Дорожная карта внедрения корпоративного портала Битрикс24 в крупной компании. Цели, стадии, место в инфраструктуре

Суть статьи коротко

Битрикс24 часто воспринимается как «просто CRM» или task-трекер.
У больших компаний своя специфика, им нужно “единое окно доступа к сервисам”.
Это и есть – Корпоративный портал.
В статье дана детальная дорожная карта внедрения в большой компании и показана последовательность шагов.

Проблема: Коммуникация в коллективе от 150 человек

Чем больше в компании сотрудников, тех хуже с единым информационным полем. Люди перестают узнавать друг друга в лицо, решение рабочих вопросов усложняется, коммуникации – рвутся.

Причина этого проста – человек как биологический вид комфортно работает с 5-10 близкими товарищами, а “теоретический” предел знакомых – 150 человек. Таков максимальный размер первобытного “племени”.

В 21 веке люди умеют решать серьезные задачи и собирают для этого крупные коллективы. Но проблемы биологии никуда не делись – без специальных средств коммуникация в большом сообществе будет плохой.

Плохой – медленной, неэффективной, требующей кучи бумаг. Никто не любит бюрократии, однако почти всегда большая компания (даже современная) страдает именно этим – усложнением документооборота.

Добавляют проблем, как ни странно, современные информационные технологии. У “склада” своя программа, у “продавцов” своя, аналитики работают в Excel, основной способ обмена – электронная почта и чаты.

Все это приводит к падению эффективности. Парадокс: в 21 веке команда из трех человек в пересчете на сотрудника работает многократно эффективнее чем “офисное здание” из 3000 специалистов.

А должно быть наоборот: укрупнение компании помогает разделению труда и должно экономить силы людей на непрофильных операциях. Каждый может сосредоточиться на своем.

В чем же проблема? Где узкое место современного офиса? В избытке информации, людей и “программ”. Не удается сосредоточиться на своем участке работы, если замена клавиатуры требует служебной записки.

Решение: Корпоративный портал — меньше “программ” для одного сотрудника

Битрикс24 должен быть “единым окном” доступа к корпоративной информации и сервисам. Корпоративный интранет-портал уменьшает число “программ” где работает каждый человек.

В статье рассказано как это сделать, что потребуется подготовить на каждом этапе. Вы получите подробную дорожную карту для такого комплексного внедрения.

Внедрение состоит из пяти стадий, на каждой нужно пройти пять шагов. В каждой компании есть свои особенности, но общая логика внедрения и настройки Битрикс24 должна быть именно такой.

Блоки связаны между собой, но легко отключаются. Если для вашей компании определенный блок не актуален – исключите его из плана внедрения, остальные не пострадают.

Каким компаниям подойдет этот сценарий внедрения?

Сценарий подходит производственным, строительным и сервисным компаниям от 150 до 3000 человек, где 3 и более уровня иерархии, департаменты и филиалы.

Стадия 1 “Первичная настройка. Приглашение сотрудников”

Можно привести коня к водопою, но нельзя заставить его пить.

Цель первой стадии – обеспечить минимально жизнеспособный набор сервисов, чтобы сотрудники могли начать пользоваться системой.

На этой стадии выполняется загрузка оргструктуры, базовой информации о компании и сотрудниках, предоставляются первые полезные сервисы.

Важно чтобы людям в компании было приятно получить приглашение в интранет-портал Битрикс24, чтобы там была актуальная информация и полезные сервисы. Нужна “конфетка”. В каждой компании она своя.

Пример главной страницы портала крупной организации (показан интерфейс HR-директора):

Вопросы

Если вы – руководитель проекта создания внутреннего интранет-портала, для успеха на первой стадии вам потребуется ответить на вопросы:

1. В какой программной системе сейчас хранится актуальная информация об оргструктуре компании: департаментах, отделах, руководителях?
   Типовые ответы:
   — MS Active Directory;
   — 1С: Зарплата и Управление Персоналом;
   — нигде (в этом случае “точкой правды” о структуре становится Битрикс24).
   
   Ответы, которые сделают первую стадию дольше:
   — структура департаментов в AD, а должности и состав отделов в ЗУП;
   — у нас несколько “доменов” и экземпляров ЗУП;
   — права доступа сотрудников хранятся в сторонней системе;
   — все сложно, нужен обмен в режиме реального времени.
   
