Я большой любитель тайм-менеджмента и всяких систем управления задачами. Но заметил, что иногда эти системы ломаются. Работаю-работаю, составляю долгосрочные цели, декомпозирую в планы на неделю и всё идёт хорошо, пока в какой-то момент не начинается цейтнот. Как правило, это случается на стыке кварталов, полугодий или годов. Нужно одновременно спешно доделать недоделанное, запланировать работу команды на следующий квартал (а для этого собрать требования с заказчиков и договориться со смежными командами, которые тоже в это время строят свои планы), подвести итоги прошедшего квартала, написать обоснование для запроса новых ставок, подготовиться к перформанс-ревью подчинённых и т.д. Казалось бы, это то, ради чего нужен тайм-менежмент. Но что-то идёт не так. Почему?

Дело в том, что задач резко становится больше обычного, общий план по ним перестаёт влезать в голову. Их все нужно сделать чем раньше, тем лучше. Но при этом нельзя делать в произвольном порядке, потому что есть связи между задачами. Например, "напомнить Петру прислать описание проекта, и когда пришлёт, запланировать встречу для оценки затрат". Из-за этого же нельзя заранее запланировать задачу на определённый день (когда ответит Пётр - зависит от его загруженности и моей настойчивости). Да, для планирования связанных задач есть диаграммы Гантта. Но это не тот инструмент, который удобно использовать для учёта личных дел, перебегая со встречи на встречу.
В результате списки дел распухают, план на неделю оказывается провален ещё к вечеру понедельника, непрочитанные письма копятся. Что делать?

Классические системы тайм-менеджмента советуют стиснуть зубы, жёстче приоритизировать, делегировать, keep calm and carry on. Но иногда это невозможно: никто за меня не оценит подчинённых. Или не хочется: можно сделать план на квартал спустя рукава, но это выльется в кучу испорченных нервов и сорванных договоренностей.

То есть нужен какой-то новый инструмент, который

• позволяет охватывать взглядом сразу много задач, оценивать срочность (считаем, что всё неважное мы уже отложили);

• позволяет планировать, привязываясь к очерёдности и приоритетности задач, а не ко времени;

• делает процесс легковесным, не требует ежедневных сессий для обзора "что сделано, что делать дальше", переписывания дел со страницы на страницу ежедневника;

• не включает долгосрочное планирование. Нам нужно выжить 2-3 недели и ничего не упустить.

В результате в какой-то момент я отложил свой хипстерский Moleskine, взял чистый лист А4 и переписал задачи не в виде списка, а в виде дерева.
Вверху - названия проектов на ближайшие 2-3 недели. От них отходят задачи, которые в проекте нужно сделать. Если задачу можно сделать только когда сделана другая, последняя становится дочерним узлом. Получилось примерно так:

Если какие‑то задачи важно сделать в определённый день, помечаем рядом: «ВТ: напомнить Петру». Если какие‑то супер‑важные, обводим или подчёркиваем. Если какие‑то задачи не обязательные, привязываем их пунктирными линиями. И вообще, можно придумывать свои нотации в лучших традициях bullet journaling. Главное, что все задачи всех проектов оказываются выгружены из головы, понятны зависимости, приоритеты, и всю картину можно оценить одним взглядом. А ещё не нужны никакие сервисы, приложения, ежедневники — весь план можно свернуть и положить в карман джинсов (ну или просто носить с собой один лист).

Нарисовали - берём нижние листья дерева, решаем задачу и зачёркиваем. Появилась задача - дорисовываем. Тут всё становится как обычно для бумажных ежедневников. К середине второй недели лист будет уже не очень читаем: половина зачёркнута, часть написана не слева направо, а сверху вниз. Не страшно, можно взять новый лист и переписать оставшееся.

Да, долго работать в таком режиме не получится. Но наша задача - пережить 2-3 недели цейтнота, а дальше можно лист выбросить, взять свой Молескин, налить кофе и вспомнить, что там хотелось сделать за год.