Ключевые моменты в управлении временем
Если ты будешь упорно работать по восемь часов в день, то со временем станешь начальником и получишь право работать по двенадцать часов в день.
Самый большой груз несет самый сильный верблюд.
Законы Мерфи о работе.
1
Нужно помнить, что наше сознание одновременно может оперировать не более 7±2 объектами (число Ирвин-Миллера). Это касается левого полушария. Возможности правого (условно полагаем, что оно отвечает за подсознание) гораздо шире. Поэтому сложные оценочные решения нужно отдавать подсознанию, т.е. развивать то, что называют интуицией.
2
При обучении информация проходит следующие стадии автоматизации. Вначале есть некие знания, которые мы усваиваем. После отработки в практикумах эти знания переходят на уровень умений. То есть когда я не только могу рассказать и ответить на вопросы по области знаний, а умею применять полученные знания для решения практических задач. Когда мы несколько раз решили практические задачи, то умения могут сформироваться в навыки. Навыки — более высокий уровень автоматизации, и они находятся уже в подсознании. Что такое навык? Когда вы можете выполнить задание «не задумываясь», то есть быстро и легко.
Правило семи применительно к обучению гласит следующее: максимум нужно 5-9 раз повторить, чтобы с одного уровня перейти на следующий.
Примерный срок выработки привычки — три месяца регулярных усилий.
3
Чувство времени — это внутренний голос, способный дать ответы на вопросы следующего плана: «Сколько времени займет подготовка отчета о выполненном проекте?», «Сколько ехать от дома до офиса?», «Который сейчас час?». Чувство времени — физическое ощущение его движения. Чувство времени важно: для планирования деятельности, управления собой во время работы, контроля стресса. Есть несколько способов развити чувства времени: калибровка (перед началом какого-либа дела оцениваем теоретически затраченное время, пост-фактум смотрим на реально затраченное время и сравниваем две цифры, хорошо, если при часе ошибка составит не более плюс-минус трех минут), хронометраж (для каждого дела ведем учет начала выполнения и окончания).
4
Основные базовые составляющие управлением времени — это: цели, приоритеты, инструменты и привычки.
5
Есть четыре обязательных критерия цели: конкретность, измеримость, дата, реальность. Конкретность: «хочу купить Peugout 407 красного цвета» вместо «хочу купить автомобиль». Измеримость: используем три опорные точки — минимум, план и максммум. Дата: «хочу купить Пежо 407 к декабрю 2008 года» вместо «хочу купить Пежо 407». Реальность: чтобы человек стремился достигать цели, она должна им восприниматься как реальная.
При кофликтах целей можно воспользоваться одним из методом:
1. Отказаться от одной из целей
2. Приоритет по принципу — вначале это, потом все остальное.
3. Приоритет по принципу 1,2,3…
4. Делегирование
5. Детализация целей
6. Планирование
7. Цель цели — согласование конфликтующих целей путем поиска большей общей цели.
6
В бизнесе ежедневно требуется делать выбор, принимать решения, определять приоритеты. Принятие решений состоит из двух компонентов.
1. Инструменты — помогают просчитать каждую из альтернатив и подготовить информационную базу для принятия решения.
2. Смелость — при наличии всей информации помогает быстро принять решение. А также в случае, когда информации не хватает, что особенно часто бывает в конкурентном рынке.
Как описано в «Кодексе самураев»: правильное решение принимается в течение 7 секунд. Такое возможно, если вы «варитесь» в своей специальности 5-7 лет. Примерно за этот срок формируется профессиональная интуиция. Чтобы ее выработать, следует заложить хорошие основы. Основой профессиональной интуиции являются качественные инструменты расстановки приоритетов. Выделим основные инструменты расстановки приоритетов в делах:
— принцип Парето;
— матрица Сравнений;
— матрица Эйзенхауэра.
Принцип Парето
Для того чтобы отсеять большую часть наших дел, требуется некий критерий. Мерилом выступает соотношение 80: 20, или принцип Парето. Применительно к тайм-менеджменту он гласит следующее: 20% всех дел, которые мы делаем, приносят нам 80% результата. То есть в любой области однородных объектов есть неравномерность распределения. Польза правила Парето — это четкое соотношение 20: 80. Ключевая часть всегда составляет примерно одну пятую часть всего целого. Зная это заранее, вы можете избавиться от 80% малоэффективной работы. Поэтому если удастся разглядеть эти зерна и отделить их от плевел, мы получаем сильный рычаг роста КПД нашей работы.