2. Где сейчас хранится официальная информация компании? Кто подготовит ее публикации?
   
3. Организована ли работа с вакансиями в цифровом виде? Есть ли специализированная программа или личный кабинет на сайте с вакансиями? Как часто появляются новые вакансии? Нужна ли автоматическая публикация вакансий в портале?
   
4. Что “приятного” мы можем предоставить сотрудникам на первой стадии? Варианты ответа:
   — меню ближайшего кафе или корпоративной столовой
   — справочник телефонов и дней рождения
   — автоматизировать “болезненный” процесс (даже из следующей стадии).
   

Ресурсы

Для успеха первой стадии вам нужно привлечь:

1. Грамотного внедренца Битрикс24 с компетенциями интегратора. Выбор лицензии, установка системы и формирование общего видения с лидерами проекта в компании – основа успеха.
   
2. Специалистов по ИТ. Конфигурацию и количество серверов под требуемую нагрузку (диск, количество пользователей, вычислительные задачи, интеграции) рассчитает компания-внедренец.
   
3. HR, маркетинг и PR-отделы для предоставления информации.
   

Диаграмма Гантта первой стадии внедрения

Что будет готово после окончания первой стадии:

1. Оргструктура импортирована, автоматически обновляется при изменениях в материнских системах.
2. Сотрудники входят в интранет-портал, пользуясь единым паролем домена (или отдельным паролем).
3. Доступна вся официальная информация, нужная сотрудникам.
4. Обновления неформальной жизни, корпоративные праздники и объявления доступны.
5. Приказы и распоряжения, новости и события известны сотрудникам из единого источника.
6. Сотрудники работают со своими файлами из любого места, доступно разделение по правам доступа и синхронизация с локальными дисками на рабочих местах.
7. Современный интерфейс, удобное мобильное приложение и “своя” информация нравятся людям.

Ссылки по теме

1. Как вовлечь людей в работу с корпоративным порталом
   
2. Правильная установка коробочной версии Битрикс24
   
3. Синхронизация Bitrix24 с Active Directory. Проблемы и решения
   

Стадия 2 “Внутренние процессы”

На живой кости мясу недолго нарасти.

На второй стадии наша задача – “запустить жизнь” внутри корпоративного портала. Если на первой стадии мы давали “конфетку”, чтобы облегчить старт, то на второй запускается сразу много полезных разделов.

Вторая стадия – ключевая. Теперь сотрудник сможет каждый день решать свои проектные и организационные задачи в Битрикс24.
Пример страницы «Новому сотруднику»

Вопросы

Для второй стадии потребуется собрать требования подготовить много информации:
База знаний.

1. В каком виде представлена корпоративная база данных? Например:
2. Требуется ли разделение доступа к базе знаний (по должностям или подразделениям)?

Управление проектами.

1. Какие системы в компании используются для управления проектами?
   — ПланФикс / Jira / Youtrack / Redmine / MS Project / Специальные программы?
   
2. Хотят ли пользователи этих проектных программ перейти на другую систему? (Например, в раздел “Задачи и проекты Битрикс24”?)
   — если да, нужно собрать требования и настроить Битрикс24
   — если нет, нужно определиться с интеграцией между Битрикс24 и системой управления проектами. Самые распространенные “создать задачу из Б24, отследить прогресс в проектной системе” и “получить отчет по состоянию задач и проектов в Живой ленте Битрикс24”
   
3. Какие важные проекты для компании являются типовыми и часто повторяемыми? Например:
   — старт производства нового объекта
   — открытие новой торговой точки
   — запуск крупной маркетинговой акции
   — корпоративные мероприятия: конкурсы, праздники, конференции, слёты дилеров
   Для планирования, отслеживания и аналитики типовых проектов в Б24 существуют готовые решения, интегрируемые с MS Project.
   
4. Как сейчас назначаются, проводятся и протоколируются совещания? Как связаны задачи с итогами совещаний?
   

Бухгалтерия и кадры. Заказ справок.

