Всем привет! Сегодня разберём пример автоматизации HR-процессов для госсектора. Филиалы данной организации работают в каждом субъекте России, штат насчитывает более 2 тыс. человек.
Из-за масштаба компании любая кадровая задача вроде оформления командировки или отгула раньше требовала личного участия большого числа сотрудников. Необходимо было оцифровать HR-процессы в BPM-системе, настроить интеграцию с 1С:ЗУП и подключить электронные подписи (УНЭП и УКЭП). Рассмотрим, как мы решали эту задачу.
Бумажный документооборот отнимал более 5 тыс. рабочих часов в год
Функциональные заказчики — отдел кадров и бухгалтерия, сталкивались со следующими проблемами:
Трудозатратная работа с табелями. Требовалось скачать документы из 1С:ЗУП, разослать по электронной почте ответственным лицам в каждый филиал, проконтролировать получение подписанных сканов и оригиналов. На это уходило более 5 тысяч часов в год.
Командировки оформляли вручную, после поездки кадровым специалистам приходилось напоминали сотрудникам об отчётах.
При оформлении новых сотрудников кадровики вручную заносили данные в 1С, готовили и проверяли более 15 документов. В их обязанности также входил контроль за задачами других коллег, задействованных в первичном онбординге: завели ли сисадмины новую учётку, подготовили ли пропуск и проч.
Процесс ознакомления с приказами и регламентами не был оцифрован и занимал много времени. Отдел кадров рассылал документы по почте или раздавал их в бумажном виде, а затем собирал оригиналы листов ознакомлений.
Сотрудникам эти процессы также были неудобны. Например, чтобы оформить отсутствие на рабочем месте, они писали заявление от руки с личной подписью руководителя, а затем отправляли бумагу курьерской службой, так как бухгалтерия и отдел кадров находились в Москве. Похожая история была и с заказом справок. Сначала сотрудники делали запрос на электронную почту бухгалтерии или отдела кадров, а затем ждали по почте оригинал.
HR-процессы предстояло автоматизировать с нуля, поэтому выбор стоял между узкоспециализированными решениями и BPM-системой. В итоге остановились на low-code BPM-системе «Первая Форма». Аргументом «за» стала возможность оцифровать разные процессы без расходов на дополнительный софт, а также учесть специфику госкомпании: сложные согласования, жёсткие регламенты, особые формы отчётности.
Решение: оцифровали процессы и настроили единое сервисное окно на корпоративном портале
Реализация данного проекта проходила по следующим этапам:
провели интервью с отделом кадров и бухгалтерией, собрали функциональные требования;
интегрировали BPM-систему с 1С, чтобы исключить дублирующие действия;
провели тестирование;
сдали работу и отправили текстовые инструкции и видеоуроки для сотрудников;
выступали в роли технической поддержки после внедрения решения.
Всё заняло у нас около полугода.
Оформить отпуск за свой счёт или командировку, сообщить о смене фамилии теперь можно в личном кабинете на корпоративном портале. Система сама определит исполнителя в зависимости от типа запроса, поставит ему задачу и проследит за сроками.
Автоматизировали оформления отсутствия
BPM-система проверяет заявку на пересечения с другими отсутствиями. Если всё в порядке, автоматически формируется заявление на имя руководителя. Если руководитель в отпуске или на больничном, заявление адресуется заместителю.
Система запрашивает подписи у сотрудника и его руководителя с использованием усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП). УНЭП выпускается дистанционно через API с удостоверяющим центром «КриптоПро».
После подписания заявления создаётся приказ на отсутствие. Руководитель организации подписывает его в системе с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Сотрудник подтверждает ознакомление с приказом через УНЭП.
В «Первой Форме» фиксируется запись о каждом виде отсутствия, а информация передаётся в 1С:ЗУП через интеграцию. Система также отмечает отсутствие в календаре и перенаправляет задачи заместителю.
