Для бизнес-аналитика выявление потребностей (элиситация) — одна из самых интересных и творческих частей проекта. Но если она не будет выполнена правильно, это может аукнуться впоследствии.
Австралийская сорока отличается необыкновенным интеллектом. Она способна запоминать людей, которые жестоко обращались с ней. Так почему же они по глупости нападают на людей, ни в чем не повинных?
Несмотря на свой интеллект, сорока обладает особым ограничением, которое приводит к ее «сбоям». Она может запомнить до 30 лиц людей на своей территории и поэтому узнает того, кто с ней озорничал. Но если на ее территорию проникает кто-то новый, она может принять его за злоумышленника. Поэтому нередки случаи, когда они нападают на невиновных новоприбывших.
Хотя это может показаться случайностью, на самом деле это не так. Если кто-то новый соответствует профилю 30 человек в памяти сорок, то он попадает в их число — потому что у них есть склонность к стереотипам.
И это кажется довольно ограниченным для разумной птицы, которая может делать многие вещи с такой точностью. Но это нормально для сороки, потому что, будучи немного хулиганистыми по своей природе, им такое сходит с рук.
Но вы не можете быть неточными, проводя элиситацию. Бизнес-аналитики обладают большим мастерством, но если они не используют правильный процесс, результаты пойдут наперекосяк. В этой статье мы рассмотрим, почему это так и как разблокировать такое ограничение с помощью 5-шагового метода, который вы можете использовать прямо сейчас.
Что такое Elicitation (элиситация) и для чего она нужна?
Элиситация — это процесс извлечения информации о проблемах и потребностях клиента.
Представьте, что к вам обращается друг и хочет обсудить свои семейные проблемы. Вы будете сидеть и слушать, пока он горько жалуются на своего любимого человека. И самое худшее, что можно сделать в этот момент — это начать давать советы. На самом деле, чем дольше вы слушаете и осторожно прощупываете ситуацию, задавая вопросы, тем больше понимания вы оба получите о том, что происходит.
Перенесите ту же концепцию в бизнес-среду, и вы поймете, что в организации идет не так. Это позволяет вам, как специалисту по решению проблем, глубоко вникнуть в трудности клиентов и их потребности. На этом этапе вы ничего не решаете, а просто узнаете информацию.
Поскольку данная информация находится в разных местах, вам нужно знать, где ее искать.
Почему важен правильный подход к элиситации?
Понять супружескую проблему ваших друзей гораздо проще, чем разобраться с бизнесом. Вы имеете дело с одним человеком, и контекст беседы ясен — это брак.
Но при элиситации информации в деловой среде из-за множества подвижных элементов — людей, процессов, систем, политики и так далее — вам необходимо разработать подход, который позволит быстро и точно выяснить проблемы и потребности. А это может быть непросто.
Без четко продуманного подхода вы можете знать, какую информацию вы ищете, но это будет метод "scutter gun" (разброса), который приведет к плохому взаимодействию со стейкхолдерами и неправильной интерпретации данных. Что может стать катастрофой для вашей аналитической работы.
Как разработать правильный подход?
Существует 5 шагов, которые вы можете предпринять, чтобы убедиться, что вы на правильном пути к разработке рационального подхода к элиситации:
Люди: Определение подходящих людей, которые близки к проблеме и потребностям, имеет решающее значение, поскольку они будут обладать необходимой вам информацией. Это должен быть узкий круг из нескольких человек, чтобы сохранить остроту фокуса.
Источники: После того как у вас есть необходимые люди, вам нужно выяснить, где находится нужная вам информация. Информация находится не только в головах людей. Существует деловая документация, более широкие группы стейкхолдеров и систем. Это те источники, из которых вы можете извлечь информацию.
Итог: Это часто упускается из виду, но самый важный вопрос, который необходимо задать: «Какова цель этого задания по элиситации, и что мы будем делать с информацией, полученной в результате его выполнения?». Если вы не можете ответить на него, оспорьте то, о чем вас просят.
Техника: Теперь вы должны уметь определять наиболее эффективные для извлечения информации техники. Несколько примеров: анализ документов, анкетирование, прототипирование, семинары и мозговой штурм.
Сроки: Понимание масштаба элиситации важно для определения предполагаемого времени, которое вам потребуется для комфортной реализации задания. Без этого вы будете находиться под давлением, и, скорее всего, выполнение будет неорганизованным, а результаты элиситации неполными.
