Как работать с большей продуктивностью

Когда-то я начинал работать, и меня вполне устраивала моя производительность. Но после, когда начались проблемы, связанные с потерянными клиентами, сбежавшими партнёрами, играющими в молчанку поставщиками из-за забывчивости, необязательности, или несвоевременного выполнения дел, у меня возникло желание что-то поменять в своём отношении к работе.

Начал с малого: почитал статей, да подумал мозгом. И в конце концов выстроил для себя некую модель, которая позволила бы, может быть, работать чуть продуктивнее. В общем, не хотелось мне терять деньги, прагматично всё это.

Всё нижеприведённое справедливо для меня, директора небольшой минской аутсорсинговой компании, но и вполне может оказаться применимо для широкого круга лиц: менеджеров, админов, кодеров, верстальщиков, дизайнеров, да кого угодно.




  1. Никаких соцсетей, лент новостей (да-да, злосчастный Google Reader), ютубов и прочих развлекательных ресурсов с 9:00 до 18:00, например. К хабру это тоже отностится. Даже если очень хочется, даже если заняться нечем. Можно лишь в нерабочее время, или с мобильного устройства, когда едешь в маршрутке, или стоишь/сидишь в очереди. Нужно пересиливать себя. Открываешь свой TODO-list, и начинаешь делать дела по порядку. Для большей эффективности следует ограничить доступ к определённым сайтам технически: всяческие блокираторы есть как в виде расширения для браузера, так и в виде отдельных приложений. Также следовало бы избавить от других пожирателей времени, не приносящих профита: чтения башоргов, просмотра картинок с котятками, и для радикалов – общения с противоположным полом.

  2. Планирование завтрашнего дня. Под конец рабочего дня, уже изрядно подустав, или вообще замучившись, попытайтесь занести в свой список дел всё то, что желательно было бы выполнить завтра. И попробуйте проставить примерное время выполнения. Например: с 9 до 10 узнать, отправили ли клиенты подписанные акты, с 10 до 11 обзвонить всех клиентов, кто ещё не оплатил Вам что-либо.

  3. Любые мысли и идеи заносятся в TODO. Именно в список дел, а не в заметки. Нечто подобное на «нужно найти партнёра в области обслуживания 1С» обычно пишется именно в заметки, или в список идей. Если занести это в TODO, то рано или поздно настанет время для выполнения данного пунктика. В случае же списка с «просто идеями» никакое выполнение вообще не гарантируется. Тут нам поможет следующий пункт.

  4. Приоритезация задач. Грубо говоря – задачи следует разделять по приоритетам. Приоритетные задачи, логично, имеют большую важность, и должны выполняться быстрее. Встреча с директором фирмы, которая является потенциальным клиентом – приоритетная задача. Разбирательство с проспавшим админом – тоже важная вещь, но не настолько. Выставьте приоритеты от 1 до 5 всем своим задачам, где 5 – задача с максимальным приоритетом, требующая незамедлительного решения, а 1 – задача, решение которой может потерпеть. И, дабы не случалось такого, что неприоритетные задачи не выполняются вообще, следует выполнять задачи следующим образом: на 5 закрытых задач с приоритетом 5 должно приходиться 4 задачи с приоритетом 4,…, 1 задача с приоритетом 1. Тут тоже надо себя контролировать (как и везде, впрочем).

