Time Management на практике

Готовлюсь к организации семинара на работе, сотворил небольшую презентацию и решил, что информация может быть кому-то полезна. Планирую рассказать о практическом управлении временем в отдельно взятой голове.

О чем хочу рассказать:
  • Матрица Эйзенхауэра
    • Важное\срочное
    • Построение списка дел на день (с планированием времени)

  • Принцип Парето
    • Как применять на практике

  • Конфликт интересов



Матрица Эйзенхауэра


Эйзенхауэр был генералом армии в 1944 году, также был президентом США с 1953 по 1961 год. Дел у него было много, а упустить что-то важное было нельзя. Так и родилась матрица, разделяющая дела по важности и срочности.

Важные дела — дела, результат выполнения или невыполнения которых оказывает существенное влияние на зарплату\проект\сделку и т.п.

Срочные дела — дела, имеющие «срок годности», должны быть выполнены ASAP (as soon as possible)

Сама матрица выглядит примерно так:
image

Первыми делаются дела, важные и срочные одновременно, за ними срочные и в последнюю очередь важные. Все остальные дела откладываются на потом, им суждено либо рассосаться самим, либо перейти в категорию важных и\или срочных.

На просторах интернетов нашел подобную матрицу для распечатки:
 

Построение списка дел на день


После использования описанной матрицы ежедневно в течении 3-4 месяцев, выявил для себя следующее:

  1. Запланировать можно около 6 часов при 8-ми часовом рабочем днем
  2. Сначала спланированное и фактическое время будут различаться
  3. Храните историю за каждый день
  4. Автоматизация планирования возможна если есть, что автоматизировать и ряд правил по обработке действий


Никакой специальный софт я не использовал, довольствовался простым экселем. Как это выглядело:

Время проставлялось в минутах, результат суммирования выводился в часах.

Принцип Парето



Википедия вежливо поделилась определением: Принцип Парето — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны.

Для наглядности в интернетах обитает такая картинка:
image

Как применять на практике

В начале дня я старался сделать максимальное количество самых критичных дел. Для этого фильтровал список дел по приоритету, а затем сортировал по длительности. Первыми выполнялись самые «быстрые» дела, в итоге, спустя 2-3 часа после начала рабочего дня, я мог похвастаться 5-6 выполненными срочными делами и спокойно погружался во что-то более трудоемкое.

Как это выглядело:


Конфликт интересов


Ситуация:
  • Все прилетающие задачки по умолчанию «важные» и «срочные»
  • Всем всё надо «вчера»
  • Каждый считает свои хотелки самыми важными и приоритетными
  • Ты находишься «меж двух\трех\четырех огней»


Какими принципами руководствовался я:
  • Предупредить начальство и инициаторов задач, что не справляешься\не успеваешь
  • Попросить инициаторов новых задач договориться с инциаторами уже существующих о том, что их задачи будут сорваны по срокам в пользу новой задачи
  • Спросить совета у начальника\старших товарищей, какая из задач срочнее и важнее
  • Если ответ «все срочное и важное» (желательно в письменном виде), делать в произвольном порядке


И в заключение статьи делюсь своей позицией по поводу нехватки времени:
Если времени _действительно не хватает_, это значит вы востребованы и это хорошо.
  • +8
  • 15,2k
  • 9
Поделиться публикацией
Похожие публикации
Ой, у вас баннер убежал!

Ну. И что?
Реклама
Комментарии 9
    0
    Как я всегда завидую здоровой завистью таким людям, которые смогли научится писать дела и делать все по этим спискам, и тратить на эти записи разумное количество времени. Я за 20 лет так и не смог научиться.
    Это я все к тому, что не каждому дано пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Мне не дано, но убил времени в попытках пользоваться этим и другими систематизирующими инструментами столько, что реально еще бы одни проект успел бы закончить.
    И вот в одни прекрасный день я забил на все эти инструменты и попытки сильно напрягаться. Моя эффективность выросла в разы и мне стало спокойней. Перестал себя чувствовать каким-то ненормальным, что не могу никак научиться.
    p.s. Создал за 20 лет несколько предприятий, управлял ими, сейчас одновременно веду три проекта, работаю много, но и отдыхать не забываю.
      0
      Некоторые люди рождаются сильными, стройными и здоровыми, а кому-то приходится соблюдать диеты, тренироваться в зале и пользоваться кремами-бальзамами, чтобы быть такими же.
      Всякие матрицы-таблицы-списки это лишь инструмент, позволяющий натренировать мозг думать в правильном направлении. Кто-то умеет от рождения кататься на мотоцикле и ему не нужно сначала долго кататься на 3-х колесном велосипеде :)

