Как организовать конференцию без опыта
Я работаю дизайнером в Тинькофф, и недавно мы провели конференцию #FFDD2D о дизайне и продуктах. Я была одним из организаторов. Это был первый такой опыт для меня, и теперь я хочу рассказать о нем. Скорее всего, рассказ будет полезен для вас, если вы работаете в большой компании и интересуетесь организацией мероприятий, хотя в ваши рабочие обязанности это не входит.
Я расскажу, как убедила коллег и другие отделы, что конференция нужна, собрала рабочую группу, нашла концепцию конференции и докладчиков внутри и снаружи компании. И, конечно, поделюсь полезными советами.
Зачем понадобилась конференция
Я не очень регулярно хожу на конференции: пару раз в год. Известно, что легче критиковать, чем делать. Поэтому, участвуя в конференциях как докладчик или слушатель, я думала о том, как устроила бы все, будь я организатором.
Сначала я попробовала организовать внутренние дизайн-митапы. Оказалось, что у нас в компании довольно много ребят, которые хотят выступать. При этом им было тяжело сформулировать тему и подготовиться, если нет промежуточных дедлайнов и понятной даты выступления. Некоторым из них было страшно выступать, а кому-то — просто негде. Организаторы не любят спикеров без опыта выступлений. Внутренние мероприятия дали им возможность попробовать себя в роли докладчиков.
Митапы подсветили кое-что важное. Во-первых, мы и раньше догадывались, что у нас есть куча историй, наработок и интересных докладчиков, о которых снаружи никто не знает, а теперь это стало совсем очевидно. Во-вторых, митапы проходили в онлайн-формате. Ребята выступали перед экранами ноутбуков, а это сложнее, чем выступать перед живой аудиторией.
Так я поняла, что нам нужна своя конференция:
это улучшит HR-бренд;
мы поделимся опытом и знаниями;
наши ребята, у которых куча классных историй, выступят и получат классный опыт;
я наконец-то увижу тех, кого до этого видела только в окошке Зума.
Что дальше
Я слабо представляла, что происходит между появлением идеи о конференции и самой конференцией. Среди моих знакомых дизайнерские конференции организовывала только Дарья Кошкина, которая несколько раз проводила в Ульяновске #тыждизайнер.
Даша проводит конференции на уровне nightmare: без помощи кучи департаментов большой компании и на волонтерских началах. Ее опыт очень помог. Даша подсказала, что сперва нужно придумать идею и концепцию, и рассказала, как она ищет спикеров и мотивирует их. Еще она прислала ссылки на полезные статьи и объяснила, на какие детали стоит обращать внимание при организации.
Пообщавшись с Дашей, я постаралась узнать что-то полезное у организаторов всех конференций, на которых была. Все они пошли навстречу и немного рассказали про внутреннюю кухню.
Поиск концепции
В декабре 2021 года я начала обсуждать с лидами направлений, что было бы здорово провести свою конференцию. У нас не было конкретного плана, но мы накидали несколько тем, которые цепляют любого дизайнера, в FigJam.
Мы поняли, что на конференциях люди в основном рассказывают, какие они молодцы. А всем хочется прийти и услышать подтверждение, что другие дизайнеры тоже живут в неидеальном мире и постоянно встречаются с трудностями.
Чтобы подтвердить это ощущение, я попросила всех дизайнеров скинуть в общий чат их любимые лекции. Несколько человек упомянули доклады Вовы Лифанова, который иронично рассказывал, как они с командой долго и с кучей переделок создавали брендинг для «Магнита» и «Перекрестка».
Так мы окончательно определились с идеей и решили сделать честную конференцию о дизайне в продуктовой компании.
Рабочая группа
Я собрала встречу с руководителями направлений и DevRel-специалистом. Она уже помогла нам с митапами, и мы рассказали ей о планах сделать конференцию.