Оцифровали заказ и получение справок
Сотрудник указывает, какой документ требуется и в каком виде, электронном или бумажном. Заявка автоматически направляется в работу к ответственному сотруднику.
Упростили процесс изменения персональных данных
В личном кабинете на портале сотрудник указывает, какие именно данные изменились, и прикрепляет сканы подтверждающих документов.
Запрос автоматически попадает к специалисту отдела кадров. Он сверяет данные, которые указал сотрудник, с прикреплёнными сканами. Если всё корректно, информация обновляется в 1С:ЗУП.
В некоторых случаях требуется подписать дополнительное соглашение. Когда именно — система определяет это сама. Если изменились данные, требующие внесения изменений в трудовой договор, она автоматически создаст задачу на подписание допсоглашения и направит готовый документ на подпись сотруднику и работодателю.
Упростили приём новых сотрудников
Специалист отдела кадров только инициирует процесс приёма сотрудника. Система сама «раздаёт» задачи с указанием сроков и ответственных: сисадмину — завести учётку, специалисту службы безопасности — выписать пропуск и так далее.
Подготовкой документов также теперь занимается BPM-система. Этот процесс складывается из двух частей:
Часть документов формируется внутри системы: согласие на выпуск УНЭП, разрешение на обработку персональных данных.
Часть документов загружается через встроенный коннектор из 1С:ЗУП, где уже настроены шаблоны для формирования ряда печатных форм: трудовой договор, приказ о приёме на работу.
Все документы связываются с исходной задачей приёма.
Встроенный модуль интеграции с 1С позволяет обмениваться данными задач и печатными формами с использованием виртуальных документов. Благодаря интеграции «Первой Формы» и 1С:ЗУП удалось сократить количество настраиваемых шаблонов в BPM-системе. Это позволило сэкономить бюджет на автоматизацию кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Чтобы подписать пакет документов, новый сотрудник сначала оформляет согласие на выпуск УНЭП — загружает в систему скан. После этого ему автоматически поступают необходимые документы, которые он подписывает уже при помощи УНЭП.
Автоматизировали подготовку табелей учёта рабочего времени
По расписанию, 15-го числа и в конце месяца, система создает задачу на подготовку табелей и делает запрос в 1С:ЗУП — в BPM-систему загружаются уже готовые печатные формы. Система направляет табель на подпись УНЭП ответственным за его ведение сотрудникам, руководителю подразделения и сотруднику отдела кадров.
Вне расписания табель формируется, когда кто-то покидает организацию. Сотрудник создаёт в системе задачу на увольнение. Это запускает ряд процессов: заявка на блокировку учётки, отзыв электронной подписи и прочее. Кроме этого, создаётся задача на подготовку табеля. Такой подход гарантирует корректный расчёт и позволяет избежать ошибок при оформлении документов.
Облегчили работу с организационно-распорядительными документами (ОРД)
Теперь специалист отдела кадров только загружает новый приказ или положение. Система автоматически создаёт задачи на ознакомление.
Факт ознакомления подтверждается электронной подписью УНЭП, а система отслеживает, кто ещё не выполнил это требование и направляет на электронную почту напоминание.
Итоги автоматизации КЭДО
Система сама формирует необходимые документы и обменивается данными с 1С, экономя специалистам до 15 часов в неделю.
Оригиналы документов теперь не пересылаются по почте, все хранится в системе и дублируется в электронном архиве. Расходы на отправку корреспонденции сократились в разы.
Новый алгоритм работы с табелями избавил от длительных корректировок и постоянных напоминаний.
Ручной ввод информации со сканов документов ушёл в прошлое. Теперь специалисту достаточно сверить введённые сотрудником данные с оригиналом. Система автоматически фиксирует ознакомление с новыми документами, что исключает необходимость сбора подписей.
Сотрудники запрашивают справки и оформляют отсутствие через корпоративный портал. Благодаря этому запрос обрабатывается за несколько часов, а не дней. Новички не сидят без дел и с момента выхода начинают погружение в рабочие процессы.
