В этом кейсе — история о том, как компания решила эти проблемы с помощью собственного продукта «Административный рабочий стол» (АРС) на базе 1С. 

Раньше информация терялась, задачи ставились устно, через почту или даже «подбрасыванием под дверь», а согласование документов могло занимать месяцы. Благодаря внедрению АРС компания централизовала все процессы в одном окне: теперь задачи прозрачны, контролируемы и выполняются в срок.

Результаты впечатляют:

 — сроки согласования документов сократились с двух месяцев до трёх дней;
 — стало возможно анализировать узкие места в бизнес‑процессах и быстро вносить улучшения;
 — показатель исполнительской дисциплины стал частью системы мотивации, а сотрудники начали выполнять до 95% задач в срок.

Узнайте, как это удалось, какие шаги прошли, с какими трудностями столкнулись — и что из этого может быть полезно вам.

О компании

«Центр кровли» — ведущий поставщик кровельных и фасадных материалов на Дальнем Востоке с 20-летним опытом. Компания включает 6 заводов и 10 филиалов в Хабаровске, Иркутске, Красноярске и других городах, обслуживая клиентов по всей России, а также в Монголии и Австралии.

«Центр кровли» — официальный дилер брендов «Технониколь», Knauf, Onduline. В ассортименте — металлочерепица, сайдинг, изоляция, поликарбонат и др. Компания предоставляет комплекс услуг: расчёт, распил, упаковка и доставка.

Проблема компании

Около 10 лет назад стала очевидной проблема, которая знакома 99% крупных бизнесов: коммуникация между сотрудниками часто ломалась, информация искажалась, единой системы управления и контроля задач не было, что сильно замедляло работу и увеличивало число ошибок. Например, срок согласования приказа или распоряжения мог доходить до 2 месяцев! Документ мог долго путешествовать между согласующими, и даже найти его было непросто. Вот еще один смешной и одновременно грустный пример: у сотрудников был популярен такой способ обмена информацией, как «Отправка по факсу». Думаете, это настоящий факс? Нет, это совсем другое: заявления и другие документы на подпись просто подбрасывались под дверь специалиста, если его не было в кабинете.

В то время основными способами общения внутри компании были электронная почта и телефон. Но даже в использовании почты были проблемы: например, в одной из инструкций было написано, что руководитель должен дважды в день проверять почту, чтобы не забывать следить за документами. 

• Бизнес-процессы были медленными. Из-за постоянных задержек задачи занимали намного больше времени, чем хотелось бы.

• Информация терялась. Частыми были ситуации «сломанного телефона», когда сведения, переданные от одного сотрудника к другому, искажались.

• Контролировать работу было сложно. Узнать, какой процент задач выполняется вовремя и в чем конкретные причины задержек, было практически невозможно. 

Пришло время для перемен. Компания решила внедрить новый инструмент, который должен был решить все эти проблемы и сделать коммуникацию более простой и эффективной. Ниже мы подробно расскажем, как это происходило.

IT-стратегия и идея нового инструмента

Роман Викторович Безматерных, учредитель и генеральный директор ГК «Центр Кровли», взял на себя сложнейшую задачу – разработать ИТ-стратегию для компании. Ее основой стала комплексная автоматизация на базе 1С. Это был настоящий вызов, ведь опыта в этом у него не было. Но Роман не испугался трудностей. Он сам изучил систему, посетил учебные центры 1С и Битрикс в Москве, а затем тщательно разработал политику, принципы и архитектуру IT-системы компании.

Современная структура курсов по 1С шире, чем 10 лет назад, но тема не перестает быть очень сложной

Ключевое требование новой стратегии — управление задачами должно происходить в одном окне. Почему это было важно? Представьте, что каждый сотрудник компании будет иметь доступ к своему рабочему столу, на котором можно выполнять все задачи: от самых мелких вроде выдачи справки до крупных вроде подготовки полного пакета документов для b2b-покупателя. Это значит, что все необходимые инструменты и функции собраны в одном месте, и нет необходимости переключаться между различными программами.

