При эксплуатации учетных систем пользователи часто жалуются на «бардак» в справочниках: элементов слишком много, они задублированы, непонятно, какой элемент использовать, часть из них не используется вообще. При этом пользователи не могут ответить на вопрос, кем и для чего эти элементы были заведены. Если возникнет необходимость в отражении, например, нового факта хозяйственной деятельности, то пользователь часто «идет по пути наименьшего сопротивления» – заводит новый элемент справочника. Несмотря на то, что для этих целей уже был зарегистрирован элемент ранее, но о его наличии пользователь не знает или не хочет разбираться со старым «наследством» и проблема все более и более усугубляется.
Меня зовут Алексей Бырко, я консультант-эксперт в департаменте 1С «КОРУС Консалтинг» и в своей работе я часто сталкиваюсь с потребностью нормализации НСИ на проектах. Поделюсь своим опытом, почему это происходит и что с этим делать.
Зачем нужна нормализация НСИ
Отсутствие нормализованной НСИ приводит не только к увеличению объемов справочников и базы, но и к снижению скорости обработки и заведения документов, росту количества ошибок (выбирается то, что «первое попало под руку») и, как следствие, к искажению учетных данных и отчетности. Например, если задублированы контрагенты и в операции отгрузки выбран один покупатель, а аванс разнесен на другого, то задолженность не может «схлопнуться» (аванс зачесться), искажается баланс (увеличиваются активы и пассивы на сумму требуемого зачета). Если задублирована номенклатура, то это может привести не только к отрицательным остаткам (приход по одной позиции, а расход по другой), но и к искажению себестоимости продажи МПЗ (материально-производственных запасов). При любом способе оценки списания (по средней или ФИФО) стоимость расхода рассчитывается по номенклатуре. Если номенклатурных позиций две вместо одной, то это может привести к искажению расчета средней стоимости или подбору стоимости по неверной партии.
Почему появляются дубли НСИ
Дубли элементов НСИ могут появляться из-за проблем с организацией, когда в компании нет регламента и ответственного за ведение справочника или отсутствуют регламенты по использованию элементов. Обычно подобные регламенты содержат целевой классификатор с описанием ситуаций выбора соответствующего элемента. Вторая причина появления дублей – неразобранное «наследство» в части НСИ, например, когда происходит объединение нескольких баз в одну без унификации справочников. Третья причина – отсутствие корректных механизмов синхронизации справочников и/или соблюдения правила «одной точки входа» при работе со справочниками в нескольких информационных базах данных в контуре.
Что делать, если столкнулись с такой проблемой
Нормализовывать НСИ никогда не поздно! Причем как в эксплуатируемой информационной системе, так и при внедрении новой, но к нормализации каждого справочника следует подходить индивидуально.
Выделим основные этапы:
Определить назначение справочника и порядок использования его элементов посредством анализа бизнес-процессов, в которых этот справочник используется.
Определить уникальные параметры для идентификации элемента справочника. Уникальные параметры идентификации определяются исходя из анализа целевого реквизитного состава элемента справочника. Для определения идентификаторов выбираются реквизиты/наборы реквизитов, значения которых уникально идентифицируют единственный элемент. Например, уникальными параметрами могут выступать код, артикул и т.п.
Определить требуемый набор целевых элементов справочника, составить целевой классификатор. Подходов к составлению целевого классификатора может быть несколько. Так, элементов в справочнике должно быть достаточно:
Для формирования используемой на предприятии управленческой и регламентированной отчетности (в т.ч. с учетом ее оптимизации и развития). Для этого требуется провести анализ целевой отчетности и ее показателей с точки зрения экономического смысла показателя и способа формирования показателя. В ходе анализа целевых форм должен быть построен целевой классификатор, элементов в котором должно быть достаточно, но не избыточно. Если показатель отчетности можно получить отбором по совокупности нескольких аналитик, то не целесообразно в одном классификаторе совмещать два (при наличии второго). Например, в отчетности требуются детализировать данные по продажам (по Видам продукции) по различным ставкам НДС. Для решения этой задачи не нужны элементы классификатора Видов продукции дублировать по различным ставкам НДС, а использовать параллельно второй классификатор Ставок НДС, для отражения каждой операции продажи использовать одновременно значения из двух классификаторов.
Для текущей работы, т.е. целевой классификатор должен включать используемые элементы с учетом исключения дублей. Например, классификатор «Контрагентов», «Номенклатуры» и т.п. При построении такого справочника можно опираться на список используемых элементов, исключив дубли, по уникальным идентификаторам или по назначению заведенного элемента.
Составить меппинги существующих и целевых элементов, которые могут в дальнейшем использоваться для обеспечения сопоставимости исторических данных или, если это необходимо, загрузки остатков в новую информационную систему.