1. Налажен ли кадровый учет в 1С: ЗУП? Какие отраслевые особенности есть в оформлении отпусков и режима рабочего времени? Например
   – “Вахтовый режим для части сотрудников”
   
2. Какие 3-5 видов документов чаще всего запрашивают сотрудники в бухгалтерии и HR-службе?
   

Сервисы для сотрудника.

1. Что в офисах приходится “бронировать”? Переговорные? Курьерские задачи? Автомобили и специальную технику? Как выглядит процесс согласования?
   
2. Сколько сервисных (ИТ- и бытовых-) поступает в соответствующие службы в неделю? Какие виды заявок самые частые или болезненные?
   
3. В каких ИТ-системах отслеживается исполнение заявок?
   
4. Хотят ли ИТ-служба и АХО сменить свои системы на Битрикс24?
   — если да, нужно собрать требования и настроить Битрикс24 под конкретный бизнес-процесс заявки
   — если нет, нужно определиться с интеграцией между Битрикс24 и системой управления проектами. Самый распространенный вариант “создать заявку через Битрикс24 или по почте и получить ответ”.
   
5. Какие процессы в офисе чаще всего повторяются и идут малоэффективно? Например, как выглядит бизнес-процесс “командировка” в жизни?

Документооборот

1. Какие системы документооборота внедрены в компании? Довольны ли ими? Какую часть требуемого документооборота покрывают эти системы?
   
   Какие документы должны согласовываться быстро по простым маршрутам (для них – бизнес-процессы будут настроены Битрикс24)? Примеры:
   — заявки на оплату с помещением в платежный календарь;
   — справки;
   — коммерческие предложения.
   
2. Как согласуются новые договоры? Сколько стадий, ответственных, сколько видов маршрутов? (Если “менее 10” на каждый вопрос – рекомендуется подключить и настроить Мини-СЭД для Битрикс24 ).
   Есть ли в компании требования к документообороту согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 или других стандартов, подразумевающих учет, хранение и быстрый доступ к десяткам видов документов?
   (Если да – рекомендуется внедрение 1С: Документооборот и интеграция его с Битрикс24).
   

Ожидаемые результаты второй стадии

1. Люди активно пользуются корпоративным интранетом для решения частых задач.
2. Сократилось число писем по электронной почте и физических бумаг.
3. Сотрудники меньше переключаются между различными программами и могут больше времени отдать основным обязанностям
4. Руководство получило инструменты прозрачного контроля различных процессов и картину занятости служб.

Ссылки по теме

1. Сервис единого окна Битрикс24
   
2. Как организовать документооборот в Битрикс24? 6 задач и 4 способа решения
   
3. Методика разработки маршрутов согласования документов в СЭД
   
4. Управление типовыми проектами
   
5. Сервисные заявки и техподдержка на Битрикс24
   

Вторая стадия – ключевая в проекте. Как правило, именно ради этого компания хочет внедрить работающий интранет-портал. Но и вопросов по ней очень много.

Стадия 3 “Удобство сотрудников”. HR-задачи

– А поцеловать?

Ключевая задача после запуска всех основных процессов в Битрикс24 – кадры и счастье людей. Компания выросла, с ней вырос интранет. Это целый мир, в котором нужно разобраться. Нужно сделать людям “легко”.

Вопросы перед третьей стадией “Счастье сотрудников и HR-функции”

1. Какие формальные и неформальные шаги проходит новый сотрудник? Как организован процесс адаптации новичка к работе сейчас? Например:
   — есть стартовое обучение стандартам, “курс молодого бойца”?
   — нужно сдать тесты или получить допуск?
   — есть формат “ознакомительной экскурсии” по предприятию?
   
2. Как организовано обучение сотрудников новым знаниям? Например:
   — есть курсы и испытания, все проходит оффлайн;
   — такого процесса нет, он должен быть построен.
   
3. Есть ли процесс и специальное ПО для построения “Корпоративного университета”? Внедрена ли Learning Management System?
   — да, например iSpring или Moodle;
   — нет, но планируется.
   Если на два предыдущих вопроса ответ “нет, но будет”, рекомендуется настроить и адаптировать стандартный для Битрикс24 модуль “Обучение и тестирование”. Его возможностей достаточно для работы в первые несколько лет.
   
