Привет, я Андрей Четвериков, менеджер проекта ОГОНЁК MOGUL.CAMP. Мы с командой могли бы запустить продажи в бесплатной CRM всего за два дня. Но вместо этого выбрали всем известную систему — назову её CRM X. Так потеряли 200 000 ₽ и уйму времени на внедрение.
Поделюсь опытом, советами и чек-листом по подбору CRM, чтобы вы смогли избежать моих ошибок на старте.
Дисклеймер: эта статья написана для YouGile реальным пользователем. Если вы хотите поделиться своим опытом, дайте знать в комментариях — и мы с вами свяжемся.
Проблема: нужно было запуститься за два месяца
ОГОНЁК MOGUL.CAMP — это спортивный лагерь по обучению могулу, или катанию на лыжах по буграм. В прошлом году наш партнёр, который организовывал кемпы, ушёл после конфликта со школой и забрал всю клиентскую базу. У нас осталась инфраструктура — трассы, гостиница, тренеры. Но ни одного клиента.
За два месяца нам нужно было запустить продажи с нуля: с 1 января хорошо бы принимать гостей. Средний чек каждого посетителя — 69 000 ₽ за полный пакет: проживание, питание, обучение на 7 дней.
Для выполнения задачи предстояло:
запустить сайт с формой заявок;
провести клиентов от заявки до оплаты.
Собрать в одном месте видеографа, IT-специалиста, тренеров, куратора проекта.
Производить контент каждый день.
Контролировать бюджет.
Без системы всё это не потянуть. Нужна CRM для клиентов, таск-трекер для команды, место для хранения всех материалов и обсуждений. Всё в одном месте, чтобы не метаться между десятком инструментов.
Логичным решением выглядела крупнейшая система на рынке, у которой много интеграторов. Внутри всё что нужно — от CRM до конструктора сайтов. Можно даже устраивать видеосозвоны для команды.
Договорились с интегратором на 20 часов работы, 70 000 ₽. Думал, за месяц-полтора разберёмся, дальше поедем сами. Но всё вышло иначе.
Сперва выяснилось, что нам не подходит сервис. CRM Х устроена так, будто её делали инженеры для инженеров. Куча разделов, вкладок, настроек. А я хочу видеть простую картину: сколько у меня сделок, на какую сумму, кто на каком этапе.
Даже интегратор путался. Мы искали, как настроить автоматическое суммирование сделок на каждом этапе воронки. В итоге нашли, но это заняло час. Я подумал: если интегратор ищет данные так долго, что будет с моей командой?
Тем временем, команда саботировала систему. Все два месяца я заводил туда людей, показывал, как создавать задачи, прикреплять файлы, писать комментарии. Процесс не шёл, никто не хотел разбираться в сложном сервисе — я в том числе. Да и, если честно, к этому времени я потерял всякий интерес к CRM X.
В итоге команда продолжала работать в Telegram. Обсуждали всё там, скидывали файлы туда. Старая система висела мёртвым грузом. Я один пытался туда что-то вносить — для вида.
Сервис не показывал общую картину. Мне нужно было быстро узнавать ответы на простые вопросы: сколько сейчас сделок в работе? На какую общую сумму? Как много денег уже получено? Сколько ждём в предоплате?
Информация где-то есть. Но нужно заходить в отчёты, настраивать фильтры, выгружать данные. Это не быстро. А мне нужно было видеть картину за три секунды — открыл систему и понял, что происходит.
Мы потратили 200 000 ₽ и два месяца впустую. К октябрю стало ясно: эта система нам не подходит. CRM X — мощный инструмент, но не для нас. Не для команды из пяти-шести человек, которой нужен быстрый результат.
Туристы должны были ехать с 1 января, а у нас не было рабочей CRM.
Решение: переход на YouGile за выходные
Нам предложили попробовать CRM от YouGile. Я давно пользовался им, но как таск-трекером. А уже потом узнал, что здесь появились CRM и корпоративный мессенджер.