Такой подход имеет несколько ключевых преимуществ:

• Удобство и скорость. Все задачи и документы доступны в одном окне, что делает работу проще и быстрее.

• Эффективность. Сотрудники могут легко отслеживать статус задач и быстрее решать возникающие проблемы, без необходимости копаться в почтовых ящиках или искать переписки в мессенджерах.

• Прозрачность. Все запросы и задачи фиксируются и регистрируются, что позволяет легко контролировать процессы и выявлять причины возникновения проблем.

Новый инструмент решили назвать «Административный рабочий стол» (сокращенно – АРС). Он должен был не только значительно улучшить внутренние процессы, но и наладить более удобное взаимодействие между сотрудниками. 

Путь к идеальному инструменту автоматизации: от идеи до реализации

Но путь до него был долгим, сложным и интересным.

Основа работы – техническое задание

Всё началось с определения основных требований к новому функционалу. Их также сформулировал Роман. Система должна быть быстрой, позволять возвращать задачи на предыдущий этап, позволять погрузиться в детали каждой задачи, отслеживать историю исполнения и удовлетворять некоторым другим управленческим требованиям. Техзадание для программистов разрабатывала управляющий директор по развитию Елена Сергеевна Борозняк вместе с руководителем направления автоматизации и бизнес-процессов Юлией Александровн Кравцовой.

Но как же они поняли, как должна выглядеть и работать система?

Первый вариант решения – DocsVision

Давным-давно компания работала с программой DocsVision. Она дала начальные возможности для обмена данными и информацией, постановки задач и управления документооборотом, включая приказы и распоряжения. Это был простой стартовый вариант решения нашей проблемы. С помощью DocsVision начали выстраивать «Процесс управления исполнительской дисциплиной», который стал основой для оценки сотрудников по выполнению задач, срокам и качеству работы (об этом расскажем чуть ниже). Однако вскоре стало ясно, что DocsVision оказался сложным и трудным в настройке.

Второй вариант решения – «1С Документооборот»

После того как были определены бизнес-требования, стартовал проект по внедрению программы «1С Документооборот». Интересно, что эта программа была найдена в архиве — её купили, но не использовали больше года. Оказалось, что это вполне удобный инструмент для управления документами, особенно приказами и распоряжениями. Он предложил хорошие возможности для настройки маршрутов согласования документов и оказался полезным для управления административным блоком компании.

Модуль «Простые процессы»

Одновременно с внедрением «1С Документооборот» началась работа с модулем «Простые процессы», который является надстройкой для «1C: Управление производственным предприятием». Этот модуль помог настроить взаимосвязанные задачи, например, процесс приёма на работу, состоящий из множества операций: выдача рабочего оборудования, настройка доступа к корпоративным системам и т.д.

Созданный реестр бизнес-процессов позволил внедрить все документы и стандарты через этот модуль, который встроился в платформу «1С УПП». Благодаря работе эксперта, удалось настроить процессы так, чтобы, например, приём на работу сократился с 9 календарных дней всего до 1 дня! Затем процесс был дополнительно оптимизирован, чтобы новый сотрудник мог начать работу сразу же после выхода.

Модуль «1С: Управление по целям и KPI»

Мы также протестировали модуль «1С: Управление по целям и KPI», который включал в себя две ключевые области:

• настройку KPI показателей для системы мотивации персонала;

• управление задачами.

Однако через полгода его тестирования стало ясно, что проще разработать собственный инструмент, чем интегрировать со всеми существующими в компании базами. Даже после нескольких доработок многим сотрудникам приходилось использовать минимум в 2, а то и 3 программы, что расходилось с требованием настроить работу в одном окне. Поэтому от этого модуля отказались, но заимствовали из него некоторые идеи для ТЗ.

Извилистый путь внедрения

Чтобы вы не запутались, давайте еще раз обозначим, как компания пришла к собственному «Административному рабочему столу». 

• 1 этап. DocsVision – начальный инструмент для документооборота

• 2 этап. Создание реестра бизнес-процессов. На текущий момент их более 720 и они охватывают без преувеличения все аспекты работы компании. 