4. Есть ли процесс замера, анализа и публикации количественных показателей? Как описаны KPI?
   
5. Внедрена ли методика OKR (Objectives and Key Results «цели и ключевые результаты») в компании?
   
6. Какие программные продукты используются для планирования и отслеживания работы по OKR и системы KPI?
   
7. Готова ли HR-служба к переносу процессов в цифровую среду?
   
8. Как организован процесс публикации вакансий?
   
9. Какие особенности есть у процессов найма, увольнения, адаптации, перевода?
   В этом пункте речь идет о формальной стороне вопроса, кадровом делопроизводстве
   
10. Готова ли компания к применению геймификации в рабочих процессах и коммуникациях? Какие задачи стоят перед процессом геймификации?
    

Ожидаемые результаты третьей стадии:

1. Люди не испытывают стресса при старте работы.
2. Работа в портале наполнилась эмоциями.
3. Процессы обучения и развития сотрудников ведутся в интранет-портале и прозрачны.
4. Достижения и KPI сотрудников, прогресс по OKR прозрачны (в той мере, как это нужно компании).
5. Кадровая служба быстрее и проще решает как технические, так и стратегические задачи
6. Сотрудники с удовольствием общаются в Б24 по всем вопросам.

Полезные ссылки по теме

1. Автоматизация рекрутинга и возможности для HR в Битрикс24
2. Битрикс24 как HR-портал, центр развития персонала и корпоративный университет
3. Пример сбора KPI сотрудника по скорости работы в CRM
   
4. Специальные отчеты по эффективности
   
5. Чат-бот быстрого поиска документов

Третья стадия должна дать радость работы. Она очень важна для будущего компании и ее внутреннего климата. Когда HR-службе проще работать, ее сотрудники чаще улыбаются. Это важно.

Стадия 4 “Продажи”

Деньги – кровь бизнеса.

Продажи клиентам – ключевой вопрос для всех коммерческих компаний. При построении интранет-портала крупной компании тема продаж возникает не сразу.

Почему? Ведь Битрикс24 позиционируется как CRM-система, инструмент продаж? Есть много готовых инструментов для работы с клиентами: открытые линии, продажи в чатах, аналитика вероятности сделки..?

Во-первых, компания в 150 человек всегда имеет процессы продаж и работы с клиентами. Они могут быть неоптимальными, но они есть. Продажи – не главная боль, не ради этого начинается внедрение портала.

Во-вторых, эти процессы почти всегда довольно сложные. Много видов контрактов, оптовые цены, отложенные оплаты, проектные продажи, претензии. Битрикс24 CRM для такого “из коробки” не подходит.

Нужна адаптация CRM под процессы крупной компании, блок управления дилерами, управленческие отчеты, контроль дебиторской задолженности и аналитика работы сотрудников отдела продаж.

Именно это и делается на 4 стадии “Продажи”.

Вопросы перед четвертой стадией внедрения Б24 в крупной компании “Продажи”

1. Как сейчас оцифрованы процессы продаж и работы с клиентами в компании? Есть ли CRM, регистрация обращений клиентов, аналитика продаж в разрезе рекламных каналов?
2. — Если да, рассматривает ли отдел продаж Битрикс24 как новую платформу?
3. Какие учетные особенности работы с клиентами есть на предприятии сейчас? Например “Холдинговые структуры клиента”, когда по сути в одном клиенте могут быть множество:
   — юридических лиц
   — счетов для оплаты
   — контактных лиц
   — грузополучателей
   
4. Бывает ли что одного клиента ведут несколько менеджеров компании (на разных стадиях или по разным вопросам)?
5. Есть ли в компании дилерская сеть? Если да, какие вопросы управления сетью наиболее актуальны:
   — Маркетинг, сбор и передача лидов дилерам
   — Контроль процесса продаж (стадии, стандарты, нормы скорости ответа, чеклисты)
   — Онлайн-каталог товаров с дилерскими и клиентскими ценами и наличием по складам
   — Закупка дилерами у производителя
   — Контроль отгрузок клиенту, логистика
6. Нужно ли собирать контакты конечных клиентов (с которыми работают дилеры) для проведения рекламных акций, аналитики продаж и улучшения процессов?
   
