Вначале кажется, что электронный документооборот — это очень просто. Но с ростом компании и развитием сети контрагентов кратно увеличивается объём ЭДО. Здесь и выясняется, что идеально работавшие методы превращаются в головную боль. Меня зовут Юлия Ворожбицкая, старший аналитик команды «Цитрос» компании SL Soft, и в сегодняшнем материале расскажу, какие способы автоматизации документооборота подходят разным компаниям (спойлер: чем крупнее компания, тем больше нюансов нужно учесть).
Небольшая компания: пока всё просто. Ну почти...
Компания из 10 сотрудников, документооборот — до 50 файлов ежемесячно. Бумажные документы надоели, цифровизация — это модно, директор принимает решение перейти на ЭДО. Внедрение происходит за один день: получаешь электронную подпись, подключаешься к оператору ЭДО, настраиваешь рабочее место и всё, можно отправлять свои счета и договоры. Сам процесс обмена документами тоже выглядит бесхитростно: заходишь в личный кабинет оператора ЭДО через браузер, загружаешь документ, подписываешь электронной подписью, высылаешь контрагенту. Новым контрагентам предварительно надо отправлять приглашение на обмен по ЭДО, которое тот принимает (или отклоняет).
Небольшое отступление в мир электронного документооборота. Все документы в ЭДО делятся на две категории: формализованные и неформализованные. Формализованные — это те, формат которых задает государство, обычно - в лице Федеральной налоговой службы. Формализованные документы представляют собой XML‑файлы. Для удобства, помимо XML, обычно формируют и печатную форму, то есть визуализацию этого xml-файла в привычном человеку виде. Для неформализованных документов можно использовать любой формат, чаще всего это PDF, форматы текстовых редакторов (DOC, DOCX, ODT) или электронных таблиц (XLS, XLSX, ODS). При этом электронный обмен счетами-фактурами и УПД, содержащими счёт-фактуру (а также корректировки и исправления к ним), может осуществляться исключительно в формализованном виде, это закреплено на законодательном уровне. Остальные документы можно передавать в неформализованном виде, даже если они уже формализованы, т.е. имеют формат, утвержденный ФНС.
Hidden text
На текущий момент возможно перевести в формализованный вид 16 типов документов:
Счёт‑фактура (и исправление счета-фактуры)
УПД (и исправление УПД, содержащего счет-фактуру)
УКД (и исправление УКД, содержащего счет-фактуру)
Электронный путевой лист
Электронный заказ и заявка
Электронный договор фрахтования
Электронный акт сверки взаимных расчетов
Договорный документ
ТОРГ-2
ТОРГ-12
Акт выполненных работ/оказанных услуг
Акт о приёмке выполненных работ
Электронная транспортная накладная
Электронная сопроводительная ведомость
Электронный заказ‑наряд
Электронный расходный ордер на заправку воздушных судов
При этом обязательно в формализованным виде должны использоваться счета‑фактуры и УПД, содержащие счёт‑фактуру + корректировки и исправления к ним. Остальными документами можно обмениваться как в формализованном виде, так и в произвольной форме.
Итак, как выглядит процесс в небольшой организации. Бухгалтер, налив чашечку кофе, отправляет неформализованные документы. Для этого сделанный в обычном текстовом редакторе договор (или другой документ) он сохраняет как файл, потом загружает его в личный кабинет оператора ЭДО. С формализованными документами возни побольше, потому что вначале нужно создать такой документ в формате XML. Правильно сформировать его руками почти невозможно, поэтому обычно они делаются в учётных системах, например, «1С», что логично — почти все формализованные документы относятся к бухгалтерскому (налоговому) учёту.
Когда организация получает документы по ЭДО от контрагентов, то процесс работы схож. Только заполнять уже ничего не нужно — просто выгружаем документы из личного кабинета оператора ЭДО и переносим в учётную систему. Далее в ней на базе полученных документов делаются бухгалтерские проводки.
Мы видим в данном процессе довольно много ручных операций. Но для небольших компаний такая схема вполне жизнеспособна: ежедневно отправке и получению подлежит малое число документов, с этим справляются 1–2 задействованных в процессе сотрудника.
… 2 years later. Чудес не бывает, но очень хочется: алармы из бухгалтерии
Компания подросла, документооборот переваливает за 400 файлов в месяц. Когда бухгалтерам приходится десятки раз в день выполнять ручные операции по их переносу туда‑сюда, в отделе начинает слышаться тихое подвывание.
Если говорить серьёзно, то снижение скорости документооборота при росте количества ошибок неминуемо приводят к идее о необходимости автоматизации. Благо, операторы ЭДО предоставляют стандартные интеграционные коннекторы к самым распространённым учётным системам, впрочем, чаще всего ограничиваются только «1С». Для других учётных систем (УС) их наличие декларируется, фактически же это проектные решения, которые требуют адаптации под компанию. При помощи этих интеграционных коннекторов XML‑файлы формализованных документов выгружаются напрямую из учётной системы в личный кабинет оператора ЭДО и, наоборот, из личного кабинета в учётную систему. Уже эта функция неплохо облегчает жизнь бухгалтерам. И многим предприятиям этого достаточно, особенно тем, кто обменивается по ЭДО только формализованными документами.
