Уже совсем скоро, 27 октября, пройдет Международный день без бумаги, который во всем мире проводит ассоциация AIIM, а в России – проект DOCFLOW. Нам очень нравится эта инициатива, ведь она позволяет людям задуматься о том, как можно сделать работу с документами более удобной, быстрой и безопасной, а заодно и сохранить гектар-другой лесов – они могут пригодиться для других целей.Просто задумайтесь над этими цифрами. В 2009 году Сбербанк сэкономил $100 млн. благодаря автоматизации процесса сортировки документов. Ранее сотрудники банка вынуждены были вручную сортировать выписки по всем проведенным операциям в порядке возрастания их 20-значных номеров! А между тем организации продолжают печатать, копировать и отправлять по факсу более 1 триллиона документов в год. При этом в бумажном мире один документ имеет, в среднем, 19 рабочих копий.
Многие понимают, что работа с электронными документами быстрее и удобнее, чем с бумажными, что такие документы не горят в огне и их труднее залить чаем, что их проще защитить от посторонних глаз и что найти их в электронных архивах легче, чем работать с архивами бумажными. Да, понимают многие, но решиться хотя бы частично отказаться от бумажного документооборота не так-то просто. Зная это, проект DOCFLOW в преддверии Международного дня без бумаги проводит специальный конкурс, чтобы помочь недостаточно решительным и поддержать тех, кто уже на пути в безбумажный мир.
В конкурсе могут участвовать как компании, так и частные лица. Призы – сертификаты на прохождения курса AIIM по управлению корпоративным контентом AIIM ECM Practitioner, потоковый сканер, корпоративная и профессиональная версии ABBYY FineReader 11. Главный приз в «личном зачёте» – Apple iPad 2.
Участникам конкурса предлагается совершить на выбор некоторое количество «безбумажных» подвигов: например, сдать макулатуру, снять видеоролик о безбумажных технологиях, поделиться с друзьями и коллегами в блогах или соцсетях советами по сокращению излишнего расхода бумаги (своими или какими-то из подборки DOCFLOW) и самим их применить на практике, сделать отчет с фотографиями и/или видео о том, как они провели Международный день без бумаги, поддержать Международный день без бумаги на Facebook и многое другое. За каждый «подвиг» участник конкурса получает баллы в виде «спасенных деревьев».
Победит тот, кто «спасет» больше всего деревьев. Подробные условия участия – на сайте DOCFLOW.
Напоследок – несколько советов от DOCFLOW о том, как избежать бумажного потопа:
- Не печатайте документы, если в этом нет острой необходимости.
- Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде? По возможности сканируйте документы и работайте с ними в электронном виде.
- Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать.
- Пользуйтесь едиными хранилищами данных и общими виртуальными рабочими пространствами для работы над документами, требующими согласования нескольких лиц.
- Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.
- Передавайте маркетинговые материалы клиентам и партнерам в электронной форме.
- Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с партнерами и за счет электронных приложений и сервисов. Вносите постепенный вклад в обучение коллег и партнеров технологиям ECM.