   Из какой системы в Битрикс24 можно импортировать первичные данные для управленческих отчетов? Например:
   — 1С: Управление торговлей
   — Microsoft Power BI
   — MS Dynamics
   — такой системы нет, данные нужно собирать из CRM Битрикс24
7. Какие данные нужно предоставлять в оперативных отчетах руководителей среднего звена, а что вынести в дашбоард топ-менеджера?
8. Кто отвечает за контроль ПДЗ (просроченной дебиторской задолженности)? Где прописаны пределы ПДЗ по типам контрагентов, правила остановки отгрузок, передачи проблемы в юридическую службу?
   

Ожидаемые результаты четвертой стадии:

1. После адаптации CRM Битрикс24 адекватна реальным процессам в отделе продаж.
2. Управление продажами в дилерской сети стало проще.
3. Руководители среднего звена и топ-менеджеры получают аналитику по текущим показателям.
4. Качество контроля дебиторской задолженности выросло.
5. Сотрудники отдела продаж активно работают в своем разделе интранет-портала.

Полезные ссылки по теме

• Бизнес-анализ системы продаж
  
• Контроль дебиторской задолженности в Битрикс24
• Управление дилерской сетью. Ключевые процессы и Управляем дилерской сетью. Передача сделок дилерам и контроль продаж
  
• План внедрения CRM в отдел продаж крупной компании
  
• Организация отдела продаж на базе CRM. Этапы и примеры из практики

Четвертая стадия включает службу продаж и дилеров в единое информационное поле компании. Это еще 1 шаг на пути решения ключевой задачи: программ меньше, улыбок больше, руководству понятнее.

Стадия 5. Личные кабинеты

Личный кабинет – каждому!

Онлайн-личные кабинеты для решения специальных бизнес-задач завершают большую пятерку внедрения. Эти кабинеты связывают в едином информационном поле сотрудников, руководителей, клиентов и дилеров.

Личные кабинеты интегрированы с бизнес-процессами компании и делают работу в целом быстрее и лучше.

Вопросы перед пятой стадией внедрения Б24 в крупной компании “Личные кабинеты”

Функции каждого кабинета связаны с процессами компании. Всегда в компании есть специфика и особенности, которые нужно учитывать при внедрении. Например, последовательность запуска или особенности процессов в ЛК.

Руководитель проекта должен выбрать 3-5 видов бизнес-пользователей или партнеров, работа с которыми “болит” сильнее всего: бюрократия, проблемы, жалобы, низкая скорость и эффективность.

Нужно понять, как реализованы процессы сейчас? Какие личные кабинеты нужны?

Ожидаемые результаты стадии запуска личных кабинетов:

1. Коммуникации с “внешним миром” вплетены в интранет-портал: дилеры, контрагенты, клиенты.
2. Бизнес-процессы интранет-портала покрывают всю компанию.
3. Руководителям легко отслеживать вовлеченность по работе с претензиями, дилерами и специалистами.
4. Скорость коммуникаций по всем направлениям выросла за счет удобных личных кабинетов.
5. Контрагенты, дилеры, партнеры, сотрудники говорят “спасибо, стало хорошо”.

Ссылки по теме «Личные кабинеты»

1. Лучший онлайн-проект для продвижения производителя в рознице 2018
2. 17+ функций оптового B2B интернет-магазина. Примеры интерфейсов
3. Личный кабинет клиента компании ЕВРАЗ
4. Обработка претензий в личном кабинете

Пятая стадия включает в единое информационное поле компании специалистов, партнеров и контрагентов. Компания решила задачу оцифровки своей деятельности.

Полная версия дорожной карты

Хабр не дает вставить код с iframe, поэтому карта доступна по ссылке.

Итого

Внедрение интранет-портала в крупной компании позволяет:

• уменьшить число переключений между разными программами для сотрудников;
• сократить бумажный документооборот;
• создать единую информационную среду;
• повысить эффективность по всем направлениям работы за счет интеграции с корпоративным ПО;
• сделать сотрудников, менеджеров, руководителей в компании счастливее.

Описанная в статье дорожная карта – основа для конкретного проекта внедрения. Пользуйтесь!