А что делать организациям, в которых используется не «1С», а другая учётная система? Для них операторы ЭДО предусматривают возможность интеграции через API. Чтобы реализовать и поддерживать такие интеграции, нужна или собственная команда поддержки УС, или приходится нанимать компанию‑разработчика, а это (сюрприз‑сюрприз) может стоить до 7 млн руб. в год. И тут возникает другая сложность — API операторов ЭДО часто меняется. Иногда это происходит из‑за корректировки законодательства, иногда по внутренним причинам. Чтобы поддерживать интеграцию в актуальном состоянии, команда поддержки (своя или нанятая) должна отслеживать эти изменения и своевременно их учитывать, дорабатывая интеграцию.
Пример законодательных изменений, которые требуют огромных усилий по их учёту и адаптации информационных систем, — недавнее введение в обиход машиночитаемых доверенностей. Суть изменений: теперь только руководитель (директор) организации может получить сертификат ЭП, привязанный к организации. Остальные сотрудники получают его на себя как физическое лицо. Соответственно, чтобы у сотрудников были полномочия для подписания документов электронной подписью от лица организации и эта ЭП признавалась легитимной, требуется машиночитаемая доверенность. «Машиночитаемость» означает, что МЧД — это файл определённого формата, который можно автоматически обработать без участия человека. Ещё в декабре 2019 года был опубликован федеральный закон, по которому машиночитаемая доверенность планировалась к вводу с 1 января 2022 года. Потом срок переносили несколько раз, но с 1 сентября 2023 года МЧД всё‑таки должна использоваться. Была лазейка, которая позволила компаниям до 31 августа 2024 года обходиться без МЧД, если они успели до 31 августа 2023 года получить сертификат ЭП с привязкой к организации. Такой долгий срок введения в действие машиночитаемой доверенности как раз и связан с тем, что бизнес и операторы ЭДО не успевали доработать свои информационные системы из‑за многочисленных сложностей.
Кроме того, в организациях могут возникать проблемы с выгрузкой документов в нужном формате — команда поддержки учётной системы занята и запланирована на год вперёд, или такой команды вообще нет и надо искать компанию‑разработчика, или изменения должны пройти согласование всех внутренних служб (архитектуры, ИБ, ИТ и т. п.), а в крупной организации это может занимать месяцы или даже годы. Также сложность возникла из‑за ухода вендоров УС с российского рынка (например, SAP) — они перестали выпускать обновления, а тем временем в России регулярно меняется законодательство, в частности, прямо сейчас обновляется формат УПД.
Ни разу такого не было, и вот опять…
… компания выросла. Обороты достигают 300 млн руб. в месяц, увеличилось число клиентов, то есть контрагентов. И вот незадача: среди них есть довольно‑таки большая доля тех, кто использует иных операторов ЭДО. В этот момент CIO компании начинает искать способ работать одновременно с несколькими операторами ЭДО. Простой и очевидный путь — использование межоператорного роуминга: ваша организация отправляет документ через своего оператора ЭДО, тот настраивает взаимодействие с оператором ЭДО контрагента, затем передает ему документ.
Однако очень скоро выясняется, что снова всё не так уж безоблачно.
Первая сложность — не все операторы настроили роуминг друг с другом (справедливости ради отмечу, что ключевые игроки всё же настроили).
Вторая — не у всех операторов роуминг к контрагенту настраивается автоматически, иногда для каждого контрагента оператор ЭДО делает настройки вручную и это занимает время (часы). А если таких контрагентов сотни, тысячи и десятки тысяч, как у крупных компаний?
Третья — сложные процессы ЭДО попросту не поддерживаются в роуминге: отсутствует возможность обмена условно‑входящими документами (или шаблонами документов), нельзя применять трёхстороннее подписание (что, к слову сказать, критически важно в лизинге).
Четвёртая — роуминг недостаточно оперативно адаптируется под изменения в законодательстве. Особенно острой эта проблема стала после внедрения МЧД и распространения электронных транспортных накладных (ЭТрН). Также отстает поддержка изменений в форматах вторичных документов (это технологические документы, сопровождающие первичные: извещения о получении (ИоП), уведомления об уточнении (УоУ), соглашения об аннулировании и т.д).
Пятая — работа в роуминге никоим образом не нивелирует риски приостановки потока ЭДО при проблемах с основным оператором, так как отсутствует альтернативный канал обмена.
В результате CIO снова должен искать решение для стабилизации процесса электронного документооборота.
