В общем-то, на Хабре немало людей, которые отлично разбираются в принтерах и расходниках к ним. Но больше, наверное, тех, кто воспринимает принтер как привычное всем устройство (почти как утюг), которое «работает и ладно».
И если для домашнего пользования такой подход еще приемлем, то для офиса невнимание к принтеру может обернуться значительными затратами (а неправильный выбор принтера вообще грозит обернуться черной дырой для финансов). Да и для домашнего пользователя тоже ведь неплохо было бы сэкономить пару-тройку тысяч рублей, правда?
По зрелому размышлению мы решили опубликовать небольшую статью-памятку для пользователей принтеров (статья «заточена» под работу с лазерными принтерами, о струйниках — пара упоминаний, и все).
В статье есть несколько советов по выбору принтера, по выбору картриджей (пока речь только о лазерниках) плюс советы по правильной эксплуатации принтеров и расходников к ним.
Мы также решили разработать приложение — симпатичную памятку по работе с принтером для «бухгалтера Варвары Германовны» и других сотрудников. Памятку можно распечатать и повесить около вашего печатающего аппарата.
Выбрать правильный принтер? Вызов принят
1. Определитесь с примерным объемом печати: до 50 страниц в месяц или 50 000 страниц в день.
В первом случае вам подойдет простейший струйный принтер (не забываем про опасность засыхания чернил) или услуги печатных центров (что экономически целесообразнее при таком объеме). В общем, можно поставить за 2 000 руб. струйник и не переживать больше по этому поводу.
Струйник также оправдан для постоянной нагрузки высококачественной (фотопечати) печати. Но тут уже стоит смотреть по ситуации — нужен ли «головняк» со струйником и СНПЧ (система непрерывной подачи чернил), или вам легче постоянно работать с фотостудией/студией печати?
Если потребность в печати превышает 100 страниц в месяц, то рекомендуем покупать современный базовый лазерник за 4 000 руб.
С домашним принтером понятно, а как прикинуть объем печати в офисе? Мы рекомендуем за основу брать среднее количество заказываемой в офис бумаги. Затем, необходимо определиться с количеством принтеров на компанию: либо это будет один большой производительный аппарат в коридоре, либо несколько базовых принтеров по кабинетам. Но не нужно забывать, что поставив один большой принтер на офис, экономия на дополнительных принтерах оборачивается, хоть и небольшими, но ежедневными, затратами на рабочее время сотрудников.
Определиться с типом принтера(ов) можно опираясь на классификацию печатающей техники по рекомендуемой нагрузке: персональная, малая, средняя и крупная.
Персональные принтеры имеют ресурс работы до 5 000 страниц в месяц и предназначены для домашнего использования или в офисе при небольших объемах печати. В эту категорию попадает большинство струйных принтеров/МФУ (многофункциональных устройств) и простые модели лазерных и светодиодных принтеров/МФУ.
Малая техника – это МФУ и принтеры, которые могут напечатать от 5 000 до 10 000 страниц в месяц. Это самый распространенный класс устройств, он используется в небольших офисах или в отдельных кабинетах.
Принтеры среднего класса печатают от 20 000 до 50 000 страниц в месяц. Такие устройства можно ставить по одному на большой офис, подающие лотки позволяют делать значительный запас бумаги для интенсивной печати.
Крупная офисная техника способна отпечатать свыше 50 000 страниц в месяц без потери работоспособности. Такие устройства по своей производительности приближаются к мини-типографиям и могут использоваться для того, чтобы отпечатать небольшой тираж брошюр.
Если в работе вашего офиса важна скорость печати документов, нужно понимать, что чем выше класс принтера, тем быстрее он печатает.
2. Спланируйте бюджет на печать в целом.
Все логические доводы при выборе принтера разбиваются о бюджет. Но финансовые вложения после покупки принтера далеко не заканчиваются, а, чаще всего, только начинаются.
Чтобы застраховаться от незапланированных трат, нужно рассматривать расходы на печать, учитывая такие понятия, как:
Цена копии — включает затраты на расходные материалы: картриджи и бумагу. В расчётах бумагу часто не учитывают, так как цена на нее стабильна; тем не менее, ее стоимость составляет в среднем 25 копеек за лист.
Стоимость пользования включает в себя, кроме цены копии, также стоимость оборудования, профилактическое техническое обслуживание принтеров, ремонтные работы и стоимость запчастей.
Полная стоимость копии: это стоимость пользования / на количество копий за весь плановый период использования оборудования. Средний срок эксплуатации составляет от 3 до 5 лет в зависимости от нагрузки (в документации к принтеру производитель указывает этот срок).
3. Определитесь с цветностью печати: черная или цветная.
Реальная потребность в печати цветных изображений колеблется в районе цифры в 5% от всего объема печати. И ради этих 5% нередко приобретается цветной принтер на порядок превышающий стоимость монохромного принтера.