Важно верно подобрать критерий, который будет разделять дела на 20 и 80.
Задайте ряд вопросов перед выполнением дела. Если я выполню эту задачу, что произойдет через день? Неделю? Месяц? Год? Решив эту задачу, какие выгоды получу через день? Неделю? Месяц? Год? Если откажусь ее выполнить, что потеряю через день? Неделю? Месяц? Год?
Матрица сравнений
1. Определяем цель сравнения.
2. Выбираем два и более реальных объекта сравнения.
3. Набрасываем качественные критерии, 5-7 шт.
4. Вносим исходные данные (заполняем таблицу количественными значениями).
5. Проводим поединки по каждому из критериев, определяем, кто выиграл.
6. Исходя из цели, выделяем ключевые критерии.
7. На основе ключевых критериев принимаем решение.
Матрица Эйзенхауэра
Два параметра, которые описывают любую задачу:
Насколько дело важное — обозначим как «ВАЖНОСТЬ»
Насколько дело срочное — обозначим как «СРОЧНОСТЬ»
Если все дела поделить по двум критериям, то получатся четыре квадрата. Условно обозначим квадрат «важносрочно» как «А». Дела, не терпящие отлагательств. Их нужно делать немедленно. Этот квадрат — как пожар, требующий вашего сиюминутного вмешательства. Если задачу нужно сделать сегодня и она, по Парето, попадает в 20% ключевых дел, то это и есть задача категории «А». Представьте, что завтра у вас будет 2, 5, 10 дел, которые нужно сделать именно завтра и которые достаточно важные. Как назвать такой день? Цейтнот. Аврал. Правда в том, что 80% авралов человек планирует себе самостоятельно. Сознательно или бессознательно, мы не учитываем факторы и переменные, которые и приводят к тому, что мы работаем ежедневно в ситуациях аврала. Логичный вопрос: как этого избежать? Откуда берутся эти «А»-вралы?
Рис.1. Матрица Эйзенхауэра
80% горящих дел приходят потому, что мы не уделяем внимания квадрату «В» — важным, но не срочным делам. Именно отсюда растут корни кочевников. Как
только вы обошли своим вниманием этот квадрат, он тут же о себе напоминает, совершая кочевнические набеги — и вот вам форс-мажоры. Работайте с ними. Тушите пожары.
В квадрате «В» три важнейшие группы дел:
— здоровье;
— обучение;
— регулярные задачи (все, что требуется делать ежедневно, недельно, месячно)
Третий квадрат обозначим как «С» — это задачи срочные, но не важные. Пустышки. Вы отдали им свое время, а взамен ничего. Как лотерейный билет без выигрыша. В чем опасность таких дел? Жизнь, к счастью, конечна, а «С» делают ее пустой. Нам следует заранее определиться, кто такие эти «воры времени», как они к нам подходят. На что они нас ловят, ведь мы каждый день отдаем частичку своей жизни таким паразитам, как ожидания, очереди, пробки, пустые звонки, бесплодный поиск в Интернете, «мертвые» клиенты.
Квадрат «D» — неважные и несрочные дела. Иногда их зовут мусорной корзиной. Если дело не важно и не срочно — забудьте про его! Но они зачастую бывают приятны, легки в исполнении. Как игра в бисер, пересчет четок. Поэтому люди ими занимаются. Кстати, если вы поставили себе четкие цели, то оборона от «С» и «D» выстраивается автоматически. Мозг изначально блокирует «воров» времени при наличии четкой, амбициозной цели. Соответственно постановка цели работает и на приоритеты, оборону вашего рабочего графика и личной жизни.
В целом общие выводы по матрице Эйзенхауэра.
1. Дела А можно сократить на 80% за счет ежедневного выделения внимания квадрату «В».
2. «С» — воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени от таких дел.
3. Постановка целей помогает нам выстроить работу по приоритетам.
4. Планировать можно только задачи «В». «А» приходят сами, вы не знаете, сколько завтра будет форс-мажоров. «С», если есть защита, вам не помешают.
5. Если из 20 рабочих дней 4 дня вы задерживаетесь на работе на час-два, это нормально. 20% авралов — это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете — это показатель того, что пора взяться за квадрат «В».
А. Горбачев. «Время руководителя. 24+2»
