В прошлом году работа на удаленке обрела для нас особое значение. Сейчас, работая веб-дизайнером, я три дня в неделю посещаю офис и два дня работаю из дома и постоянно сталкиваюсь с вопросом увеличения продуктивности. Среди знакомых часто стал слышать фразу о том, что они купили очередную книгу по продуктивности рабочего дня и теперь пытаются применить эти методы на практике. Однако, когда спрашивал их через месяц или два применяют ли они до сих пор эти методы, чаще всего я слышал ответ «нет», что в теории книга казалась замечательной, но к практике применить не удалось.
В итоге я пришел к выводу, что все методы, о которых они говорили, сводились к нескольким глобальным и давно известным принципам. Просто в век технологий эти принципы воплощены в приложения к гаджетах, которые помогают упорядочить все эти знания и действительно быть продуктивным.
Авраам Линкольн: “Если бы у меня было девять часов на то, чтобы срубить дерево, шесть из них я потратил бы на заточку топора. ”
Всё начинается с планирования рабочего дня
Во главе стоят принципы срочности и важности. Распределяю предстоящие дела и составляю план на следующий день в конце предыдущего, чтобы под действием эмоционального порыва не перепутать местами срочные и важные дела. Иногда применяю правило "съесть лягушку сутра" - сделать самое эмоционально сложное дело сутра и дальше работать со спокойной душой. Но, к сожалению, мир не идеален и зачастую лягушка возвращается уже сразу после обеда. И получается французская диета. Лягушки на завтрак и обед.
И вот планирование обретает форму
доска Trello - в ней я могу распределить дела в разные колонки, подкрепить необходимые документы, а также пригласить в общую доску коллег, при этом в одной доске может быть несколько разделов и в каждый можно пригласить разных людей, которые должны быть вовлечены в задачу. Здесь также можно вставить подзадачи, прикреплять чек лист и писать комментарии.
notion в некоторых моментах напоминает Trello однако для меня больше заменяет бумажный блокнот. Здесь можно действительно многое сделать, но не увлекайтесь, порой создания самих листов блокнота таблицы и блоков занимает больше времени, чем требуется. Поэтому с целью экономии времени я использую уже готовые шаблоны.
google календарь - да, звучит очень просто, но иногда распланируешь, и понимаешь, что в сутках не по 48 часов. Жаль, но не имеет синхронизации с Trello.
Отвлекающие манёвры
Зачастую я накидывай слишком много заданий в Trello и не могу оценить время на их осуществление. Выручает приложение, на котором можно засекать время на выполнение задачи, нажимая на паузу, если вы отвлеклись. Удивитесь, сколько времени тратите на эти моменты, которые также учитываются программой. После этого я перестал незамедлительно отвечать на сообщения в менеджерах, только если это руководитель или кто-то из рабочей команды. На остальную переписку выделяю 5 минут в конце каждого часа. Ведь мозгу требуется более 20 минут, чтобы восстановить свою продуктивность и концентрацию после отвлечения и смещения объекта внимания.
Оценка собственной продуктивности
В работе веб-дизайнера зачастую возникают моменты, когда сложно оценить свою производительность. К примеру, я подобрал фотографию, но по тем или иным причинам она не подходит заказчику. Время на поиск фотографии и обработку было потрачено, однако это не принесло результата. Как оценить такую работу, засчитываются ли попытки или только результат?
В конце дня я обязательно смотрю на показатели своей эффективности соразмерно затраченному времени и приближению к готовности проекта. В notion у меня есть доска, на которой я отмечаю время, потраченное на проект в целом и на отдельные блоки. Для каждого проекта я стараюсь выполнить анализ, и посмотреть, какие именно моменты вызвали у меня трудности и потери времени. Так же какие есть два-три возможных варианта на их устранение. Если сказать проще, то я анализирую, какой именно блок меня затормозил и как сделать то же самое, но быстрее.
Контроль сверху
Колоссальный плюс состоит в том, что к этим же доскам подключен руководитель нашего digital-агентства. В любое время он может посмотреть на задачи, которые я выполнил, не требуя при этом фото дня. В компаниях, где я работал раньше, на это зачастую тратили больше времени, чем на выполнение самих задач. Также мой директор анализирует мою работу и помогает мне с анализом. Многие моменты выносятся на обсуждение среди других веб-дизайнеров. Так мы экономим время, и никто не пытается изобрести велосипед продуктивности.
Первый месяц карантина в стране стал провальным по продуктивности и руководители задумались над тем, что их работники не умеют эти управлять. Недостаток образования в вопросе оказался угрожающим, но сейчас я вижу, что всё больше компаний внедряет работу на удаленке, не сомневаясь в том, что их сотрудники выкладываются на максимум, используя простые инструменты. Несомненно, сложившаяся ситуация даст толчок новому поколению специалистов по управлению и мотивации персонала, создавая все условия работы на удалёнке, когда руководители не будут переживать о продуктивности, а работники будут получать квалифицированную помощь в личностном росте.