Цветные фотографии с корпоратива лучше распечатать в любой фотостудии, причем более качественно и «за недорого». Это как покупать кабриолет в Питере. Вроде и симпатично, и круто, но с открытым верхом можно кататься 2-3 дня в месяц и то не каждый год :) И если вам, кроме корпоративных фоток, больше нечего печатать в цвете, рекомендуем все-таки приобретать принтер монохромный.
4. Обращайте внимание на разновидность системы картриджей в принтере:
— «все в одном» (для лазерных принтеров, картридж – монолитный);
— «составной картридж» (для лазерных принтеров, картридж может состоять из 2 или 3 частей).
Если вы планируете приобрести один принтер, то можно справиться и с составным лазерным картриджем, и с настройкой системы СНПЧ струйного принтера (если купить-таки струйник).
Но если в вашем ведении находится несколько принтеров, которыми пользуется несколько десятков пользователей – то составные системы картриджей значительно усложнят процесс обслуживания. Гораздо менее хлопотна система «все в одном».
5. Сколько пользователей будут печатать документы на этом аппарате.
Да, чем больше сотрудников, тем быстрее «умирают» принтеры.
Экономически выгоднее поставить 1 аппарат на офис типа «open space», но практически это сложно реализовать: путаются документы, происходят дублирующие перепечатки. Существуют системы индивидуальной печати по карточкам, но они дорогие (уникальное ПО + дополнительное оборудование) и их внедрение должно иметь серьезное обоснование.
6. При больших объемах печати нужно продумать – как будет организован процесс обслуживания печатающей техники.
Это не всегда очевидно, но и печатающая техника, как любая другая, нуждается в профилактике. Кто-то предпочитает проводить ее собственными силами, кто-то пользуется услугами аутсорсеров.
Если в компании 100 принтеров (часть которых – в удаленных филиалах) – нужно определиться, кто будет обслуживать принтеры: штатные сотрудники или внешняя компания.
Но редко кто может позволить себе штатного специалиста по печати. Так, например, 5-дневный обучающий курс пользования принтерами от Hewlett-Packard стоит около 750 долларов, в Москве (на ч/б и цвет – разные курсы). А если специалист уволится…
По организации систем печати в средних и больших офисах можем написать отдельную статью, если возникнет такой интерес.
7. Советуем также предположить плотность заполнения печатного листа.
Зачем? Тут интересная статистика, о которой мало, кто знает.
Все технические характеристики производители принтеров выдают на основе стандартного показателя – 5%-го заполнения печатного листа. Если % заполнения листа растет, растет и скорость расхода картриджей.
Пример 5%-го заполнения печатного листа
Пример 15%-го заполнения печатного листа
Например, одна из топовых моделей — картридж НР СB436А рассчитан на 2 000 листов. Получается, что при 5% заполнения он отпечатает 2 000 листов, а при 15% заполнения в 3 раза меньше, т.е. 666 страниц…
Не новый, но популярный картридж C7115A рассчитан на 2500 листов при 5% заполнении, а при 15% заполнения он отпечатает в 3 раза меньше, т.е. около 834 страниц.
8. Определиться с дополнительными опциями печатающего устройства.
Кроме базовой комплектации, принтер может иметь ещё множество дополнительных конфигураций, напрямую влияющих на стоимость аппарата. Остановимся на основных:
Копирование, сканирование, телефон, факс – эти задачи решает уже МФУ, а не простой принтер.
Дуплекс (устройство двусторонней печати), который позволяет не переворачивать вручную документы, которые должны быть отпечатаны с двух сторон.
Печать на специальной бумаге (картон, этикетки, фотобумага) – качественно печатать и не при этом не ломаться принтер будет только при наличии этой опции в его комплектации.
Печать с мобильного устройства – всё чаще современные модели принтеров оснащаются опцией печати через локальную беспроводную сеть, но на практике она используется не часто.
Печать с USB, карт памяти и т.д.
Дополнительные лотки для бумаги (их может быть несколько) — позволяют заполнить принтер бумагой иногда на месяцы вперёд.
Финишеры — автоматические дыроколы, степлеры, брошюровщики, и т.д. Такими устройствами оснащаются «тяжёлые» аппараты формата А3. Их приобретение напрямую зависит он задач, возлагаемых на принтер.
Сортировщики (почтовые ящики) – сортируют отпечатанные документы при совместном использовании.
Жёсткий диск — ускоряет печать на предварительно созданных шаблонах, например, фирменных бланках, где изменяется только текст.
Наличие сенсорного дисплея у принтера – позволяет легче управлять процессами печати.
Работа от аккумулятора – для форс-мажорных ситуаций и для мобильной печати.