• 3 этап. Модуль «Простые процессы» и настройка взаимосвязанных задач.

• 4 этап. Изменения в системе оплаты труда – внедрение управления через KPI, среди которых процент выполненных в срок задач.

• 5 этап. Разработка платформы обучения на базе 1С.

И вот он – тот самый момент, когда всё необходимое для объединения этой информации есть, но самого инструмента еще нет. Но дальнейший путь уже намечен:

1. Интеграция всех задач на базе 1С;

2. Разработку виджета рабочего стола;

3. Воспитание культуры работы с инструментом. 

И вот как это было. 

Время реализации

Создали новую IT-стратегию и начали реализацию АРС. Техническая реализация оказалась не таким сложным этапом, как могло бы показаться. Она заняла всего около трёх месяцев.

Вот что делали после разработки ТЗ:

1. Провели мозговой штурм с программистами. Сформулировали идеи и обсудили технические решения с командой разработчиков, чтобы понять, как лучше реализовать задуманные функции.

2. Внедрение. Сюда входила интеграция нового инструмента в существующую инфраструктуру компании. Команда разработчиков постаралась, чтобы система правильно работала в реальных условиях и отвечала требованиям бизнеса.

3. Тестирование и отладка. Проверяли, как система работает в различных сценариях, устраняли найденные ошибки и недочеты, проводили тесты на производительность и безопасность.

После первоначального запуска последовали юзабилити-тестирование и детальные доработки, включая разделение задач на виды и оптимизацию интерфейса. Эту работу вели в течение 1 года, чтобы сделать инструмент более удобным и эффективным. Появились новые функции, такие как кейсы и рейтинги в обучении, базовые отчеты для руководителей и другие улучшения. С тех пор система АРС работала практически без изменений. За последние 5-7 лет в виджете не было глобальных обновлений.

Сегодня для оптимизации бизнес-процессов больше не нужно тратить годы на разработку своих решений. Всё можно сделать быстрее с помощью готовых инструментов. Именно этим занимается студия LABA. Мы выполняем автоматизацию и помогаем компаниям оптимизировать работу, используя проверенные технологии. Это позволяет не только сократить время на внедрение, но и улучшить ключевые процессы без лишних затрат. Вместо того чтобы всё разрабатывать с нуля, вы можете доверить это нам – и уже скоро увидите результаты — пишетСергей Савин, основатель студии разработки LABA

Создание корпоративной культуры: как привить новую систему

Внедрение нового инструмента в «Центре Кровли» было непростой задачей, особенно в плане изменения корпоративной культуры. Начали с обучения руководителей, объясняя им ценность нового продукта и демонстрируя примеры успешного использования. Ответственные лица, такие как исполнительный директор, курировали запросы от различных департаментов: административного, ИТ, службы персонала и других.

Внедрение показателя «Исполнительская дисциплина» стало ключевым шагом. Он рассчитывался на основе процента выполненных вовремя задач. Изначально ставили планку в 50 %, затем постепенно увеличивали её до 70 %. Для ИТ и административной службы подняли планку до 95 %, так как их эффективность напрямую влияет на работу всей компании. Когда показатель «исполнительская дисциплина» вошел в систему оплаты труда, это значительно повысило мотивацию сотрудников, что неудивительно. В качестве одной из креативных мер был введен штраф за просроченные задачи.

Проблемы и решения: как справлялись с вызовами

Внедрение новой системы не обошлось без трудностей.

Сопротивление сотрудников

Это было одной из главных проблем. Многие продолжали работать по старинке и игнорировали нововведения. Даже среди топ-менеджеров иногда возникали сомнения и нежелание адаптироваться к изменениям. Были и забавные случаи, которые теперь вспоминаются с улыбкой. Один из сотрудников систематически накапливал просроченные задачи, и никакие меры, будь то штрафы или беседы, не могли его исправить. В конце концов было решено применить нестандартный подход: за каждую просроченную задачу нарушитесь должен был приносить шоколадки. Эти сладкие угощения затем раздавались коллегам в его же отделе. Такая мера вызвала у него чувство стыда, и результат оказался положительным – просроченные задачи начали уменьшаться.

