Как стать автором
Обновить

Экономия на печати документов: готовые решения

Блог компании Венета Систем
image Не так давно мы выступали на конференции CNews «ИТ-стратегия 2015», как водится, во главе угла стояли темы оптимизации и экономии. Потому что ИТ-компании – это не только красивые офисы и интересная работа, но и подчас не всеми замечаемые, но ощутимые расходы на некоторые вещи. Вроде той же печати.

В ходе своего выступления наш спикер озвучила тезис, в соответствии с которым в ИТ-бюджете очевидные затраты на печать могут составлять от 250 000 рублей в месяц. Тут же раздался голос из зала, где это, мол, мы встречали такие маленькие затраты на печать. Вполне возможно, такие числа вызовут недоумение не только у участника конференции, но и у многих управляющих ИТ-бюджетом. Поэтому мы и решили посчитать, сколько денег в бюджете можно сэкономить от многомиллионных затрат на печать, если правильно оптимизировать эти процессы. А заодно рассмотреть факторы, влияющие на стоимость печати документов.

Если вам тоже кажется, что принтеры в вашей организации стали бодренько съедать такие суммы, что за год можно было отложить и на расширение офиса, и на внеочередные премии сотрудникам, а обслуживающий ваш парк принтеров техник интересуется, стоит ли покупать сейчас Audi Q7, или подождать чего поинтереснее – скорее всего, проведённое нами исследование будет вам интересно.

О, боги, какие расходы!


Мы решили укрупнить и стандартизировать и компании, и сами процессы. В общих чертах печать как таковая в значительной степени схожа (лазерные, струйные, матричные устройства вывода на печать), а вот объём печати в разных компаниях (и сферах деятельности) может значительно отличаться. Общие тенденции по объёмам печати можно выявить по общепринятым отраслям, например: производство, ритейл, страхование или банковский сектор, госструктуры… Исходя из своего довольно богатого опыта, мы можем сказать, что при построении парка печатающих устройств нужно в первую очередь ориентироваться на объём печати. Поэтому для примера взяли монохромную лазерную печать как самую часто используемую в тех компаниях, о которых далее пойдёт речь.

Ещё одна вводная: существует множество факторов, которые можно учесть как дополнительную погрешность (2-5%) в расчётах. Так, у нас был опыт, когда повышенная влажность воздуха вносила серьёзные коррективы в затраты на ремонт принтеров, равно как и очумелые ручки пользователей. Поэтому все расчёты производились для «идеальных тепличных условий», без поправок на неопытных пользователей, отклонений от температурных и климатических норм, на повышенную запылённость, влажность, радиацию и прочее. Само собой, новая секретарша, которая впервые видит рабочий принтер и храбро пытается справиться с ним самостоятельно, может ощутимо «подкорректировать» все цифры исследования. К счастью, это больше исключение, чем норма.

Итак, ниже мы рассмотрим пять характерных примеров по организации печати с объемом примерно в 1 миллион копий в месяц (уровень объёма печати лидеров в каждой отрасли).

В этом обзоре мы не рассматриваем заправку и использование совместимых картриджей, так как основной их недостаток – нестабильность ресурса и качества, что недопустимо при больших объемах печати и влечет существенные дополнительные издержки, которые практически не поддаются анализу.

Для начала – графики затрат на печать:







О принтерах


Выше представлены графики затрат на печать в зависимости от максимальной производительности печатающего устройства. Мы намеренно брали самые последние модели устройств компании НР. Почему выбраны именно НР? Наверняка у вас уже закрались сомнения, что исследование щедро проплачено, и выводом будет «Хотите экономить – покупайте HP!». Спешим вас разочаровать – всё проще и прозаичнее. Дело в том, что на данный момент Hewlett-Packard в России является самой популярной маркой печатающих устройств (они являются также и самыми продаваемыми моделями в своих классах, кроме госсектора), ломается по той же статистике очень редко, расходные материалы НР отлично «заточены» на повторное использование (восстановление) – при грамотном подходе они подлежат повторному использованию минимум 6-8 раз.

Расчёты в таблицах основаны на 4 моделях принтеров HP разного класса, каждый из которых ориентирован на ту или иную область применения. У них много общего: все они печатают на бумаге формата А4 (кроме модели M806dn, которая может печатать на А3), поддерживают двустороннюю печать, а также обладают ЖК-дисплеем и Ethernet-разъёмом для подключения. Чуть более подробно:

HP LaserJet Pro M225rdn – МФУ для дома и небольшого офиса, со скоростью печати до 25 страниц формата А4 в минуту. Из приятных мелочей – автоподача документов при сканировании. Текущая цена принтера – от 14 000 рублей.

