Много людей нашли предыдущий пост «Деловое письмо на английском языке» интересным и полезным. Поэтому я решила написать ещё один подобный полезный пост. На этот раз мы узнаем, как освоить деловой стиль на английском и достичь «правильного уровня формальности» в деловом письме британскому партнеру.

Первое, о чем нужно сказать, так это предостережение: в мире не существует общего правила написания деловых писем на английском. Даже не пытайтесь искать какие-то правила - не найдёте. А если и найдёте - не верьте. Во-первых, содержимое вашего делового письма зависит от отношений с бизнес-партнером. Только вам известно про ваши отношения, следовательно, только вы знаете, насколько формальным должно быть письмо. Во-вторых, есть значительная культурная разница между британским и американским бизнес-партнером которую необходимо учесть при налаживании отношений.

Одна интересная вещь, которую я заметила - когда европейцы (небританцы) общаются на английском, они подражают не британскому акценту, а именно американскому. Также европейцы часто употребляют слова, фразы, которые характерны исключительно американцам. Так называемые «американизмы». Например: “trash/garbage” (US) и “rubbish” (UK). Британцы не особо в восторге от этого.

Американские подходы и бизнес-этика неизбежно отличаются от британских. Согласно моему опыту, американцы могут быть намного менее формальными при первом знакомстве, чем британцы. В то время как американец может отличаться очень «прямым» способом общения («бери или уходи»), британец часто стремится показать потенциальным партнерам то, что они важны для него.

Много британцев привыкли к американским подходам ведения бизнеса, но многие предпочитают более традициональные и формальные подходы. Если вы, допустим, стартап, который хочет придать себе репутацию молодой и современной компании, то вам, конечно, необязательно придерживаться этой статьи. Если нет, то давайте двигаться стремительно к нашему списку советов из пяти пунктов. Надеюсь он окажется полезным.

Сократите количество вопросительных знаков и избегайте восклицаний.

Вопросительные знаки вполне приемлемы в небольших количествах. Однако лучше избегать написания сразу нескольких «склеенных» вопросительных предложений. Вы можете показаться очень настойчивым, будто пытаетесь атаковать собеседника, вести допрос. Как писала в предыдущем посте, вы можете заменить множество вопросов на непрямые вопросы или непрямые эквиваленты вопросов. Разрешите продемонстрировать, как это делается:

“When will my order arrive?” («Когда доставят мой заказ?») превратится в “Please kindly let me know when my order is expected to arrive.” («Будьте добры, уведомите меня, когда ожидать мой заказ.»). Видите? Вопроса нет, а он все же есть. Вот так британцы обычно и избегают лишних прямых вопросительных предложений.

Восклицательные знаки, в отличии от вопросительных, лучше полностью убрать из деловой переписки с британским партнером, особенно если вы с ним незнакомы. Мне попадались несколько писем (они доступны в сети), которые содержат несколько восклицательных знаков. Ниже представлено одно из таких писем. Я бы никому не советовала подражать подобному стилю написания деловых писем. На мой взгляд это письмо написано американским бизнесменом. Это видно по энергии, энтузиазму, которые передаются через письмо и которые свойственны американской бизнес-культуре. Английская бизнес-культура более сдержана, консервативна, что должно быть учтено при написании делового письма.

Hi [name],
Thank you for reaching out to learn more about [company name]! The best way to learn more about our products/services as they pertain to [you/your business] is to set up a free [consultation/consult call/one-on-one chat (hyperlink to the page)] with [whoever is designated]. [Describe what the consult is like, how long it is, and what the prospect will get out of it].
There will be no obligation to sign up after the call, and [provide a “what do you have to lose” perk here].
If you’d like to set up one of these [adjective, ideally reflective of your brand voice)] (and free!) consults, [make the call to action and link to it here] or [provide alternative method if applicable].
We look forward to hearing from you!
[Closing statement of your choice],
[Signature]
Источник: https://localiq.com/blog/small-business-email-examples-and-templates/

Не используйте сокращения (“I’m” вместо “I am”).

Уверена, те, кто изучает английский язык, знают о сокращениях. Но если вы знаете и умеете использовать сокращения, это не означает, что вы должны. Да, в жизни такое встречается часто. И английский язык - это не исключение.

