Привет! Эта статья для тех, у кого финансовый отдел просил «автоматизировать управленческую отчётность в соответствии с учётной политикой». Звучит как эльфийский, но я вам переведу)) Расскажу, как мы автоматизировали расчёты и освободили наших финансистов от ручной подготовки отчётов.
Меня зовут Юлия Пуртова, я директор по автоматизации в «Первой Форме» — разработчике low-code BPM-системы. Мы используем в работе собственное решение, и финансовый отдел — не исключение. Вот какие интеграции и автоматизации мы настроили для их удобства.
Шаг 1: интегрировались с 1С
Часто отчётность по доходам и расходам ведётся в 1С, и это в принципе удобно. А вот с управленческой возникают проблемы. Как я уже упоминала, нужна автоматизация управленческого учёта в соответствии с учётной политикой. Именно от её правильности зависит корректность расчётов и актуальность принятых менеджерами решений. Но всех руководителей в учётную систему не запустишь.
Вообще финансист мог бы выгрузить им какие-то эксели. Но на это нужно время, а у менеджеров всё равно не будет актуальной информации онлайн.
Нам же важно, чтобы управление финансами компании было прозрачным на долгой дистанции. Все в компании должны иметь возможность узнать, откуда берутся те или иные цифры. Поэтому первым делом мы интегрировали нашу BPM-систему с учётной, 1С:Бухгалтерией, и настроили связи и зависимости.
Это позволило нам автоматизировать управленческий учёт не только в разрезе контрагента, но и по проектам. Например, система автоматически уведомляет нас, когда приходит оплата авансового счёта. И даёт нам отмашку, что можно стартовать проект.
Чтобы интеграция с 1С была быстрой, мы используем модуль для лёгкой настройки взаимодействия систем.
У нас есть мастер добавления, который автоматически готовит маппинг справочников и документов с атрибутами из обеих систем. Остаётся только немного подправить настройки и всё готово.
Далее мы завели учётную политику. Это правила, по которым наши доходы и расходы распределяются на центры финансовой ответственности. Данные собираются на основе информации из двух систем в режиме онлайн.
Шаг 2: поддерживаем разнообразие отчётов в финансовом отделе
Наша low-code платформа позволяет настроить любые отчёты из исходных данных в системе. Отчёты могут быть разными по форме или содержанию. Главное, они должны быть удобны и понятны потребителям — как финансистам, так и обычным людям.
Важные цифры в системе можно выделить цветом, все отклонения будут подсвечиваться в автоматическом режиме. А в случае чрезвычайной ситуации ответственные получат уведомления.
С точки зрения администратора он выглядит вот так:
Вёрстка отчёта настраивается во встроенном в систему редакторе FastReport.
Дата-сет для этого отчёта мы подготовили на SQL, но для отчётов попроще можно просто «натыкать» галками в системе.
Шаг 3: настраиваем дриллдаун — залог прозрачной автоматизации управленческого учёта
Вы могли обратить внимание, что цифры в отчётах выглядят как ссылки, и это так. Они кликабельные. По каждой цифре можно проследить, откуда она взялась — вплоть до конкретного счёта или оплаты, а также посмотреть всю связку документов.
Например, договор — проект — задачи от клиента в техподдержку. Можно даже найти исполнителей, прочитать обсуждение и приложенные документы. Всё связано для эффективной автоматизации управленческого учёта.
Такой прозрачности удалось достичь, потому что все наши бизнес-процессы ведутся в единой системе. У нас автоматизированы CRM, проектное управление, документооборот, HR и так далее. Все они настраиваются в системе с помощью low-code.
Шаг 4: используем приятные фишки
На самом деле в нашем решении много фишек, но я расскажу про любимчиков финотдела.
Автоматическая сборка и отправка отчёта. Мы можем сделать так, чтобы отчёт сам собирался и отправлялся руководителю в нужный день и час.
Это моя любимая фишка, потому мне нравится смотреть на радость в глазах пользователей, которые избавились от этой рутины. Система ведь не просрочит отправку и не разозлит этим директора ?
Выгрузка в Excel. Многие вещи всё-таки удобно делать в Excel. Например, в xlsx удобно отправить отчёт кому-то на стороне или поиграться со сводными таблицами. Поэтому у нас всё-таки есть кнопка «скачать в Excel».
Фильтры. Банально, но очень удобно. Например, в два клика можно вывести данные за третий квартал 2019 года. Или оплаты по клиенту ООО «Ромашка».
Шаг 5: освобождаем людей от ручного расчёта зарплаты
У нас много специалистов с разными KPI и системами поощрения. Мотивация разработчика будет отличаться от клиентского менеджера, и это важно при расчёте зарплаты.
Раньше руководители отделов каждый месяц сами анализировали и собирали в Excel отчёт по каждому сотруднику. Они отправляли его в финотдел, а там уже формировали выплаты. В результате руководители выпадали на пару дней, и с этим мы мириться не хотели.
Поэтому мы автоматизировали расчёт заработных плат для всей компании. В каждом отделе мы настроили индивидуальные алгоритмы и формулы для автоматического расчёта важных показателей. Например, количество отработанных часов, достижение плановых показателей и так далее. А главное, система сама учитывает больничные и отпуска сотрудников. Руководителю не нужно держать это в уме.
Например, для продажника система автоматически посчитает план и факт по данным, внесённых им в CRM. Если же речь идёт о сотруднике отдела внедрения, выплата будет зависеть от отработанных часов.
Кстати, в личном кабинете каждого сотрудника есть отдельный дашборд. На нём можно посмотреть зарплату, бонусы по проектам и показатели по ним в реальном времени.
Всё максимально прозрачно и удобно. Финансовой команде не приходится по сто раз отвечать на одни и те же вопросы.
Шаг 6: автоматизация управленческого учёта и онлайн-дашборды
Финансовая аналитика — это не только скучные таблицы. Мы хотели, чтобы информацию можно было отображать в виде ярких и разнообразных графиков, диаграмм, индикаторов. Из различных виджетов собирается настоящая приборная панель финансиста или любого другого менеджера.
По кликабельным данным можно быстро просмотреть детализацию и дойти до любых документов в системе. Например, открыть договор или счёт, уточнить интересующий вопрос в комментариях или позвонить ответственному менеджеру по ВКС.
На этом всё! Спасибо за внимание, буду рада подискутировать в комментариях.