HP LaserJet Enterprise 600 M601dn – МФУ для большого офиса со скоростью печати до 43 страниц в минуту. Текущая цена принтера – от 31 000 рублей.

HP LaserJet Enterprise 600 M603dn – старший брат предыдущей модели, но рассчитанный на больший поток печати – со скоростью до 60 страниц в минуту. На момент написания статьи цена начинается от 57 000 рублей.

HP LaserJet Enterprise M806dn – высокоскоростной печатающий аппарат с картриджем CF325X (№25X). Печатает со скоростью до 56 листов в минуту, а максимальный формат печати – А3. На момент написания статьи – от 176 000 рублей.

Цены на принтеры, используемые в расчётах, были взяты 1 февраля 2015 года. В связи с валютными колебаниями они могут отличаться от сегодняшних цен. Как бы там ни было, точная стоимость принтера не оказывает существенного влияния на уровень затрат на печать документов.

Ну и ещё раз напомним, что все подсчёты производились для «идеальных условий», то есть при имеющемся предпочтении вы всегда можете поменять НР на Kyocera, Samsung и так далее, но от перемены этих слагаемых сумма особо не поменяется, принцип оптимизации останется.

1 вариант: «Идеал»




Идеально – это когда 5-10 (чем меньше, тем дешевле) высокоскоростных печатающих аппаратов типа HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn с картриджем CF325X (№25X). Их размещают в общих помещениях, а печать для сотрудников можно организовать и по карточкам для упорядочивания. Примеры идеальных вариантов – большие офисы компаний, центральные офисы банков, Центризбирком в моменты выборов, главные офисы нефтегазодобывающих компаний.



У данного подхода есть свои плюсы и минусы.

Плюсы: минимальная несанкционированная печать, минимальная стоимость одного отпечатка, высокая отказоустойчивость при правильном выборе провайдера по поставкам ТО и картриджей.

Минусы: чтобы получить пакет документов, отправленных на печать, необходимо преодолеть порой немалый путь, а это потеря времени; иногда образуется очередь из сотрудников. Нужно оценивать затраты на потери данного времени, но мало кто об этом думает (а это следует делать – стоимость рабочего часа специалистов за последние годы существенно выросла).

2 вариант: «Оптимальный»




Оптимальный вариант – это когда имеется 200-300 пользователей, у части ключевых сотрудников персональные принтеры установлены на рабочих столах – печатают они немного, но печать должна быть всегда под рукой. Можно с этим бороться и убеждать, что это дорогое удовольствие, но проще простить им эти причуды (например, финансовому директору или главному бухгалтеру), да и не так уж это дорого с учётом того, насколько дорого их рабочее время. Тем более, что картриджа типа CF283X (№83X) им, как правило, хватает на 3-6 месяцев :) Как пример – главные офисы городских банков, избирательная комиссия где-нибудь в Ростове-на-Дону, региональные офисы крупных компаний.



Вторая группа пользователей объединена в небольшие коллективы по 2-3 человека, печать в 2-5 шаговой доступности. Эта группа уже поэкономичнее, но всё ещё весьма затратна. Но, опять-таки, удобство того стоит, тем более, если тратят сотрудники не больше одного картриджа типа CE390A (ресурс ~10000 страниц) в месяц.

Третья группа печатает достаточно много и, как правило, целые пакеты документов. Таких групп немного и им лучше поставить уже рабочих лошадок, типа сетевого HP LaserJet Enterprise 600 M603DN с двусторонней печатью. Можно добавить приёмных лотков и т.д. Если пользователь 2 раза в день проделает десяток шагов к аппарату, то ничего страшного в этом не будет, а вот экономия уже ощутимая.

Четвёртая группа принтеров типа HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn рассчитана на большие потоки печати (склады, отгрузки, бухгалтерия или клиентский зал). Здесь огромное значение имеет минимальная цена копии, и к выбору такого рысака нужно подходить очень аккуратно, каждая копейка в цене копии имеет ключевое значение, при том важно учитывать все очевидные и скрытые издержки.

3 вариант: «Ритейл»




Отдельно остановимся на сетевом ритейле: сети магазинов, салоны связи, офисы банков, аптеки и т.д. Здесь ключевым фактором является объём печати на каждой точке. Если он не превышает 1000 копий в месяц, то вполне подойдут аппараты типа HP LaserJet Pro M225rdn. Но в любом ритейле есть проходные точки, где объём печати в 2, а то и в 3 раза больше. Следовательно, для таких мест лучше поставить HP LaserJet Enterprise 600 M601DN, с которым цена копии значительно снизится.