  5. «Горячая картошка». В детстве мы любили играть в одну занимательную игру с мячом. Суть игры проста: детишки перекидывают друг другу мяч, представляя, будто бы он – горячий, и его, стало быть, надо побыстрее перекинуть другому. Так вот, при поступлении задачи, возникновении инцидента, или ещё какой-либо ситуации, требующей быстрого, или вообще немедленного решения, и связанной с взаимодействием с коллегами, партнёрами, клиентами, задачу следует закрыть как можно быстрее, перекинув «мячик» на другую сторону. Именно закрыть, то есть выполнить свою часть работы, и передать результат дальше, а самому встать в режим условного ожидания. Сколько раз раньше были ситуации типа: клиент ждёт образец договора для вычитки, а мы волыним с простым предоставлением документа до последнего, из-за чего теряем клиента. Вовремя передал образец договора = перекинул мяч на другую сторону. Можно ждать реакции клиента. Далее он соглашается (или не соглашается, но это уже совсем другая история) подписать договор, значит мяч снова у нас. Назначаем встречу, ещё раз оговариваем детали. И так далее. Стоит научить этому своих сотрудников, хуже не станет.



Этот пост я написал потому, что в моём списке дел всплыла задача месячной давности написать пост про мой опыт в GTD. Если бы я не руководствовался принципом обязательного исполнения низкоприоритетных задач, то пост мог бы и не родиться вовсе. Следование вышеперечисленным принципам помогло мне увеличить свою продуктивность в разы по сравнению с тем, как я работал «на старте», не обладая нужным опытом. И знаете, мне очень нравится быть производительным.
Поделиться публикацией
AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

Подробнее
Реклама

Комментарии 42

    +4
    Хотелось бы увидеть измеримые результаты, насколько при этом выросли доходы, стало больше свободного времени и тп, плиз.
      +12
      Мне этого не хватает в любых топиках о продуктивности.
        +3
        Вот-вот! Пусть сначала на бентли покатает, а потом жизни учит!
        0
        В абсолютных показателях я не укажу, но в относительных вполне: без привлечения сторонней рабочей силы доходы выросли не сильно, процентов на 20-30. Свободного времени больше не стало: рабочее время загружено на все 100, Зато стал заставлять себя не работать в личное время, всё же отношения с женой, друзьями и родителями очень важны.
        0
        1-й пункт получился сегодня случайно, а ко 2-му приступаю немедленно — спасибо за напоминание, остальное применяю регулярно
          +2
          А я вот никак не могу заставить себя добавлять задачи в todo лист… Мне кажется, что я трачу драгоценное время на это. А потом когда наступает критический момент и вспоминается срочная вчерашняя задача, которую ты опять уверенно решил запомнить (ведь задача-то важная!), то случается «упс...» :(
            +1
            для меня туду листы оказались вредной привычной. Жизнь превратилась в один большой туду лист, который постоянно давил и он никогда не уменьшался, без него намного легче.
              0
              Видел описание этой проблемы в книге. Попробуйте вместо одного списка дел вести отдельные todo длиной в день. Блокнот с отрывными листами подойдет. По окончанию дня невыполненные дела переносятся на новый лист, текущий же лист выбрасывается.
            0
            Самое сложное в этом — посмотреть правде в лицо.
            Постоянно начинаю включать в свой рацион данные пункты в том или ином порядке, но через некоторое время происходит срыв и забрасываю все к чертям, и продолжаю заниматься булшитингом…
            Как научиться не класть болт на свои дела?
              0
              да дисциплинировать себя через силу. сам постоянно страдаю от неорганизованности. но вот стоило пару-тройку проектов начать вести «на бумаге», как именно в них пропала путаница и просрочки всякие.
                0
                Мне помогает регулярное чтение success stories всяких известных людей (то бишь биографии), книги по мотивации и так далее. Не целиком, а «по-диагонали» — чтобы поддерживать в себе желание за что-то бороться. Так-то, конечно, да, рутина убивает любую мотивацию…
                +8
                Спасибо, кэп!
                  +1
                  Давно начал использовать мини-канбан доски. Личную, так сказать.
                  На стикерах — список дел. Один стикер — одна задача. По приоритетам расклеены. Доска весит перед глазами. Удобно и хорошо.
                    0
                    planary.ru подойдет?
                      0
                      trello.com
                        0
                        еще вспомнил astrid.com использую на iPad & Android & Web (оч. удобно)
                        не канбан правда, но списки задач с группировкой по проектам, приоритетами, сроками и повторяющимися задачами
                        0
                        Разве проект ещё развивается?
                          0
                          Даже не знаю, последний пост в блоге от 10 мая 2012:
                          «Программный» пост
                          После поиска претендентов, которые могли бы вдохнуть жизнь в проект, после нескольких этапов переговоров “Планарий” был приобретен венчурным фондом ЗАО “Синергия Инновации”.
                            0
                            Вот и я о том же. А проект, между прочим, подавал очень большие надежды.
                            Жаль, что так всё закончилось.
                    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                        +5
                        6. Давайте себе нормальный отдых. Нормальный отдых отличается от прокрастинации тем, что вы не вспоминате каждые 5 минут о том, что корова не доена, вещи не стираны и т.д. Например, позвольте себе целый вечер играть в игрушку. Результат будет сильно лучше, чем вы этот вечер будете работать через силу.