Я обратился к продакт-менеджеру сервиса, мы с ним настроили приём заявок с сайта. Уже через полчаса вносил первых клиентов. Справедливости ради, представитель интегратора помог нам на финале подключить заявки с сайта к YouGile.
Дальше я сам развернул структуру, создал проект для ОГОНЁК MOGUL.CAMP и четыре ключевых процесса: Продажи, Работа с контентом, Учёт финансов, Операционка.
Коротко расскажу о каждом.
Продажи
Работаем по канбану. Есть такие колонки:
Бронирование — оставил заявку, но не внёс всю оплату
Ожидает предоплату — выставили счёт
Предоплата — получили часть денег
Оплачено — получены все деньги
Пока нам было важнее добавить данные обо всех клиентах — что мы и сделали в первую очередь. Решили, если система окажется дешевле и поможет вести продажи, структурируем и канбан для CRM.
Почти за каждым клиентом закреплены контактные данные, количество сделок, история переписок, комментарии. В системе сразу видно, сколько заявок в работе, от кого ждём предоплату.
Чего не хватает:
Разбивки суммы: пока указываем полную стоимость (69 000 руб), но клиент вносит предоплату частями. Хотелось бы видеть, сколько денег получили. Пока пишем сумму вручную в комментариях.
Внесения клиента через карточку: сейчас лид попадает в систему либо через форму на сайте, либо через переписку в мессенджерах. Хотелось бы создавать карточку вручную прямо в CRM. В техподдержке говорили, что эта фича в процессе.
Но всё это не критично. Основная задача решена — мы видим всех клиентов и в дальнейшем сможем отслеживать движение сделок.
Подготовка контента
Видео — это главный способ привлечения клиентов. Ролики нужны нам каждый день, чтобы вдохновлять клиентов на путешествие. Конкурент силён в медийности — мы должны выпускать ролики так же быстро, как и он.
Главное правило: скорость важнее перфекционизма. Сейчас можно поступиться качеством, но нельзя поступиться скоростью. Сделаем на четвёрку, но сегодня, пока тема свежа и актуальна.
Здесь нам тоже помогает канбан. На его основе собрали хаб с доступами и переписками, чтобы не искать ничего по разным сервисам.
Ещё в YouGile мы управляли выпуском журнала «70 лет горнолыжному спорту» — это оказалось удобно. Раньше оставляли референсы и данные для статей в сервисе для майндкарт, но он не выдержал всего объёма данных. С таск-трекером таких проблем не возникло.
Учёт финансов
У нас два типа расходов:
Инвестиционные — оборудование (дроны, камеры, экипировка). Закупаем по льготному кредиту, нужна отчётность.
Операционные — текущие расходы (оплата тренерам, трансфер, реклама).
Раньше вели отчётность в Excel. Но там нет хронологии, обсуждений, нельзя прикрепить чеки. Решили попробовать через YouGile: понравилось.
Мы создали проект «Финансы» со столбцами:
План — что планируем купить/оплатить.
Согласовано — куратор одобрил.
Оплачено — деньги ушли.
Каждая трата = карточка. Например:
«Экипировка для видеографа — 45 000 ₽.»
«Оплата тренерам за декабрь — 120 000 ₽.»
«Реклама ВКонтакте — 15 000 ₽.»
Внутри карточки — сумма, реквизиты, назначение, чек/счёт и комментарии. Так мы видим хронологию: кто, когда, сколько потратил. Можем быстро собрать отчёт по кредиту или показать куратору, куда ушли деньги.
Было бы классно добавить функционал учёта — как в таблице, например, остатки на начало периода, доходы, расходы, остатки на финал периода. Так мы бы видели общую картину по финансам. Пока рассчитываем всё вручную в отдельной таблице.
Но даже текущая версия удобнее Excel — всё структурировано, с обсуждениями и файлами в одном месте.
Управление командой
Ввели жёсткое правило: не внёс выполненную задачу в YouGile — сделай это постфактум. Если кто-то нарушает это правило, останавливаются все его задачи, пока он не внесёт выполненное и не закроет карточки.