Выполнение следующих этапов варьирует в зависимости от информационной системы, где планируется нормализация – новая система при ее внедрении или в действующая.
Для нормализации элементов в действующей информационной системе нужно:
Существующий справочник привести в соответствие с целевым:
1.1. Определить элементы, которые остаются и дополнить справочник новыми элементами.
1.2. Пометить на удаление или поместить в архив «лишние» элементы, ограничив их использование.
В части порядка работы с учетными остатками на дату начала использования нового нормализованного справочника и оборотами по «старым» не нормализованным элементам могут быть варианты:
2.1. Остаток оставить «как есть», в последующих операциях остаток на некорректном элементе закрыть и более «некорректный» элемент не использовать. Например, остаток по «некорректной» позиции номенклатуры – оставить как есть, в следующих операциях списания/продажи списать остаток, а далее использовать только нормализованный классификатор.
2.2. Выполнить рекласс остатка и перенести его на целевые «корректные» элементы.
2.3. Перенести обороты с «некорректных» (неиспользуемых) элементов на целевые с использованием меппингов.
*п. 2.3 – имеет ограничение, в зависимости от объема оборотов к переносу и периода, за который требуется переносить данные. Например, если период для изменений закрыт, то перенос оборотов может привести к недопустимому изменению данных в прошлом периоде.
Для нормализации справочников при внедрении новой информационной системы следует:
Заполнить в новой системе классификатор в соответствии с целевыми значениями.
Остатки в новую систему вносить по новым элементам в соответствии с меппингами (п. 4).
Ниже приведу примеры последовательности действий по нормализации некоторых классификаторов.
Пример 1. Не унифицирован классификатор «Статьи движения денежных средств»
Справочник предназначен для классификации денежных потоков предприятия, как плановых (бюджетных, прогнозных, оперативных), так и фактических. Используется как в бюджетах, платежном календаре (плановые данные), так и при разнесении факта исходящих платежей и поступлений. Уникальным идентификационным параметром такого справочника может служить «Код элемента».
Для определения минимального набора используемых элементов следует проанализировать показатели отчетности по движению денежных средств: управленческую – «Бюджеты по денежным средствам», «Платежный календарь» и другие, регламентированную – «Отчет о движении денежных средств», МСФО отчетность. На основе показателей отчетности составить целевой список «Статей движения денежных средств».
Для обеспечения сопоставимости данных отчетности за прошлые и новые период составить меппинги.
Объем операций по движению денежных средств обычно значительный, операции содержатся в прошлых, в т.ч. «закрытых» для редактирования периодах, поэтому обороты за предыдущие периоды переносить на новые целевые элементы нецелесообразно. Также важно учесть, что анализу подлежат не остатки по «Статьям», а обороты за период. Соответственно, остатки тоже не переносятся. Поэтому с данными за прошлые периоды в разрезе исторического справочника «Статей движения денежных средств» целесообразно ничего не делать.
Для формирования отчетности за период, содержащий как данные по прежнему классификатору, так и по новому, а также по отчетности, содержащей динамику изменения показателей за несколько периодов, требуется использовать подготовленный меппинг.
При нормализации справочника в существующей информационной системе требуется «неактуальные» элементы перенести в архив и ограничить их использование в новых движениях. При внедрении новой информационной системы сразу внести целевой классификатор без «неактуальных» элементов.
Пример 2. Задублированы элементы классификатор «Контрагенты»
Справочник «Контрагенты» предназначен для регистрации контрагентов – покупателей, поставщиков, кредиторов и т.п. Он используется при регистрации операций покупки, продажи, оплат, для оперативного планирования – формирования заказов поставщикам и покупателям, а также заявок на расходование денежных средств и формирования отчетности по плану и факту в т.ч. консолидированной.
Уникальным идентификационным параметрами справочника могут служить:
ИНН и КПП (для российских контрагентов).
Идентификационный номер в стране регистрации и страна регистрации (для иностранных контрагентов).
ИНН (для ИП)
ФИО и телефон/е-mail (для контрагентов – физических лиц).
Для определения целевых элементов следует проанализировать идентификаторы для существующих элементов справочника, если они заполнены. На основании чего определить список задублированных и не подлежащих использованию элементов. Если элементы не идентифицируемы, остатки/обороты по ним отсутствуют или были в отдаленных периодах, то данные элементы целесообразно вообще исключить из целевого классификатора. В этих ситуациях, т.к. алгоритмы формализованы, можно использовать автоматизированные обработки. Если идентификаторы не заполнены или заполнены некорректно и исключать элементы автоматически нельзя, то их нужно сопоставить вручную.