В головном офисе и местах массовой печати следует грамотно расположить машинки HP LaserJet Enterprise 600 M603DN и HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn. В целом затраты на печать будут выше оптимальных, но по-другому задачу печати здесь вряд ли решить.

4 Вариант: «Госсектор»




Хуже обстоят дела в государственном секторе (как ни печально, но статистика вещь неумолимая) – в многочисленных комитетах, администрациях, ГУПах, пенсионных фондах и т.д. Там на каждом столе стоит принтер, он бомбит постоянно, заменить на другой его трудно, да и пользователь привык к нему. И списать его непросто. А потому дорого и сердито он печатает и кушает как минимум по одному картриджу в месяц – может кто-то и пытается заниматься экономией и оптимизацией, тратит на это своё рабочее время, налоги в итоге только растут, а пенсии и качество услуг – нет. В большинстве случаев оптимизировать туда никого не пустят, но привести такой пример мы обязаны.



Итак, для госсектора: самая популярная и самая печатающая техника самого малого типа – HP LaserJet Pro M225rdn. Здесь работают иногда группы молодых и прогрессивных сотрудников, которых объединили вместе, и то только потому, что печатают они немного. На группу поставили HP LaserJet Enterprise 600 M601DN или HP LaserJet Enterprise 600 M603DN.

Самое печальное, что в добрые времена всеобщей благодати были закуплены недешевые, но красивые аппараты типа HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn. Их поставили в проходных зонах, но радуют работой они крайне редко из-за удалённости, так как со временем сотрудники «выбивают» себе дополнительные принтеры на одного или нескольких пользователей.

В общем, это пример того, как не надо организовывать печать. Но вряд ли мы что-то здесь изменим в обозримом будущем. Да простят нас государственные служащие, и, слава богу, что так не везде.

5 Вариант: «Завод»




Самый, пожалуй, трудный случай. Под заводом мы имеем ввиду огромные производственные территории – зачастую градообразующие предприятия (небольшие и средние заводы можно отнести к двум первым группам, но если с государственным участием, то только четвёртой, к сожалению). Например, ОАО «ПО «Севмаш» в городе Северодвинске – там по предприятию автобусы с развозкой ездят, а печатать надо везде. И здесь не лень, а производственная необходимость поставить хоть один принтер на 500 квадратных метров. Вот и набирается 500 аппаратов по всему заводу.



Основным фактором выбора здесь должно быть то, чтобы расход на принтер не превышал 1 картриджа типа CF283X (№83X, ресурс ~2200 страниц) в 2-4 месяца. В противном случае лучше менять принтер на более производительный, так как немалые скрытые издержки прячутся в доставке по заводу картриджей и техническом обслуживании. Оптимизировать в таких условиях очень трудно, проще иногда отказаться от печати :)

Расходные материалы


Стоит отдельно остановиться на расходных материалах (без этого никак). Как видно из выше приведённых примеров, именно расходные материалы занимают львиную долю бюджета на печать документов, несмотря на то, что первоначальные затраты заложены в саму печатающую технику.

В случае использования оригинальных картриджей доля колеблется от 70 до 90%. Хотим сразу отметить, что отказаться полностью от оригинальных картриджей вряд ли представляется возможным, но уменьшить их объём в 5-10 раз без потери на качестве печати вполне реально. Такой подход позволяет снизить затраты в 2-3 раза, а с учётом оптимизации всей печати экономия может составить до 80%. Конечно же, в идеальных лабораторных условиях, которые возможно создать только в тесном взаимодействии заказчика и исполнителя. И только когда с обеих сторон есть истинное желание снизить затраты на печать в конкретной организации.

Маленький бонус для тех, кого волнует тема экономии на печати, и для тех, кто дочитал публикацию до конца: «Оптимизатор печати» на нашем сайте, который поможет рассчитать потенциальную экономию по модели принтера:

image

Хотя бы ради интереса попробуйте поискать те принтеры, которые используются у вас в компании, и посчитайте возможную экономию средств – скорее всего, вы будете удивлены.

Вывод


Итак, затраты на печать одной монохромной копии могут составлять как 27 копеек, так и 2 рубля 48 копеек в зависимости от вида организации печати.

Как видите, оптимизировать затраты на печать в своей организации не так уж сложно, как кажется на первый взгляд – нужно всего лишь сопоставить, сколько в среднем листов в месяц вы печатаете на заданной площади и на каком именно принтере вы это делаете, после чего воспользоваться нашими скромными советами и постепенно начать экономить.
Теги:
Хабы:
Всего голосов 34: ↑26 и ↓8 +18
Просмотры 35K
Комментарии Комментарии 40

Информация

Дата основания
Местоположение
Россия
Сайт
veneta.ru
Численность
101–200 человек
Дата регистрации