Чем запомнился 2025 год: главные функциональные нововведения в «Первой Форме»

В 2025 мы добавили в «Первую Форму» больше функций для автоматизации различных аспектов работы: коммуникаций, управления задачами и ресурсами, повышения вовлечения сотрудников, удержания знаний и комплексной интеллектуальной автоматизации. В сумме это даёт компаниям больше самостоятельности: процессы можно быстрее адаптировать под потребности бизнеса без «очереди в разработку».

Это первая часть лучших апдейтов. Вторая доступна по ссылке.

ИИ-агенты

ИИ-агенты — это цифровые сотрудники, которые действуют по заложенной в них должностной инструкции. Такой инструмент может проактивно решать поставленные ему задачи:

• как секретарь: собирать саммари встреч и звонков и формировать списки задач; 

• как специалист отдела закупок и продаж: анализировать договоры и предложения, подсвечивать рисковые пункты; 

• как специалист по документообороту: создавать документы, контролировать подписание и доставку печатных форм контрагентам;

• как логист: строить маршруты для выездных сотрудников;

• как HR: готовить ответы на вопросы сотрудников по корпоративным материалам.

Действия агента ограничиваются ролями и регламентом; критичные шаги можно оставлять на подтверждение сотруднику. В «Первой Форме» создали собственную технологию для оцифровки должностных инструкций и создания ИИ-агентов. Подробнее о том, как это работает, мы рассказали в вебинаре, запись доступна по ссылке.  

Новые функциональные возможности задач

Задачи — центральный элемент процессов в «Первой Форме». Чтобы реализовать любые сценарии, карточку наполняют гибко настраиваемыми параметрами-полями: для текстовых данных, таблиц, чисел, ссылок на другие задачи. 

В 2025 году мы добавили карточкам больше функциональных возможностей:

• Параметры можно объединять в блоки с вкладками. Так в карточке помещается больше полезных данных: документы, финансовые расчёты, связанные задачи и от��етственные.

• К полям можно добавлять подсказки и SMART-кнопки дополнительных действий. В подсказке можно написать дополнительную информацию для сотрудника, например, какие данные в документе проверить внимательнее, или какой будет следующий шаг в процессе. А SMART-кнопки позволяют запускать связанные процессы из карточки без дополнительных действий.

• Блоки можно размещать в удобной последовательности. Раньше в карточках «Первой Формы» всегда сначала шли системные поля (название, срок, ответственные), затем вложения, затем дополнительные параметры. Теперь этот порядок можно поменять — например, убрать вложения в самый конец карточки.

Это снижает зависимость от разработки: владелец процесса с правом администратора может менять форму и действия под себя.

Расширенные возможности канбана

Канбан-доска — это формат, в котором можно отобразить любые задачи в системе. Доска формируется как по строгому регламентированному процессу, так и свободно, с возможностью добавлять и перемещать карточки между колонками.

Сами карточки тоже можно настраивать — выводить поля и выбирать их представления. Например, для отдела продаж можно отобразить сумму контрактов по клиенту, для разработки — теги, к которым относится карточка фичи, для маркетинга — обложку публикации для контент-доски. Это упрощает контроль статусов и распределения ресурсов, помогает отслеживать узкие места процессов, стандартизирует работу команд.

Подробно о возможностях канбана для разных отделов мы рассказывали в этой статье.