За много лет работы на рынке систем электронного документооборота наша команда сталкивалась с самыми разными проектами. Были среди них и такие, что уже в процессе предпроектной подготовки становилась ясно: компания к внедрению СЭД не готова и система только навредит. Был у нас и опыт «реанимации» чужих проектов внедрения СЭД. В результате мы сформулировали общие принципы «противопоказаний» к внедрению системы электронного документооборота, которыми и хочу поделиться.
Начало провала
Как успешные, так и провальные проекты по внедрению СЭД начинаются одинаково: компания приходит к пониманию того, что с документооборотом творится «что-то не то». Трудно найти документ, они теряются, согласование затягивается, поручения не отслеживаются и не выполняются вовремя. Стараясь решить эту проблему, руководство компании начинает склоняться к запуску проекта по внедрению СЭД.
Выбирается компания-партнер, которая будет осуществлять внедрение, и платформа. Все воодушевлены, есть ощущение, что ситуация не безнадежная и скоро в компании все станут работать по-новому.
Однако так происходит далеко не всегда. В ряде случаев на выходе компания получает совсем не ту картинку, которая рисовалась на старте проекта. Такую «развязку» имеют все проекты по внедрению СЭД в компаниях, у которых есть «противопоказания» к автоматизации процессов документооборота.
Итак, в каких случаях внедрение СЭД не принесет желаемых результатов?
Список противопоказаний
× Неправильная диагностика
Если перед началом проекта неверно определить приоритетные задачи, можно смело рассчитывать на провал. Начинать автоматизацию нужно с выявления «узких мест», проблемных областей автоматизируемых процессов, например, таких как высокая загрузка подразделений, низкая эффективность сотрудников, повышенная бюрократия, задержки согласования.
После анализа этих факторов, необходимо «нарисовать» картину желанного будущего, расставить целям приоритеты, на основании чего и будет составлен «курс выздоровления».
× Представления о СЭД как об антибиотике
Тут все просто. Нельзя думать о СЭД как о лекарственном препарате, который решит все проблемы просто в силу его свойств. СЭД, как в общем-то и любая другая информационная система компании, предназначена для повышения эффективности ее деятельности. А, значит, основой этой системы является вовсе не некий программно-аппаратный комплекс, а внутренние бизнес-процессы, регламенты и бизнес-логика самой компании, то есть то, что является предметом автоматизации. Бардак в процессах – СЭД не поможет. Более того, система будет вредна до тех пор, пока в компании не будет принята упорядоченная модель движения документов и принятия решений по ним. Компании-внедренцы помогут подобрать из арсенала «лучших практик» подходящий бизнес-сценарий.
× «Пациент» не хочет «лечиться»
Важнейшую роль в успешности или провале проекта играют люди, которые работают в компании — будущие пользователи (те, кто обеспечивает выполнение бизнес-процессов) и потребители (руководители отделов, заинтересованные в повышении эффективности автоматизируемых процессов) системы. От их заинтересованности, вовлеченности и мотивации зависит успех. А их полнейшее равнодушие или сопротивление – причина низкой «отдачи» от проекта. Подробнее об этом – в моем прошлом обзоре.
× Нет ответственного
Ключевую роль во внедрении играет «Заказчик». Это тот сотрудник (или группа сотрудников) должен обеспечивать компетентное взаимодействие с компанией-партнером, внедряющим систему. Он должен следить за выполнением целей проекта, иметь авторитет в принятии решений по идеологии работы системы. Зачастую в процессе внедрения на разных этапах проекта решения принимают разные лица, то есть роль «Заказчика» размыта, что существенно осложняет работу и ведет к ухудшению результата.
× Бюджет «лечения» неадекватен потребности
Перед началом проекта нужно очень четко понимать: СЭД – не разовая покупка лицензий, это проектное решение, которое требует регулярных бюджетных вложений. Можно организовать сам проект достаточно комфортно для бюджета, разделив внедрение на этапы. Однако нужно учитывать, что после успешного запуска система также требует пусть не постоянного, но внимания и заботы: регулярных обновлений, технического обслуживания, адаптации функционала под меняющиеся потребности бизнеса.
В этой связи важно продумать процесс достижения экономического эффекта от внедрения (например, включения информации из отчетов по исполнительской дисциплине в систему мотивации).
× Сочетаемость «препаратов»
При выборе платформы нужно учитывать очень важный критерий: возможность их интеграции с другими информационными системами, которые уже используются в компании. В противном случае, есть риск больше потерять на изменении существующей логики бизнес-процессов, чем приобрести.
× Несоответствие «лечения» масштабам «заболевания»
Проект по внедрению СЭД – это инвестиция. Поэтому перед началом проекта стоит оценить, окупится ли в вашем конкретном случае такое приобретение. Возможно, дешевле и эффективнее обойтись стандартным инструментарием Microsoft. Ну, согласитесь, зачем оплачивать дорогостоящий курс лечения на лучшем курорте, когда достаточно пропить витамины?
Итого, любого «противопоказания» из этого списка вполне достаточно, чтобы задуматься о мерах «профилактики». Так что рекомендую обращаться за консультацией к специалисту обязательно!
Екатерина Камчатова, исполнительный директор ECMGroup.Pro
