и использованию дополнительных атрибутов и применению ОСR-распознавания непосредственно из «коробки». Эти функциональные возможности позволяют не только организовать хранение контента, но также максимально быстро находить сканированные копии документов и использовать их распознанный текст для составления новых. В свою очередь установленная на собственных серверах инсталляция Nаumen Disk может быть перенесена на вычислительные ресурсы, арендованные у провайдера облачных сервисов, если вдруг информационная политика компании изменится.