Вместе мы выбрали примерную дату (начало июня), количество людей (300 человек) и приблизительный бюджет. С этой информацией мы пошли за одобрением к руководству, а параллельно начали придумывать, где пройдет конференция и какие там будут мерч и развлечения.
Конференция должна была пройти в начале лета, поэтому мы подумали, что было бы классно провести ее на природе. Дизайнеры будут запускать воздушных змеев, греться на солнышке, знакомиться, а в перерывах, возможно, даже послушают доклады.
Форс-мажор
В марте стало понятно, что для конференции не время. Мы отложили ее на неопределенный срок.
Возвращение к идее
В начале июня прошли «Дизайн-выходные» в Костроме — бесплатная дизайнерская конференция. На нее поехало около 50 дизайнеров из Тинькофф. После конференции мы запустили опрос, чтобы узнать, что им понравилось, а чего не хватило.
Ни для кого не секрет, что на самом деле люди ходят на конференции, чтобы тусоваться
По комментариям было понятно, что люди уже более-менее отошли от шока и стресса и хотят вернуть ощущение нормальности: общаться с коллегами, слушать доклады и узнавать новое.
Мы немного обновили доску в Figma: собрали темы внутренних докладчиков и список внешних ребят, которых нам хотелось бы послушать, накидали идеи фоновых активностей и попробовали еще раз согласовать проведение конференции.
Место и время
Конференцию нам согласовали. Планирование нужно было начать с площадки, потому что от нее зависело количество залов и спикеров. Нам начал помогать профильный департамент, который занимается организацией событий. Мы составили список из 15 мест и поехали посмотреть на три из них.
Больше всего нам понравился «Коллектор» — огромное подземное пространство, которое раньше предназначалось для хранения воды.
Мы проголосовали и решили, что останавливаемся на нем. После этого стало понятно, что у нас есть два зала: большой и маленький. И внешний двор, где можно поставить шатры.
Было очевидно, что дизайнеры не проснутся раньше одиннадцати часов утра, а в шесть вечера мы собирались начать вечеринку. В нашем распоряжении было четырнадцать часовых слотов: семь в большом зале и семь в малом.
Докладчики и активности
В каждой компании много людей, которые хотели бы выступить. Но многие боятся, кто-то не понимает, как выбрать тему, и у всех поголовно синдром самозванца. Чтобы победить эти сложности, мы создали чат #designer-extrovert.
В этом чате мы рассказываем про внешние мероприятия, на которых можно выступить. И просим всех, кто выступил, написать, как они искали тему, готовились и боролись со страхом.
Потом мы собрали всех потенциальных докладчиков через гугл-форму. Получилось 35 тем. Заявок было гораздо больше, чем слотов, поэтому после конференции мы завели таблицу со всеми нашими ребятами, которые хотели выступить. Теперь у нас есть база спикеров, в которую можно заглянуть, когда нас зовут на какое-нибудь мероприятие.
Сначала мы думали, что займем все слоты нашими спикерами. Но потом поняли, что интереснее проводить мероприятие, где есть разные точки зрения и дискуссии между спикерами из разных компаний. Поэтому для наших спикеров осталось семь слотов из четырнадцати. Их по-братски поделили четыре дизайн-отдела: бренд, веб, мобайл и внутренний.
Чтобы понять, каких спикеров пригласить извне, мы спросили дизайнеров, кого они хотят послушать и каких коллег из других компаний считают крутыми. Так у нас появился список потенциальных внешних спикеров. Чтобы пойти к ним с просьбой о лекции, нам нужны были:
формат (многие не могут выступать офлайн, потому что находятся в других странах);
примерная дата;
концепция конференции.
Очень многие спрашивали, будут ли прогоны и подготовка: докладчикам важно, чтобы организаторы придирчиво относились к качеству выступлений. Мы сразу понимали, что будем проводить с каждым докладчиком по два прогона, и, кажется, для них это было большим плюсом. С прогонами мастер-классов было сложнее. Их мы прогоняли один раз, но для этого нужно было собрать несколько групп, чтобы обкатать механики.
