Через неделю вузы начнут принимать документы абитуриентов на все формы обучения. Собрать и направить все необходимые бумаги в институты для будущих студентов – тот еще челлендж. Таким же малоприятным является процесс обработки этих документов и для сотрудников приемных комиссий, которым – когда абитуриенты выстроятся в очереди с оригиналами документов – придется перелопатить кипы бумаг.

Мы в Smart Engines нашли способ, как ускорить и упростить этот процесс для всех его участников. 

Способы подачи документов

Сегодня подать документы в университет можно несколькими способами – онлайн через Госуслуги/онлайн-сервис вуза или же традиционным способом, то есть лично. Хотя число абитуриентов, предпочитающих избегать бумажной волокиты, становится с каждым годом все больше, желающих лично привезти папку с документами по-прежнему немало.

Какие документы необходимы для поступления в вуз

Обязательным для всех является предоставление копии паспорта и аттестата об окончании 11 класса или диплома о получении среднего профессионального образования (или диплома о высшем образовании, если человек получает вторую “вышку”). Помимо этого, поступающему необходимо заполнить заявление о приеме и подписать согласие на обработку и распространение персональных данных. В ряде случаев могут потребовать также медицинскую справку по форме № 086/у или набор фотографий 3/4.

Чтобы получить дополнительные баллы, абитуриент может приложить документы, подтверждающие его индивидуальные достижения. Среди них - аттестат или диплом колледжа с отличием, итоговое сочинение выпускника, волонтерская книжка, грамоты и сертификаты за победы в олимпиадах или спортивных соревнованиях и тому подобное. К счастью или сожалению, сертификаты о победе в “Русском медвежонке” в 4 классе в этот перечень не входят...

Еще больше бумажек требуется от абитуриентов, поступающих по особой квоте или имеющих преимущественное право зачисления. Людям с инвалидностью необходимо предоставить справку, выданную учреждениями МСЭ (медико-социальной экспертизы), ИПРА; сиротам и детям младше 23 лет, оставшимся без попечения родителей - справку из местного органа опеки и попечительства; ветеранам, инвалидам войны, участникам боевых действий и их детям - удостоверение ветерана боевых действий или справку из военкомата; абитуриентам младше 20 лет, чей единственный родитель является инвалидом первой группы - справки о среднедушевом доходе семьи ниже прожиточного минимума в регионе, о составе семьи, об инвалидности родителя и так далее. 

Соответственно, список документов, подаваемых во время поступления в университеты, крайне широк. И приемным комиссиям порой приходится обрабатывать даже редко встречающиеся документы: скажем, удостоверения пострадавших от воздействия радиации - такие абитуриенты тоже имеют льготы при поступлении. 

Отдельной “головной болью” можно назвать заявления о приеме на образовательную программу. Во-первых, они могут составлять по несколько страниц. Во-вторых, будущие студенты, как правило, пытаются подать заявления на максимальное число направлений (а также на платные и бюджетные места), и им приходится на каждую программу составлять новую бумагу.

Если для поступления необходимо сдать дополнительные экзамены помимо ЕГЭ, то это ведет к дополнительной волоките с документами: от портфолио публикаций для поступающих на журфак до справок об инвалидности или ограничениях по здоровью для обеспечения особых условий для сдачи вступительных.

ИИ в помощь приемным комиссиям 

Можно только представить (а кому-то, кто сам или чьи дети поступали в университеты относительно недавно, и представлять не надо), какой хаос творится в приемных комиссиях университетов, особенно тех, которые считаются “топовыми” и куда стекаются абитуриенты со всей страны. В подобных условиях легко потерять какую-нибудь бумажку или перепутать данные поступающих. Как же быть?

На помощь могут прийти технологии искусственного интеллекта. Мы, Smart Engines, уже на протяжении нескольких лет занимаемся разработкой решений, позволяющих автоматически распознавать данные с любых документов. 

Прежде всего, паспорта. Программный продукт Smart ID Engine меньше чем за секунду распознает паспорт РФ и осуществляет мгновенный ввод данных из него. Не имеет значения, какой перед системой документ: машинописный или рукописный. Кроме того, технология легко извлекает данные из удостоверяющих документов 235 юрисдикций мира, в том числе стран СНГ, - это особенно актуально для вузов, имеющих дело с иностранными студентами. Система работает с фото, видео и сканами документов. Все операции по распознаванию полностью автоматизированы и исключают риск возникновения ошибок вследствие человеческого фактора. 

Сотрудникам приемной комиссии достаточно взять свой телефон (даже самый бюджетный), навести его камеру на паспорт и сделать снимок или выбрать нужную фотографию из галереи, а всю остальную работу проделают алгоритмы ИИ. Распознаваемые данные обрабатываются в контуре устройства и не передаются третьим лицам - так что сохранность личной информации поступающих гарантирована. За счет использования сверхлегких нейросетей на всю процедуру уходит меньше секунды. 

Причем работникам комиссии не обязательно фотографировать каждый документ по отдельности - можно расположить несколько из них в одном кадре, и алгоритмы искусственного интеллекта распознают все из них.

Если с паспортами все понятно, то что делать с другими документами: дипломы, аттестаты и тому подобное? На помощь придет другой программный продукт - Smart Document Engine. Это решение быстро и надежно распознает дипломы, справки, списки абитуриентов и многие другие документы формата А4. Причем как с напечатанными данными, так и написанными от руки. Система автоматически ищет и распознает все типы реквизитов, в том числе из неструктурированных документов. И если возникают ситуации, когда непонятно, написано 0 или о, ИИ, определив, что в конкретном поле стоят только цифры или буквы, во время постобработки выберет верное значение. По аналогии со Smart ID Engine, Smart Document Engine тоже запускается на обычных телефонах, и в ходе распознавания данные не передаются посторонним. 

Программе также можно настроить формы для распознавания. Учитывая, что шаблоны тех же заявлений о приеме у университетов различаются между собой, комиссиям не надо проходить долгую процедуру настраивания алгоритмов ИИ под свои нужды: показа одного образца достаточно, чтобы нейросети впредь знали, какие именно поля и где им надо распознавать для конкретного типа документов.

Но когда заявления, справки, паспорта и прочие бумаги распознаны с помощью ИИ, все равно остается проблема того, что документов слишком много. В них легко запутаться, и можно ненароком отправить сканы куда-то не туда. Smart Document Engine минимизирует и этот риск, поскольку он умеет искать ключевые слова и словосочетания в текстах документов, тем самым помогая с их классификацией. 

Вместо заключения

Таким образом, благодаря искусственному интеллекту по окончании приема документов абитуриентов в вузах царят не бардак и хаос, а порядок и если не умиротворение, то хотя бы уверенность, что ни одна из бумажек не была потеряна. Учитывая, что в 2023 году 931 тыс абитуриентов подали заявления в вузы по программам специалитета и бакалавриата (а самих заявлений было почти 3 млн), использование решений на базе ИИ становится все большей необходимостью для университетов и их приемных комиссий.