Сокращения “you’d [you would]” и “there’s [there is]” должны быть использованы в соответствующих письмах, в которых допустим разговорный стиль общения. Подобный тон в начале деловых отношений кажется британцам фамильярным и самонадеянным. Лучше избегать такого рода сокращений до тех пор, пока вы, как упоминалось выше, не примете осознанное решение о необходимости использования подобного стиля общения (например, компания пытается соответствовать определенной философии или стремится создать определенное впечатление о себе).

Не используйте идиомы.

Когда я копалась в интернете, чтобы найти советы по составлению бизнес-писем на английском, мне попался этот ресурс: https://blog.talaera.com/business-emails-phrases. Здесь очень много полезной информации. Большинство фраз, которые там представлены, содержат допустимый уровень формальности для бизнес-писем. Однако фразы типа “Just a quick heads up: [...]”, “Thanks for keeping me in the loop” and “We just need the thumbs up/the green light” очень неформальные для деловой переписки.

Когда изучаешь язык, трудно быть критичным к подобным статьям. Уходит значительное время на развитие «лингвистического инстинкта», чтобы понимать, какие фразы «очень формальные», «очень неформальные» или «подходящие». В любом случае лучше полагаться на правило: если фраза содержит идиому или метафору, то скорее всего она крайне неформальная.

“To give someone a/the heads up” (буквально «дать кому-то головы наверх») означает «предупредить кого-то»;
“In the loop” (переводится буквально как «в петле») означает «в курсе дела»;
“To get the green light” (переводится буквально как «получить зеленый свет») означает «получить разрешение».

Всё, что перечислено выше, основано на метафорах. А это означает, что данные фразы непригодны для формального делового письма с британским бизнес-партнером.

Не отбрасывайте местоимения (пишите “I hope”, а не “Hope”).

На русском языке фраза «Надеюсь, что у Вас все в порядке» полностью подходит для вежливого обращения в деловом письме. При этом местоимение «я» не пишется. Однако, если вы начнете предложение с “Hope all is well with you” на английском (с отбрасыванием местоимения), то в лучшем случае оно будет звучать неформально, а в худшем - небрежно, несерьезно. Дело в том, что британцы привыкли читать «между строк». А текст между строк этого предложения, мягко говоря, выглядит как «мне неважно, что там у вас». Британскому партнеру покажется, что вам крайне без разницы, как идут у него дела. Настолько без разницы, что вы не потрудились написать полное предложение со всеми местоимениями.

Не называйте человека по имени (равносильно переходу на «ты»).

Несмотря на то, что в русском языке в официальном письме принято обращаться по имени и отчеству, не думайте, что подобное допустимо в английском. Во-первых, надо знать, что британцы (и американцы) не имеют отчества. У нас есть “second name”, но это не то же самое, что “patronymic” (отчество). Во-вторых, имя никогда не должно быть использовано при формальном общении - только фамилия.

В британских школах это правило определяет то, как обращаются ученики к учителю. Ученики обычно даже не знают имени учителя. А если раскрывают эту информацию, то нередко это становится поводом для шуток.

В любом случае вежливым способом обращения к Ben Johnson было бы “Mr Johnson”. Но как быть, если мы пишем коллеге-женщине? “Mrs” используют для замужних женщин. Альтернатива “Miss” часто считается невежливой. Кроме того, трудно быть уверенным, замужняя ли женщина или нет. К счастью для нас, есть нейтральное обращение “Мs”, которое можно использовать в случае сомнений.

На этом пока все!

Надеюсь, вы нашли эту статью полезной и теперь можете писать формальные деловые письма на английском более уверенно.

В этой статье я не раз намекала на влияние американской культуры на деловую культуру других стран (на британскую культуру). Мне интересно, есть ли какие-то американизмы (или, вообще, англицизмы) на русском языке, которые вас сильно раздражают? Поделитесь в комментариях :)

Telegram / VK / OK / Pikabu / DTF / Бюро переводов «Code-Switcher»

Осваиваем деловой стиль на английском: 5 шагов к успеху