Выбрать правильный картридж? Попробуем
При выборе любого товара/услуги мы, прежде всего, оцениваем их по 2 основным критериям: цена и качество, найти компромисс между которыми сложно:
1) оригинальные картриджи: качество отпечатков эталонное, но это реально дорого
2) восстановленные картриджи: качество печати приближено к оригинальным картриджам, они дешевле оригинальных на 30-40%, но экономия ощущается только в длительной перспективе;
3) совместимые картриджи: дешевле оригинальных в 2-3 раза, но качество их нестабильно и ресурс ниже, чем у оригинальных (так как печать «плотнее», расход тонера больше);
4) заправленные картриджи: «дешево и сердито» в прямом смысле: самое экономичное решение, но ресурс и качество печати картриджа непредсказуемы.
Выбирая, какими картриджами пользоваться (повторимся, речь только о картриджах для лазерников) важно расставить приоритеты и определиться с такими параметрами печати:
— качество отпечатанного документа («вообще не важно» — совместимые и заправленные картриджи; «важно» – восстановленные и оригинальные; «очень важна цветопередача» — оригинальные);
— стоимость отпечатанного документа («вообще не важно» — оригинальные картриджи; «важна быстрая экономия» – заправленные и совместимые; «очень важно, оптимизируем затраты» — восстановленные);
— экологичность (тренд, а в некоторых компаниях – уже необходимое требование); выражаясь образно, покупая и выбрасывая оригинальный или совместимый картридж, вы «закапываете в землю пластиковый пакет после 1-го использования»; заправляя картридж, вы «закапываете в землю пластиковый пакет после 2-го использования»; пользуясь восстановлением – вы «пользуетесь бумажным пакетом».
А вот памятка по эксплуатации принтеров и расходников к ним
СКАЧАТЬ ПАМЯТКУ
ПРИНТЕР БУДЕТ ИСПРАВНО РАБОТАТЬ, ЕСЛИ:
• правильно устанавливать картриджи в принтер; не пытайтесь установить картридж, не ознакомившись с инструкцией: повредить можно не только картридж, но и сам принтер;
• печатать ч/б документы на монохромных принтерах и НЕ печатать ч/б документы на цветных принтерах; так как при печати ч/б документа происходит износ деталей всех 4-х цветных картриджей как при цветной печати;
• правильно извлекать застрявшую бумагу; если бумага застряла в принтере, нельзя ее просто тащить, поднатужившись (тем более, извлекать ее с помощью ножниц, линеек и т.д.); правильный способ удаления застрявшей бумаги из принтера зависит от модели аппарата и описан в руководстве пользователя; лучше всего – обратиться к специалисту, ответственному за обслуживание аппарата;
• следить за влажностью и температурой воздуха в помещении; тонер очень сложная субстанция и все характеристики печати принтера производитель описывает, ссылаясь на идеальные условия (определенная влажность и температура воздуха); простейший увлажнитель воздуха может экономить вам несколько десятков тысяч рублей на ремонте аппарата; по статистике – количество поломок принтеров и картриджей вырастает с наступлением отопительного сезона;
• осуществлять регулярный профилактический ремонт принтера (сервисное обслуживание); он всегда дешевле разовых ремонтов по факту (профилактика болезней – всегда дешевле лечения);
• правильно размещать принтер в помещении; не рекомендуется ставить принтер около окна или на подоконник (пыль, влажность и нестабильность температур отрицательно влияют на детали принтера); кроме того, принтер должен стоять на ровной поверхности, немного превышающей его площадь (т.к. если одна ножка принтера съедет с поверхности, изменится нагрузка на его отдельные детали);
• правильно помещать чистую бумагу в принтер; в идеале, чистую бумагу, вынутую из пачки, перед помещением в принтер нужно пролистать (чтобы избежать «склеившихся» от статического электричества листов);
• учитывать толщину и тип бумаги для печати; печать на плотной бумаге, глянцевой, клейкой, на принтерах, не предназначенных для таких видов бумаги, опасна для принтера;
• не использовать для печати черновики; принято считать, что на черновиках печатать экономно, однако, это не совсем так: старый тонер черновика может осыпаться и запечься на термоблоке принтера; экономия на бумаге составит пару сотен рублей, а затраты на ремонт печки принтера — несколько тысяч рублей;
• правильно реагировать на форс-мажоры; при проникновении жидкости или мелких предметов в принтер, аппарат нужно выдернуть из розетки, «громко кричать «Помогите!»» (вызвать специалиста);
• следить за тем, чтобы скрепки, штрих, клей, скотч и пр. не попадали внутрь принтера; по статистике именно скрепка – главный враг принтера; сюда же относится правило: использовать принтер по его прямому назначению; нельзя хранить в лотках принтера посторонние предметы (печеньки, косметику и заначки до зарплаты).