Тогда в голову приходит второе очевидное решение — начать параллельное использование нескольких операторов ЭДО. Фактически это значит, что с каждым из операторов ЭДО необходимо настраивать интеграцию, сталкиваясь со всеми сложностями, которые были описаны выше. Затраты возрастают. Сложность интеграции тоже — у каждого оператора ЭДО свой API. А если что‑то меняется (например, выходит новая законодательная норма), то приходится дорабатывать одновременно все интеграционные коннекторы. Да, затратно, но в целом жить можно…
… Пока не приходит, к примеру, директор по закупкам, и не ставит перед CIO задачу запустить подписание и обмен договорами по ЭДО. А договоры‑то согласуются и подписываются в СЭДе! Значит, дополнительно к учётной системе надо интегрировать с операторами ЭДО ещё и СЭД. А это плюс несколько интеграционных коннекторов и соответствующее увеличение команды и затрат. Что делать?
… А следом за директором по закупкам приходит директор по логистике и просит перевести на ЭДО работу с перевозочными и складскими документами. Для этого приходится организовать доработку информационной системы транспортной логистики, чтобы она поддерживала создание электронных перевозочных документов в нужном формате, позволяла подписывать документы ЭП, а также проверять ЭП. И это опять разработка интеграционных коннекторов ко всем операторам ЭДО — снова время, расходы, нервы…
Помощь не придет на помощь, если помощь не позвать на помощь
Допустим, всё доработали, внедрили, запустили. Но крупный холдинг рано или поздно приходит к вопросу: «Почему мы с клиентами и поставщиками ведём электронный документооборот как передовая компания, а между компаниями холдинга до сих пор обмениваемся бумажными документами?». Объёмы внутреннего документооборота сопоставимы с внешним потоком. То есть, если обмениваться документами как с клиентами через операторов ЭДО, то затраты вырастут в 2 раза, ведь оператор ЭДО берёт плату за каждый исходящий документ. В холдинге с сотнями тысяч ежемесячно передаваемых документов расходы на внутренний ЭДО через операторов составят 10–15 миллионов рублей!
Возникает вопрос — а можно ли внутренний ЭДО вести аналогично внешнему, используя единое решение, не перестраивая опять выстроенные процессы, но не через операторов ЭДО, а по‑другому, чтобы сэкономить на оплате передаваемых документов? Можно! Можно создать внутреннего оператора ЭДО, который будет работать аналогично внешним операторам ЭДО, но исключительно для собственных целей организации и под её управлением. Чтобы сделать это собственными силами, нужна команда. А где её взять, когда и так весь ИТ‑департамент распланирован на год вперёд?
Так компании приходят к необходимости внедрения специализированной платформы обмена юридически значимыми электронными документами (ЮЗ ЭДО). Фактически это межоператорный шлюз между информационными системами предприятия, в которых создаются или обрабатываются электронные документы (учётная система, СЭД, система для управления логистикой, CRM и т. п.), и контрагентами. В определенном смысле это аналог корпоративной шины данных. В такой системе есть все сервисы, необходимые для работы с электронными документами с сохранением юридической значимости:
Создание документов требуемого формата на основе информации из прикладной системы, а также формирование печатных форм c проставлением штампов ЭП.
Создание и проверка всех видов ЭП (ПЭП, НЭП, КЭП) на рабочем месте и в облаке.
Маршрутизация документов: определение адресата и прикладной ИС, куда направить входящий документ, или оператора ЭДО для исходящего документа.
Виртуальный оператор, позволяющий передавать юридически значимые документы бесплатно между структурами предприятия без участия операторов ЭДО.
Сервис электронного обмена документами с контрагентами одновременно через нескольких операторов ЭДО или через виртуального оператора.
Коннекторы к различным операторам ЭДО, поддерживающиеся в актуальном состоянии с учетом изменений API операторов ЭДО.
Сервис выгрузки всех данных о документообороте и подписи к документам
Поддержка машиночитаемых доверенностей и электронных транспортных накладных.
До внедрения межоператорного шлюза | После внедрения |
Куча учётных систем, операторов ЭДО, сложности в поиске и потери документов. | Единое окно работы с документами и единое окно во внешний контур. |
Работа через одного оператора ЭДО в роуминге с другими операторами. | Работа сразу с несколькими операторами ЭДО. |
Рост трудозатрат и дефицит ресурсов ИТ‑подразделения. | Высвобождение ресурсов, которые тратились на поддержание в актуальном состоянии кучи коннекторов. |
Опоздания в поддержке законодательных изменений, риски штрафов. | Высвобождение ресурсов на мониторинг законодательных изменений. |
Несвоевременные расчеты по сделкам и предоставление документов по истребованию ФНС. | Выстраивание ровного и прозрачного процесса документооборота с сохранением юридической значимости документов. |
Дополнительные затраты на обмен документами внутри компаний группы. | Бесплатный обмен документами через виртуального оператора. |