По результату анализа существующего классификатора и составленного целевого классификатора требуется составить меппинги целевых элементов и дублей. В контексте данного справочника меппинги применимы, если на «лишних» элементах есть остатки/обороты, которые требуется перенести на целевые элементы.
При нормализации справочника в существующей базе в зависимости от каждой конкретной ситуации принимается решение о:
переносе остатка взаиморасчетов на целевого контрагента.
Переносе оборотов на целевого контрагента. Это допустимо, если период открыт для изменений. Перенос оборотов может потребовать изменения контрагента как в документах, формирующих сами обороты (документы оплат, поступлений, реализации и т.п.), так и в связанных документах (заказах, заявках на оплату и т.п.) и справочниках (договоры контрагентов, банковские счета контрагентов и т.п.).
Сохранении остатка без изменений до его погашения на прежних (неактуальных) контрагентах.
Помещении в архив всех «лишних» неактуальные элементов и ограничении их использования в новых движениях, кроме погашения входящего сальдо.
При внедрении новой информационной системы остатки/обороты по необходимости следует сразу зарегистрировать на целевых элементах согласно меппингу.
Что делать, чтобы дубли в НСИ не появлялись снова
Нормализация справочников работа долгая, в большей части требующая ручного труда в построении целевых классификаторов, меппингов, выравнивания существующего справочника в соответствии с целевым классификатором. Ввиду этого работу по нормализации справочников в существующей информационной системе целесообразно проводить постоянно, пока кейсы с дублями не изживут сами себя. При этом следует устранить организационные причины появления новых дублей.
Создание регламента заведения новых элементов. Регламент должен включать определение подхода к регистрации новых элементов и изменению существующих, а именно:
определения «мастер-системы» для ввода элементов справочника в случае, если в периметре автоматизации есть несколько взаимодействующих между собой систем (определение «одной точки входа», где может «родиться» элемент справочника).
Фиксация круга лиц, ответственных за регистрацию и корректировку справочника.
Фиксация обязательного реквизитного состава элементов справочника.
Определение ответственного за утверждение элемента справочника.
Проведение контрольных процедуры на наличие дублей при заведении новых элементов.
Минимальный набор функций, который может быть автоматизирован при этом:
наделение только отдельных пользователей правами на регистрацию/изменение элементов.
Определение обязательных для заполнения реквизитов, прежде всего, идентификационных параметров.
Проведение проверки на корректность формата вносимых данных при регистрации новых элементов. Например, проверки на соответствие формату ИНН, КПП и т.п.
Проведение проверки заполнения элемента по общим классификаторам при регистрации новых элементов. Например, используя сервис проверки контрагента по данным ФНС, Общероссийского классификатор банков, Классификатора адресов и т.д.
Проведение поиска среди имеющихся (не архивных) элементов по идентификаторам при регистрации нового элемента. Чтобы в случае обнаружения существующих элементов, не создавать новые, а предлагать использовать имеющиеся.
Запрет на создание элемента справочника во всех системах, кроме мастер-системы.
В конфигурации «1С:Управление холдингом» подсистема «Управления мастер-данными» в дополнение к описанным функциям позволяет использовать «Заявки на изменения НСИ». Пользователь при необходимости заведения нового элемента справочника регистрирует его в системе с учетом системных проверок и контролей. Элемент при этом регистрируется «не активным». По созданному элементу пользователь формирует «Заявку на изменение НСИ» и отправляет ее на согласование. Согласование возможно как с использованием маршрута согласования с параллельным/последовательным согласованием несколькими пользователями с переходом по условиям и т.п., так и без, когда «Заявка» поступает напрямую к единственному утверждающему. После согласования «Заявки» новый элемент справочника становится «активным». Внесение изменений в ранее созданный и согласованный элемент производится только через «Заявку», а не напрямую в справочнике. При этом информация обновляется в элементе справочника только после согласования «Заявки».
Создание регламента использования существующих элементов. Регламент должен включать описание правил выбора конкретных элементов в тех и иных хозяйственных операциях. Для упрощения работы пользователей можно системно ограничить выбор элементов справочников в документах. Например, только иностранными контрагентами – в операциях экспорта и импорта, статей движения денежных средств с видом операции, соответствующим операции документа, для «Заявок на расходование денежных средств», «Списаний безналичных денежных средств», «Расходный кассовых ордеров» и т.п. – это сузит список для выбора, упростит работу пользователя, сократит количество ошибок и время на заведения документа.
По своему опыту могу сказать, что целесообразно «лечить» причину: принимать меры, чтобы НСИ не были задублированы, максимально оставались в эталонном виде. Ну, а если что-то пропустили, дубли все-таки обнаружились, надо исправлять… и чем раньше, тем лучше.