Несовершенный интерфейс 

Проблемы с интерфейсом системы также дали о себе знать. Для их решения был разработан процесс создания тематических запросов. Если возникала проблема с задачей на рабочем столе, сотрудники могли инициировать изменение, отправив тематический запрос:

• Если что-то было не так с процессом – запрос поступал к менеджеру процесса, который вносил необходимые коррективы;

• Если же проблема касалась интерфейса – запрос направлялся к программистам, которые системно исправляли ошибки.

Кроме того, была введена процедура «Запуск требования на автоматизацию», которая помогала избежать конфликтов ТЗ между пользователями. Все просьбы об автоматизации обрабатывались отдельной командой, которая специализируется на бизнес-процессах, их логике и IT-архитектуре. Любой сотрудник может предложить доработки, но изменения вносятся только после оценки и согласования.

Как система автоматизации задач выглядит сейчас

Итак, вот подробное описание ее структуры. 

Откуда берутся задачи для сотрудников?

Задачи могут поступать из различных источников.

1. Административные задачи через приказы. Они возникают на основе официальных приказов, изданных руководством. Например, приказ о необходимости провести проверку безопасности или обновить внутренние документы.

2. Задачи от руководителей. Руководители могут ставить задачи своим подчиненным напрямую. Это может быть что угодно: от выполнения срочного отчета до проведения анализа данных.

3. Протоколы совещаний. По итогам совещаний создаются протоколы, в которых фиксируются результаты встреч и задачи, которые из них вытекают. Изначально задачи просто передавались на исполнение, но оказалось, что требуется дополнительный контроль. Поэтому теперь все задачи согласовываются и отображаются на рабочих столах сотрудников.

4. Горизонтальные коммуникации. К ним относятся целевые запросы между различными отделами. Например, запрос на починку сломанного оборудования в службу ИТ или просьба к бухгалтерии предоставить нужный документ. 

5. Модуль управления простыми процессами. Этот модуль помогает управлять взаимосвязанными задачами между различными службами. Примером может служить прием нового сотрудника. Когда кадровая служба завершает прием на работу, запускается процесс, который охватывает все необходимые действия: от настройки рабочего места до подготовки ИТ-ресурсов и бухгалтерских документов. Задачи формируются автоматически в соответствии с установленным чеком-листом.

Как построен интерфейс?

АРС представляет собой удобный и функциональный интерфейс, разделенный на несколько блоков управления, собранных в меню. 

Вот ключевые блоки:

1. Согласование

Он используется для утверждения различных документов и решений всеми ответственными. Например, если нужно утвердить новый внутренний регламент или изменение в процессе.

2. Ознакомление

Здесь отображаются административные задачи, в курсе которых обязательно должен быть сотрудник. Если был утвержден какой-то документ, сотрудник получает задачу ознакомиться с ним.

3. Исполнение

Этот блок предназначен для выполнения задач. Задачи могут поступать через инструмент планирования или быть назначены руководителем. Каждая задача имеет срок выполнения, контролера, проверяющего выполнение, и номер для отслеживания в реестре. Система позволяет изменять сроки выполнения при наличии обоснования.

4. Контроль исполнения

Когда сотрудник завершил задачу, она переходит к контролеру для проверки. 

5. Запросы

Этот блок управляет горизонтальными коммуникациями, где сотрудники могут делать или получать запросы. Здесь происходит переписка, и все запросы также переходят в раздел контроля исполнения после выполнения.

6. Задачи ПП

Здесь управляются задачи, связанные с выполнением простых процессов разными службами. Например, этапы интеграции нового сотрудника в компанию.

Есть и несколько второстепенных блоков, например:

• Задачи СПД («Списки постоянных дел»). Эти задачи связаны с регулярными операциями, такими как еженедельные отчеты. Система автоматически напоминает сотрудникам о необходимости выполнения регулярных действий.