Нам хотелось добавить фоновые активности, которые помогут участникам познакомиться или сделать фото или сувенир на память. К придумыванию активностей оказалось полезно привлекать как можно больше людей: это был тот случай, когда техника «говори все, что придет в голову» дала классные результаты.
Результат
Во время подготовки мероприятий часто что-то идет не по плану. Но сейчас особенно важно быть готовым к тому, что может произойти что угодно.
Конференция прошла 30 сентября. В это время многие уехали, а кто-то сидел на чемоданах. Поэтому очных участников было чуть меньше, чем мы рассчитывали. Площадка вмещала примерно 300, максимум 350 человек, а пришли 244 человека. При этом онлайн-трансляцию смотрело больше 6000 участников.
После конференции люди оценили ее в среднем на 4,65 из 5. Мы получили много хороших отзывов о лекциях. Думаю, этому помогли прогоны и уменьшенный тайминг. Хотя на лекцию отводился час, сами рассказы занимали 30—35 минут. Остальное время уходило на вопросы и передышку. Кажется, людям, привыкшим к возможности поставить скорость × 2, тяжело слушать лекции дольше получаса. Скорее всего, тенденция сохранится и доклады станут еще короче.
Загрузка и время
Очень большую часть работы взяли на себя DevRel- и event-специалисты. Они подсчитывали сметы, ставили задачи на создание бренд-дизайна конференции и ее оформления, заказывали мерч и продумывали пространство. Если вы работаете в большой компании, вероятно, вам тоже помогут коллеги. Без них организовать мероприятие было бы гораздо сложнее. Они помогали определить вместимость залов, узнать, сколько из зарегистрированных людей обычно доходит до бесплатных конференций (от 35 до 50%), и договаривались со специалистами насчет трансляций.
Участники программного комитета потратили не так уж много времени. Сложнее всего было на этапе определения концепции. Потом у нас была одна общая встреча в неделю и по два часовых прогона на каждого спикера. В сумме прогоны заняли 28 часов.
При этом важно помнить, что конференция может съесть столько времени, сколько вы готовы на нее потратить. Можно часами гуглить интересный мерч с других конференций. Можно бесконечно читать про разные форматы активностей, которые там бывают. Можно наконец открыть папку со всеми лекциями, которые были сохранены «на потом», чтобы послушать их и найти новых крутых спикеров. Организатор конференции всегда с легкостью найдет себе занятие.
Что можно было сделать по-другому
Многие докладчики, которые подали заявки, но не попали в шорт-лист, очень расстроились. Нам нужно было сразу рассказать, сколько у нас мест, и предупредить, что выступить смогут не все.
А еще стоило оставить несколько докладов в резерве и помочь их подготовить. Они очень пригодились бы в последние недели, когда стало понятно, что некоторые докладчики не смогут приехать.
Вместо заключения: чек-лист
Если вы не организовывали мероприятие в своей компании, но хотите попробовать, воспользуйтесь моим чек-листом. Итак, вот с чего я рекомендую начать:
Найти союзников, которым тоже понравится идея провести конференцию или митап.
Узнать, какие темы интересны коллегам.
Придумать концепцию и тему конференции и презентовать их.
Определиться, кто, кроме вас, готов слушать доклады и найти оргкомитет
Создать перепись внутренних спикеров и тех, кто хочет начать выступать.
Определиться с площадкой и количеством слотов под доклады и другие активности (воркшопы, круглые столы, нетворкинг).
Понять, сколько слотов приходится на внешних спикеров и сколько — на внутренних.
Собрать базу тем и обсудить их с программным комитетом.
Выбрать темы, которые лучше укладываются в концепцию, и поставить промежуточные дедлайны на прогоны.
Придумать развлечения для участников и сразу назначить ответственных за эту часть.