Как часто вам нужно отвечать на вопрос, сможете ли вы взять в работу эту задачу?

Если достаточно часто, то в своей работе вы наверняка используете инструменты, которые помогают вам точно сказать — да или нет. Это может быть и MS Project, таск‑трекеры или любое другое специализированное ПО.

Но что, если нужно понять емкость максимально быстро, да еще и дать пруфы для руководства, которое привыкло все мерить часами, а не абстрактными стори‑поинтами?

Калькулятор ресурсов

Именно в такой момент ко мне пришла идея создать простой и удобный инструмент, который позволил бы посчитать фактическую емкость команды. Так родился калькулятор ресурсов.

В калькуляторе важно было зайти с двух сторон.

1. Посчитать емкость команды.

2. Посчитать оценку задач.

При этом было важно учитывать все факторы, влияющие на доступный объем ресурсов — непродуктовые задачи, отпуска, больничные, учесть даты рассчетного периода, праздники, выходные. Со стороны задач — дать объективную оценку, иметь возможность для "экспертных модификаторов" — коэффициентов на оценки.

Ну и в конечном итоге сделать упрощенный, понятный для всех интерфейс.

Настройки

Чтобы было понимание простоты, в настройках разместил легенду, которая по цвету ячейки подсказывает, какие из них рассчитываются автоматически, а какие можно править.

В настройках указываем даты для расчета, праздники (выходные считаются автоматом), роли и название вашего проекта.

Калькулятор предоставляет возможность рассчитывать 2 периода. Я использую их в качестве точного и упрощенного планов, вы же можете использовать их например для двух проектов или команд. Функционал калькулятора для каждого из периодов практически идентичен, поэтому в статье буду рассказывать на примере одного из них.

Кажется, что это сложно, но на самом деле стоит заполнить один раз и можно в дальнейшем только менять даты периодов и добавлять новые праздники.

Ресурсы

Дальше переходим к нашим ресурсам. Здесь я сгруппировал настраиваемые поля по 3 группам столбцов:

1. Люди.

2. Отсутствия.

3. Резервы.

Каждый из разделов содержит соответствующую группу столбцов.
В Людях мы указываем имена наших сотрудников, выбираем им роль из ранее заполненного справочника и указываем доступность на вашем проекте. Это опция позволяет не только использовать ресурсы part-time, но и корректировать производительность ресурса согласно вашим данным.

Далее идет группа Отсутствия, тут мы указываем плановые отпуска ресурса и закладываем резерв на потенциальные больничные, тут стоит прикинуть как среднюю температуру по больнице (хе-хе), так и повысить прогноз по особо болеющим людям. Если у вас роботы — ставьте везде 0.

Следующий блок Резервы или Непродуктовые задачи. Сюда можно заложить различные резервы. Я считаю, что люди не могут работать все 8 часов продуктивно — пьют чай, курят, рефлексируют, переключаются между задачами и т.д., поэтому, указываю четверть рабочего времени на такие активности. Вы можете делать ровно так, как вам подсказывает ваш опыт.
И в целом каждый из данных столбцов группы вы можете переименовать и фиксировать именно те резервы, которые нужны именно вам.

По сути можно сказать: Все, мы знаем, сколько у нас есть ресурсов!
Для этого в конце есть столбец с подсчетом ресурсов, а также, сумма ресурсов по ролям на верху страницы.

Работы

Конечно, знать, сколько у нас ресурсов, это прекрасно, но, как нам это поможет ответить на ранее заданный вопрос: сможете ли вы взять в работу эту задачу?

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять, а какие работы в эти ресурсы влезают?

Лист с работами также является калькулятором, он считает оценки работ и мапит их на ресурсы, которые мы заполнили ранее.

Все, что от нас требуется это:

1. Указать название фичи или любой работы.

2. Указать ее оценку в часах для каждой из ролей.

3. Если надо — докрутить коэффициенты для нужной роли.

Для оценки в калькуляторе есть вспомогательная форма с PERT-калькулятором, который по классической формуле Pert x4 позволит подсчитать оценку команды:

(Оптимистичная+(Вероятная*4)+Пессимистичная)/6

Это позволит в ходе обсуждения с командой сразу вбивать их предположения в форму и получать вероятностную оценку.

После того, как мы выполнили оценку задач, у нас не происходит никакой магии по использованию ресурсов, все потому, что мы выбираем из них как из беклога, какую задачу мы возьмем в работу. Это очень удобно, поскольку вы можете держать оценки на все ваши задачи и опционально прикидывать, что влезает к вам, а что нет.

И вот тут включается магия.

Калькулятор любезно посчитает и подсветит те роли, где у нас есть нехватка ресурса. С таким расчётом можно смело идти к спонсору, просить ресурсы или менять скоуп по задачам.

Релизообразующая фича - это наш признак, которым мы помечаем работы, которые непременно должны войти в релиз, и они не могут занимать более 50% трудозатрат базового плана. Именно для этого нужна колонка и ячейка с процентами.

Какие ваши доказательства?

Что касается донесения информации до руководства, то у вас на руках есть все необходимые цифры. Вы можете показать расчёты часов, откуда взялись ресурсы и сколько их на самом деле. Для этого в разделе ресурсов есть вспомогательный раздел, который показывает распределение ресурсов на проектные и операционные.

Заключение

Конечно, калькулятор имеет несколько неприятных ограничений:

1. Невозможно подсчитать календарные сроки по фиче. Тут нужно использовать тот же MS Project, что я настоятельно рекомендую.

2. Предполагается параллельная работа по задаче, а это не всегда так.

Надеюсь Калькулятор ресурсов окажется полезен в оценке ваших проектов.

Антон Кузьминых

Менеджер проектов в ИБ