• Обучение. В этом блоке содержатся задачи, связанные с обучением. Когда новый сотрудник проходит обучение, ему приходят задачи, которые включают доступ к обучающим материалам и тестам.

Кто обучает новых сотрудников использованию виджета?

Новые сотрудники могут обучаться работе с АРС двумя способами:

1. Руководитель или наставник. Он показывает новичку АРС, объясняя логику процесса и основные функции системы.

2. Служба квалификации. Это специальный отдел, который помогает новому сотруднику в процессе адаптации, включая обучение работе с административным рабочим столом пользователя в 1С. Обучение может проводиться как лично, так и удаленно, например, через Zoom.

Результаты внедрения «Административного рабочего стола» 

Когда речь идет о внедрении новых систем и инструментов в компании, всегда интересно посмотреть на реальные результаты. Давайте рассмотрим, что же изменилось благодаря АРС.

1. Ускорение согласования документов: из месяцев в дни

Ранее процесс согласования документов, таких как приказы, распоряжения и стандарты, мог затягиваться на месяцы. Например, внедрение приказа могло занимать до 2 месяцев, что серьезно тормозило работу. Но с появлением АРС и его виджетов для мониторинга задач ситуация кардинально изменилась. Теперь мы можем видеть, на каком этапе находится документ, кто еще не утвердил его, и оперативно взаимодействовать с ответственными сотрудниками. Благодаря этому, нормативный срок согласования приказа сократился до 3 дней.

2. Анализ процессов и постоянное улучшение

АРС также открыл новые возможности для анализа внутренних процессов. Теперь есть инструмент, который позволяет детально изучать тематические запросы сотрудников. Например, можно проанализировать, с какими проблемами чаще всего обращаются к программистам, и на основе этих данных формировать планы по улучшению – от настройки систем до полной автоматизации. Такой подход помогает компании адаптироваться к изменяющимся условиям и совершенствоваться, используя обратную связь от сотрудников.

3. Аналитические отчеты: бизнес-процессы под микроскопом

АРС позволяет не только собирать данные, но и проводить глубокий анализ самих процессов. Можно замерять время выполнения задач, и такие отчеты часто дают неожиданные результаты. Например, если у трех из пяти участников процесса время выполнения задачи составляет всего одну секунду, это сигнал, что задача может быть либо бессмысленной, либо сотрудникам не хватает понимания, как с ней работать. В ответ на такие случаи мы разработали «Справку» – интерфейс, который помогает новым сотрудникам быстрее освоиться и понять, что от них требуется. Анализируя подобные задачи в системе 1С, мы можем выявить слабые места, предложить изменения и оптимизировать процессы, что особенно важно при вводе в должность новых сотрудников.

Советы по внедрению автоматизации задач

Если вы тоже хотите реализовать что-то подобное, вам будут полезны несколько советов. 

• Не внедрять изменения чисто административно. Если хотите, чтобы инструмент быстро прижился в коллективе, делайте его командным продуктом. Вовлекайте команду на этапе разработки, и тогда продукт станет частью повседневной работы.

• Интеграция с другими системами. Убедитесь, что новый инструмент легко интегрируется с уже существующими системами. Это упростит процесс перехода и сделает использование АРС максимально удобным для сотрудников.

• Обучайте постепенно. Не пытайтесь внедрить всё и сразу, не вводите KPI по 80-90% задач в срок сразу после появления инструмента. Начните с самых простых и понятных функций, чтобы сотрудники могли постепенно привыкать к новой системе. Это снизит стресс и повысит уровень принятия нововведений.

• Развивайте культуру обратной связи. Регулярно собирайте и анализируйте обратную связь от пользователей системы. Это позволит своевременно выявлять проблемы и вносить необходимые корректировки.

Если вам интересно получить ещё больше информации или обсудить вашу ситуацию (это бесплатно и без продаж) — напишите мне в личку: https://t.me/savin_remote. Отвечу на ваши вопросы и расскажу, как провести автоматизацию бизнеса в 1С с учетом особенностей вашего бизнеса и IT-инфраструктуры.