                        Не работаете — не работайте. Тупите, отдыхайте сознательно. Хоть двое суток подряд. Главное — запретите себе думать о работе в это время.

                        Мне очень помогло.
                          0
                          Меня так такой подход еще больше расхолаживает. Так отдыхать можно долго, и чем дольше, тем потом сложнее собраться с мыслями.
                            +1
                            Значит вы отдыхаете не сознательно, соответственно вы зависимы.
                          +1
                          Run rabbit run
                          Dig that hole, forget the sun
                          And when at last the work is done
                          Don't sit down, it's time to dig another one

                          For long you live and high you fly
                          But only if you ride the tide
                          And balanced on the biggest wave
                          You race towards an early grave

                          (Пинк Флойд, «Breathe»)
                            0
                            Еще раз задумался о своей зависимости от гугл ридера. Ничего, 1 июля они меня освободят.
                              0
                              Еще пару таких статей, и совесть достучится до силы воли, а та в свою очередь выкосит чтение новостей в рабочее время.
                                0
                                кстати, вопрос: пост месячной давности всплыл потому, что у него приоритет был низкий?
                                Или все-таки потому, что система неэффективна/медленна?
                                  0
                                  Немного не по теме:
                                  Мне кажется, для полноценного общения с семьей, друзьями и подобного личного у вас не хватает времени. Повысить эффективность можно, направив всё своё время и ресурсы на одно занятие. Нужно только определиться с ним.
                                    0
                                    Прокрастинация мое все. Пытался одно время вести журнал, хватило меня месяца на 2, потом все планы плывут, записывать идеи лень, так запомню думаю, что-то запомню, что-то забуду. Зато за это время научился спихивать огромное количество своих задач на подчиненных, себе оставил контроль результатов и все, самое интересное повышения зп и должности расти стали быстрее, претензий меньше, времени свободного на чтение больше. Как любой прокрастинирующий, люблю читать разную литературу про мотивацию, попалась на глаза книга Бодо Шефера, название сейчас и не вспомню, несколько читал. Так вот вычитал там интересный рецепт, заниматься только деятельностью приносящей доход (в моем случае или удовольствие), посмотрел назад и понял что когда я спихнул всю рутину, планы, ежедневники и т.д. то сам того не зная оставил себе именно такую деятельность. К чему я это, да ну его нафиг не жить с 9 до 18, не нравится работа — меняю, что-то не запоминаю, скорее найму секретаршу (пока жены хватает). Планирование увеличивает производительность временно, зато убивает мотивацию напрочь, а так захотел днем поработал, захотел — ночью, но это подходит для меня, не факт что подойдет всем, в конце концов лень — двигатель прогресса и так ли нужно всем обязательно с ней бороться.
                                      0
                                      может какой-то удобный софт для тутду листов есть? ) обычно пользуюсь гуглкалендарем (сами задачи раписаны в Worksection) но вот чтобы такой именно тудулист, с чекбокасами и приоритетами?
                                        0
                                        Я пользуюсь Any.do
                                        Он еще довольно сыроват, но на данный момент хватает простого списка задач, которые можно добавить «на лету». Есть клиенты почти на все платформы и плагин для Хрома, что уже плюс. Но уже хочется расширения функционала. Но я уверен, что разработчики трудятся, о чем говорят в своем блоге.
                                          0
                                          ответил выше ↑
                                            0
                                            Trello?
                                              0
                                              Для любителей деревьев: MLO
                                              +3
                                              Как же люди любят читать и советовать о том как себя мотивировать — идите уже и работайте.
                                                +2
                                                Опасаюсь я, что множество проблем в российском бизнесе кроется как раз в «горячей картошке», а, точнее, в не совсем правильном толковании данного принципа. Ибо у нас зачастую принято, получив задачу («горячую картошку»), поскорее перекинуть ее куда-нибудь на другого, самому, по сути, ничего не сделав. Вот такое перекидывание стрелок-картошек друг на друга и приводит к бюрократии, волоките, оттягиваемым проектам и вообще барадаку во всех сферах отечественного бытия. Очевидно, что здесь перед этапом «надо побыстрее перекинуть другому» пропущено важное звено «именно закрыть, то есть выполнить свою часть работы». И вполне закономерным кажется введения жесткого условия: не передавать по цепочке работу дальше до тех пор, пока не выполнена часть, которая тебе под силу. Иначевсегда будет получаться то, что мы видим регулярно: моя хата с краю, ничего не знаю, обратитесь к товарищу N.
                                                  0
                                                  Можете рассказать про инструментарий для ведения задач и и расстановки приоритетов?
                                                    0
                                                    Спасибо, интересное и полезное обоснование 4 и 5-го пунктов.
                                                      0
                                                      за мячик — отдельное спасибо. сформулировалось то, что было в голове
                                                        +3
                                                        Что мне помогло стать более продуктивным:

                                                        — спокойствие ума, контроль над эмоциями (занятия медитацией 2 раза в день по 15-20 мин). Это даёт мне чёткое понимание того, что действительно нужно в жизни;
                                                        — отсутствие вредных привычек, правильное умеренное питание (злаки, молочные продукты, фрукты, овощи, рыба, курица, много воды, минимум сахара и соли), занятие спортом (лёгкий бег, турники, брусья, пресс, отжимания, растяжки — вечером по 1 часу 3 раза в неделю). Это делает тело здоровым, а разум чистым;
                                                        — наличие мечты, которая затем переросла в конкретную долгосрочную цель. Цель расписана по пунктам (включая текущие задачи с чётко расставленным приоритетом и сроками выполнения) на маркерно-магнитной доске, висящей в моей спальне. Благодаря этому, я ежедневно просыпаюсь в отличном настроении, видя то, ради чего я живу и действую;
                                                        — ежедневное планирование (работа с доской по 10-15 минут перед сном);
                                                        — вспомогательные инструменты — Google Calendar с SMS-уведомлениями, всё та же доска в спальне, ведение дневника в Excel;
                                                        — отдых. Я предпочитаю отдыхать за просмотром фильмов из Top250 с чашкой мате, гулять в одиночестве, общаться с друзьями, сидеть в полюбившейся местной кофейне;

                                                        Благодаря всему вышеперечисленному, я чувствую себя спокойным, проблем для меня не существует, существуют задачи, которые я решаю, каждый день для меня наполнен смыслом, а действия приносят радость от понимания того, что я иду к своей мечте.

                                                        PS: не бывает ленивых людей, бывают цели, которые не вдохновляют.
                                                          +1
                                                          Золотые слова! Иногда в комментарии чуть ли не больше пользы, чем в посте =)
                                                            0
                                                            Спорт однозначно помогает, особенно учитывая, то что целый день проходит сидя на стуле. Еще бы зарядку утром заставить себя делать.

                                                          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                                          Самое читаемое