Работаем так: раз в день, утром или вечером, собираемся в Телемосте. Открываем YouGile, просматриваем проекты и отвечаем на вопросы:
Что сделано вчера?
Что делаем сегодня?
Где застряли?
Прямо в YouGile двигаем задачи, назначаем новые, обсуждаем в комментариях.
Директор школы участвует не во всех летучках, но он всегда в контексте. По ленте активности видит, кто что сделал, в проекте «Контент» может изучить, что в работе. Ему не нужно нас микроменеджерить, всё под контролем.
Результат: мы успели запуститься к новому сезону
Если бы мы продолжили биться с CRM X, потреряли бы ещё больше времени. YouGile позволил собрать инфраструктуру за выходные.
Но и это не всё — мы кратно сэкономили на новой системе.
Показатель | CRM X | YouGile |
Стартовые затраты | ~150 000 ₽ | 0 ₽ |
Ежемесячно | 6 000 ₽ | 1 000 ₽ |
Время внедрения | 2 месяца | 2 дня |
Команда работает в системе | Нет | Да |
Что зацепило в YouGile
Всё в одном месте. Нам не нужны пять разных инструментов, а один для всего. В YouGile можно вести сделки с клиентами, задачи, производство роликов, а ещё учитываем доходы и расходы.
Понятная логика. В YouGile всё устроено так, как я и хотел. Столбцы — это этапы работы, например «Новая заявка», «В работе», «Ожидает предоплату». Суммы в CRM считаются автоматически. Я сразу вижу, сколько сделок на каждом этапе, какая общая сумма, сколько денег получено.
Не нужен интегратор для базовой настройки. В CRM X я не мог сам ничего изменить без риска что-то сломать. В YouGile я сам всё администрирую, и это занимает пять минут.
Техподдержка — часть команды. Когда нужна помощь, я пишу в техподдержку прямо в интерфейсе YouGile, в том же окне, где общаюсь с командой.
Интуитивно понятный сервис. YouGile саботировал, пожалуй, только мой помощник. Остальным всё понятно: тренеры сразу видят задачи в проекте, куратору ясно, кто что сделал за день. Никого не пришлось обучать. Показал один раз — дальше сами разобрались.
Экономия. Для команд до 10 человек YouGile полностью бесплатный и без ограничений, платить за сервис нужно при росте компании. Нас пока 10 человек, при расширении будем покупать платную подписку: но даже так система будет дешевле CRM X.
Сейчас мы тратим только 1 000 ₽/мес — это оплата за услуги Wazzup.
Команда привыкла к новому инструменту, мы будем масштабировать его на другие отделы.
Чек-лист: как выбрать CRM для своей команды
Я потратил 200 000 ₽ и два месяца на ненужную систему, прежде чем понял: дело не в функциональности. Важно, привыкнет ли команда к сервису.
Вот чек-лист, который я бы дал себе в августе.
Команда разбирается за 10 минут без объяснений. Посадите человека из команды, не давая инструкций. Если он сам создал задачу и прикрепил файл — система вам подходит.
Можно начать работать в день подключения. Сколько времени от регистрации до первой рабочей задачи? Если нужны дни настройки — вероятно, зря потеряете время.
Команда сама заходит в систему. Понаблюдайте неделю. Если вы напоминаете коллегам про инструмент каждый день, возможно, он мешает, а не помогает.
Главное видно за секунды. ��ткройте систему и посчитайте, сколько кликов вы сделали, чтобы увидеть количество сделок или задач.
Логику можно менять за минуту. Попробуйте добавить этап или переименовать столбец. Если нужен интегратор — система слишком жёсткая.
Стоимость не ударит по бюджету. Посчитайте полную стоимость продукта вместе с внедрением, подпиской и услугами интегратора. Если система бесплатна или вложения символические — её полезно попробовать.
Техподдержка отвечает быстро и по делу. Если вам отвечают практически сразу и по делу — это хороший знак.
Но главное — это коммуникация в отделе, без неё ни один сервис не сработает. Вы можете по отдельности горы свернуть, но если нет культуры общения — то и команды нет.
А как вы ведёте процессы? Делитесь в комментариях!
