как вариант, можно сохранять ещё и файл-проект, например, в snagit. при таком подходе все стрелки сохраняются как отдельные объекты, а вам остаётся только фон менять.
Само создание занимает несколько минут — особенно если использовать специальные утилиты, описанные в статье. Больше всего времени занимает подготовка — продумать последовательность действий, настроить файл, «отрепетировать».
Насчёт русских имён — некоторые иностранные заказчики не хотят светить, что они аутсорсят разработку.
Для создания документации ещё можно использовать XML редакторы типа Oxygen — он кросплатформенный.