      Пока отвечал вспомнил аналогию из книги Михаила Литвака «Психологическое айкидо»
      В этой книге человеческое сознание представляется из 3-х сущностей: ребенок (хочу, люблю), взрослый (думаю, предлагаю, веду диалог), взрослый (контролирую, поучаю, воспитываю). Ребенок это то, что побуждает желания, взрослый ищет решение, родитель контролирует то, к чему уже найдено решение (автоматизация :) ). Так вот у некоторых людей что-то уже заложено в мыслительную автоматизацию и не надо заставлять «взрослого» думать и контролировать это; а кому-то нужно сначала научить «взрослого», чтобы в дальнейшем за дело взялся «родитель».
        +2
        Литвак (как он и сам говорил) позаимствовал это у Берна :-)
      +1
      очень интересное применение принципа пуаретто: самое важное и при этом самое быстрое делать сначала.
      всё правильно написанно, так держать!
      в Матрице Эйзенхауэра есть только ньюанс: постоянное смещение задач из одной части в другую., но для этого и нужно постоянно пользоваться: «Попросить инициаторов новых задач договориться с инциаторами уже существующих о том, что их задачи будут сорваны по срокам в пользу новой задачи»
        +3
        Забавно. Выскочил топик на главную, а проголосовать за рейтинг уже нельзя. Я бы понизил, чтобы эта банальщина сгинула с глаз долой. Я понимаю, если бы тут хоть что-то было кроме элементарных основ. Например, написано красиво и понятно с качественными иллюстрациями. Или приведён в пример свой опыт, подборка конкретных кейсов и решений из практики. А то от практики только слово в оглавлении.

        Но самое главное, что статья не правильная. Ставить «срочные» дела приоритетом над «важными» — это очевидно не верно. Не буду строить из себя авторитета, а просто процитирую статью из первой же строчки в поиске по запросу «важные и срочные дела».

        Срочные, но не важные дела.
        Какие же дела делать в первую очередь: «Срочные» или «Важные»?
        Мой Вам настоятельный совет – делайте ВАЖНЫЕ дела в первую очередь. То, что дела сектора «Срочные» срочные, не делает их более важными. Ни в коем случае не позволяйте им отвлекать Ваше внимание от сектора «Важные».
        Прочему же эти неважные дела стали такими срочными? Часто задачи сектора «Срочные» возникают сами собой, как «уважительные» причины не выполнять более важные дела, которые, возможно, вызывают у Вас некоторые опасения. Это часто бывает и в результате перекладывания на Вас чужих дел. Помните одно – эти дела НЕ ВАЖНЫЕ. Обязательно научитесь выделять и отделять их на еще стадии возникновения.
        Что произойдет, если Вы их не сделаете вовремя или вообще не станете делать? Скоре всего, ничего страшного, иначе бы они находились в верхней строке. Что произойдет, если эти дела сделаете не Вы лично? Ответ, скорее всего, будет тот же.
        Поэтому их можно, в свою очередь, перепоручить или же тихонько проигнорировать. В любом случае, отводите для них то время, которое у Вас осталось после секторов «Срочные и важные» и «Важные».

        Ссылка для желающий прочитать целеком.

        И с концовкой я не согласен. Если времени _действительно не хватает_, это значит что Вы не разобрались с приоритетами и всё ещё действуете не верно.
          +1
          Согласен с вами. Кови в «7 навыках» тоже правильно писал, что отдаваться во власть срочных дел губительно. В итоге остается почти нетронутым 3 квадрант (важно, но не срочно), а как раз там находятся большинство дел, которые могут серьезно изменить нашу жизнь.
            0
            Благодарю за дополнение. Коротко и метко. И спасибо за напоминание о книге. Читаю её очень медленно, зато применяю сразу. =)
          0
          >>Попросить инициаторов новых задач договориться с инциаторами уже существующих о том, что их задачи будут сорваны по срокам в пользу новой задачи

          Гениально! :)
            0
            Сколько не пользовался инструментами по управлению задачами, каждый раз ощущал себя рабом этих инструментов. Пусть они даже доступны в вебе и я всегда могу ими управлять, но мне жалко времени на записывание и отметки дел на сегодня, если я их и так помню.
            Сделал дело — поставь галочку. А не поставишь галочку — случится самое страшное, ты будешь ходить и думать о том, что тебе надо поставить галочку и эта мысль не даст тебе работать.
            Для себя решил записывать концептуальные идеи и мысли в springpad, GTD как таковое — хомут.
            Принцип Парето в применимости к задачам в первый раз впечатляет, а на практике почти не применим. Я не всегда могу выделить 20% усилий, которые принесут нужный результат, и самое главное — я не могу бросить дело на 80% результата, т.к. мне нужно сделать его на все 100%

            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

            Самое читаемое