(Как только вы разработали сценарий, убедитесь, что вы его кратко задокументировали и поделились с окружающими).
Но как быть с избытком полученной информации?
Переизбыток информации – это, безусловно, проблема для бизнес-аналитиков. Нередко возникает ощущение, что вы тонете в океане документации, встреч, идей и планов.
Поэтому бывает очень трудно разобраться во всем — особенно в условиях дефицита времени.
Что вам нужно, так это система для организации, расстановки приоритетов и обработки информации, и если она будет установлена еще до того, как вы начнете извлекать информацию, то сохраните контроль и не попадете в безвыходную ситуацию.
Это немного похоже на классический эпизод из мультфильма, где Даффи Дак пытался остановить протекание плотины, затыкая дыры пальцами. Сначала одна дыра дала течь, он ее остановил одним пальцем. Затем другая, и Даффи заткнул ее вторым. Потом отверстия открываются повсюду, и у Даффи заканчиваются пальцы. Плотину прорывает.
Элиситацию можно сравнить с работой детектива
«Коломбо» — детективный сериал, который шел с конца 1960-х до начала 2000 годов. Коломбо мастерски умел соединять разрозненные части информации, чтобы прийти к точному выводу.
Когда детективы исследует место преступления, им приходится собирать воедино множество информации и находить связи между, казалось бы, несоединимыми вещами. Они опрашивают людей, изучают историю событий, просматривают документы. Они знают, что ищут, и у них есть система и метод. Именно этим мы занимаемся в качестве бизнес-аналитиков.
Пример: Проектирование семинара
Представьте, что ваш руководитель просит вас провести семинар, чтобы понять проблемы, связанные с процессом возврата средств в компании. Это называется «анализ текущего состояния», и его цель — получить информацию о том, что идет не так в процессе (с целью его улучшения).
Как наша 5-шаговая система поможет вам сделать это эффективно? По сути, это то, что вы включите в свой подход:
Приглашение необходимых людей на семинар (и информирование их об этом заранее).
Понимание деталей процесса, бизнес-целей и систем, задействованных в его поддержке.
Знание того, что вы будете делать с информацией, полученной на семинаре.
Возможно, проведение опроса перед семинаром для сбора инсайтов, а во время семинара использование мозгового штурма, чтобы заставить людей мыслить нестандартно.
Планирование времени, необходимого для подготовки, проведения семинара и последующих действий, чтобы все знали, сколько времени вам потребуется в целом.
Затем представьте, что вы создаете этот план, а затем записываете его на одной странице, чтобы показать стейкхолдерам и руководителю — они это оценят.
Давайте кратко резюмируем
Элиситация — это процесс извлечения информации о проблемах и потребностях клиентов.
Нужная вам информация может находиться в разных местах — в документах, системах, в головах людей и так далее.
Очень важно спроектировать процесс элиситации, прежде чем приступать к нему.
Потому что, если все сделано хорошо и точно, результат будет более качественным и поспособствует успеху проекта.
Система из 5 шагов предоставит вам структурированный способ разработки подхода к элиситации для любого задания.
Также очень важно не перегрузиться океаном информации, которую генерирует элиситация.
Поэтому вам понадобится система управления информацией
Элиситацию можно сравнить с тем, как детектив проводит свое расследование.
Одной из динамичных форм элиситации является проведение семинаров, и 5-этапная система поможет вам спланировать это.
Если вы поделитесь своим подходом к элиситации со стейкхолдерами, это произведет на них глубокое впечатление и принесет дополнительные очки.
Насколько точным вы можете быть теперь?
Если вы когда-нибудь думали, что элиситация — это занятие для галочки, или что для него существует формула "cookie cutter" (готовое решение), то теперь вы увидите, что на самом деле это индивидуальный подход к каждому заданию. А с помощью предлагаемой системы вы можете быть конкретными и точными, чтобы каждый раз быть на высоте.
Всех, дочитавших статью до конца, приглашаем на открытое занятие «Декомпозиция задач и постановка на разработку», на котором рассмотрим:
— техники, советы по декомпозиции ИТ задачи,
— жизненный цикл задачи от бизнес требования до внедрения,
— особенности работы с таск-трекерами.
Регистрация по ссылке.
